Представим, что в продуктовый магазин поступила партия пива. В бумажной накладной поставщика пиво называется «Светлая пена 0,3 мл», в электронной накладной от ЕГАИС пиво указано как «Светлая пена», а в товароучетной системе магазина этот же товар значится как «Светлая пена 0,3 мл Пермь». Расскажем, нужно ли приводить названия алкогольной продукции к единому написанию, сопоставляя номенклатуру из разных источников.
Как ЕГАИС сопоставляет номенклатуру
Единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС) содержит полные сведения об алкогольной продукции в РФ: что произвели, импортировали, отгрузили, продали или списали. Все участники алкогольного рынка обязаны отражать в ЕГАИС поступление и другие операции с крепким алкоголем, пивом, сидром, медовухой и пуаре. Эту обязанность регламентирует Федеральный закон от 22.11.1995 № 171-ФЗ.
Почему при торговле алкоголем нужно работать в ЕГАИС
Чем рискует собственник магазина, если один и тот же товар называется по-разному в документах ЕГАИС и товароучетной системе?
Логично предположить, что из-за этого до ЕГАИС не дойдет какая-то информация. Или данные об остатках в ЕГАИС не сойдутся с данными системы, в которой магазин учитывает алкоголь и остальные товары.
Однако, расхождения в наименованиях не нарушают учет в ЕГАИС, потому что в системе есть общий справочник (классификатор) алкогольных кодов. Эти алкокоды — обязательные элементы, они фигурируют абсолютно во всех документах, сопровождающих операции с продукцией. Благодаря алкокодам магазину не приходится сопоставлять номенклатуру из разных источников. Для примера проследим путь пива «Светлая пена» от производителя до розничного продавца.
Коды алкогольной продукции в ЕГАИС: кому и зачем нужны
- Производитель перед тем, как сварить пиво, подает в Росалкогольрегулирование уведомление о начале оборота алкогольной продукции. В уведомлении он описывает свое пиво от наименования до состава сырья. Если уведомление принято, ЕГАИС присваивает этому пиву алкокод, например 0000000000018828895 (номер условный). Зарегистрировав пиво, производитель начинает его изготавливать, это отражается в ЕГАИС с помощью акта о производстве, в котором уже фигурирует алкокод. Далее этот алкокод указывается во всех документах ЕГАИС.
- Оптовик купил у производителя часть партии и продал розничному магазину под наименованием «Светлая пена 0,3». Из-за другого названия ЕГАИС «не потеряла» эту партию, потому что в документах фигурирует всё тот же алкокод 0000000000018828895. Отметим, что оптовики используют собственные названия в документах ЕГАИС редко, оставляя общепринятое в ЕГАИС наименование. В собственных товароучетных системах они могут редактировать название, но это происходит только в рамках товароучетной системы.
- Магазин получил от оптовика партию этого же пива, но в номенклатуре он называет его «Светлая пена 0,3 Пермь», чтобы не путать с поставками той же марки пива из другого региона. Учету в ЕГАИС это не вредит, потому что по документам проходит алкокод, а не только наименование.
Таким образом, магазину не обязательно сопоставлять алкогольную номенклатуру. Из-за расхождений в названии учет останется корректным, поскольку происходит автоматически на основе алкогольных кодов.
Когда нужно сопоставлять номенклатуру самостоятельно
Расхождения в названиях одного и того же товара не мешают вести правильный учет в ЕГАИС, однако мешают учитывать другой товар. Так происходит потому, что для остальных товаров, даже маркированных, не существует единого справочника или классификатора.
Представим, что в накладной товар называется «Хлеб рж. Крошка 350 г», а в номенклатуре магазина то же самое значится как «Хлеб Крошка». Если в учетной системе окажется две позиции вместо одной, остатки будут считаться некорректно. Поэтому важно сопоставить наименование в накладной с наименованием в каталоге. Сопоставить номенклатуры можно вручную, а можно с помощью автоматизированной учетной системы. Покажем на примере Контур.Маркета.
Пример ручного сопоставления. Переписываем данные с бумажной ТТН в учетную систему. Для этого создаем накладную в системе, начинаем вписывать «хлеб», и система показывает подходящие позиции, в том числе нужную — «Хлеб Крошка». Этот способ подходит, если номенклатура небольшая, и сотрудник знает, что искать в собственном каталоге нужно не наименование производителя «Хлеб рж. Крошка 350 г», а более короткое «Хлеб Крошка».
Пример автоматического сопоставления. Мы можем загрузить в Маркет скан бумажной ТТН на распознавание, табличный файл в формате Excel или принять накладную через электронный документооборот (ЭДО).
Четыре ключевые проблемы, которые решает ЭДО
Например, накладная поступила через ЭДО в формате универсального передаточного документа (УПД). Нажимаем «Принять товары» во вкладке «Документооборот», после чего становится активной вкладка «Товароучет». В этой вкладке размещен черновик товароучетной накладной, его Маркет создает автоматически на основе УПД. При этом система сопоставляет наименования в документе с каталогом нашего магазина: серым цветом обозначены наименования товаров из УПД, а синим — товары из каталога, с которыми нашлось соответствие.
Если какой-то товар сопоставлен неверно, нажимаем на три точки рядом с его названием и выбираем другой товар. Маркет запомнит этот выбор, и в следующий раз не придется повторять эту ручную операцию.
По накладным из ЕГАИС можно вести товарный учет алкоголя
По аналогии с ЭДО, описанным выше, магазин может автоматизировать товароучет пива и другой алкогольной продукции. На основе накладной из ЕГАИС Маркет создает черновик товароучетной накладной. Она нужна, чтобы после приемки товара остатки пересчитались не только в ЕГАИС, но и в учетной системе магазина.
Работа с ЕГАИС в Маркете: наиболее частые ошибки и как их исправить
Сначала подтверждаем приемку в ЕГАИС на вкладке «Документооборот с ЕГАИС». Поставку можно принять полностью или с расхождениями, после этого станет активной вкладка «Товароучет» с готовым черновиком товароучетной накладной. Наименования в ней будут теми же, что в ЕГАИС. При желании его можно изменить, нажав «Редактировать карточку».
Напомним, что менять наименования алкогольной продукции в учетной системе можно. Это не отразится на правильности учета в ЕГАИС, поскольку госсистема постоянно сверяется со справочником алкогольных кодов.
Если магазин называет продукцию по-своему, то это наименование фигурирует только в границах учетной системы: для всех актов и накладных Маркет использует «родное» название из ЕГАИС, ориентируясь по алкокоду. Поэтому наименования в товароучетном каталоге и в документах ЕГАИС могут отличаться, но учет остается корректным.
Контур.Маркет помогает соблюдать правила работы с ЕГАИС, не вникая во все эти подробности. Большинство процессов автоматизировано, чтобы человек избавился от рутины и совершал меньше ошибок, чреватых штрафами.
