Расходы на соблюдение Закона № 54-ФЗ не заканчиваются на покупке кассы. Эксперты рассказали, как происходит дальнейшее обслуживание контрольно-кассовой техники (ККТ), что предприниматель может сделать самостоятельно, а с чем лучше обратиться к техническим специалистам.
Кому нужно обслуживать онлайн-кассу
В Законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ сказано, что онлайн-касса нужна всем ИП. Но есть пять групп исключений:
- Предприниматели, которые работают в сфере присмотра и ухода за детьми или ремонтируют обувь. Полный список видов деятельности есть в п. 2 ст. 2 54-ФЗ.
- ИП, которые выбрали в качестве налогового режима НПД, то есть налог на профессиональный доход. Они формируют чеки в специальном мобильном приложении «Мой налог».
- ИП на патенте, если их вид деятельности упомянут в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ. Например, арендодатели, кондитеры и разработчики компьютерных программ. При этом освобождение действует, если предприниматели выдают покупателям документ, который подтверждает расчет. Такой документ можно заполнить от руки или напечатать на компьютере.
- Предприниматели, которые рассчитывают покупателей в труднодоступных местностях. Что это за местности решают региональные власти, список они публикуют в официальных документах. Как правило, это малонаселенные деревни и села без общественного транспорта и интернета. Но, как и в предыдущем пункте, по просьбе покупателя, предприниматель обязан выдать документ, подтверждающий расчет.
- Еще онлайн-касса не нужна, если ИП ведет расчеты с другими предпринимателями и компаниями наличными или безналичными без предъявления карты.
Если предпринимателя нет среди исключений, ему необходимо купить кассу, дополнительное оборудование и сервисы, зарегистрировать кассу в ФНС и применять ее во время расчета с покупателями.
Какие операции необходимы для обслуживания кассы
Первым делом нужно купить саму кассу. Список моделей, которые подходят под требования закона, есть в реестре ККТ от налоговой. При покупке обратите внимание на габариты, подключение к интернету, скорость печати чеков и способы подключения дополнительного оборудования.
Рекомендуем уточнить у продавца, как в дальнейшем будет обновляться прошивка на кассе. У некоторых моделей это происходит автоматически и бесплатно, а у других это стоит дополнительных денег. А еще кассы часто продают с уже установленной на них кассовой программой для формирования чеков. Ее тоже понадобится обновлять при законодательных изменениях.
Если у вас сезонный бизнес, можно не покупать кассу, а взять ее в аренду. Некоторые компании-арендодатели берут на себя регистрацию кассы в налоговой и могут заменить неисправную технику.
Что докупить к кассе:
- Фискальный накопитель (ФН) — чип, который записывает и хранит информацию о расчетах. Важно правильно подобрать срок действия ФН под тип бизнеса: на 15 месяцев или на три года. А затем установить его внутрь кассы.
Способ установки накопителя, зависит от модели ККТ. Обычно достаточно открутить или отодвинуть крышку на корпусе и подсоединить ФН. Тогда предприниматель может справиться сам. Но если производитель кассы не предусмотрел удобный способ замены ФН, придется все-таки обратиться в авторизованный сервисный центр.
- Чековая лента, ее тоже легко установить без посторонней помощи.
- Сервис ОФД, то есть оператор фискальных данных. Он будет передавать кассовые в документы в ФНС.
Есть исключения. Не подключаться к ОФД могут бизнесмены, которые рассчитывают покупателей в местностях, отдаленных от сетей связи или на территории военных объектов, органов ФСБ, госохраны и внешней разведки. Об этом говорится в п. 7 ст. 2 54-ФЗ.
- И учетный сервис для ведения каталога товаров и услуг, чтобы потом добавлять эти позиции в чек.
Для самостоятельной настройки сервисов, рекомендуем запросить инструкцию у компании-продавца.
Что еще может пригодится:
- квалифицированная электронная подпись или КЭП, ею можно подписать электронное заявление на регистрацию кассы;
- 2D-сканер для считывания штрихкодов, акцизных марок и кодов маркировки;
- терминал эквайринга, если он не встроен в кассу;
- весы;
- денежный ящик;
- кухонный принтер для передачи заказов на кухню.
Когда все оборудование и сервисы подключены и настроены, нужно зарегистрировать кассу в налоговой. Либо сделайте это по инструкции, либо обратитесь к техническим специалистам. Как начать работу с кассой, поставить ее на учет и напечатать первый чек, рассказали в статье.
В Контур.Маркете есть готовые комплекты с кассой. А еще наши специалисты помогут зарегистрировать кассу без визита в сервисный центр.
Во время дальнейшей работы может понадобится:
- Перерегистрировать кассу без замены ФН, если изменили адрес установки кассы, заключили договор с новым ОФД и тому подобное.
- Заменить ФН, если у него закончилась память или срок действия, а затем перерегистрировать кассу.
- Снять ненужную кассу с учета.
Некоторые ИП делают это сами. Но ошибка может привести к блокировке фискального накопителя, тогда придется покупать новый. Поэтому надежнее будет обратиться к специалистам.
А еще без специалистов не обойтись в случае поломки кассы, например, разбился экран или сломался печатающий механизм.
Кто обслуживает онлайн-кассы ИП
Продажей и ремонтом кассовой техники занимаются авторизованные сервисные центры (АСЦ).
В первую очередь рекомендуем обратиться в тот сервисный центр, где покупали кассу. У многих моделей есть гарантийное обслуживание на год, поэтому кассу смогут починить или заменить бесплатно.
Обычно в этих же сервисных центрах могут оказать негарантийное обслуживание и помочь зарегистрировать или перерегистрировать кассу в ФНС. Сервисные центры могут оказать разовую услугу, а могут предложить годовое обслуживание, например, пакет «Все включено».
СЦ Контура есть по всей стране, можно обратиться в них лично или сэкономить время и заказать удаленную услугу. Тогда не придется надолго закрывать торговую точку и брать с собой кассу. Заказать услугу перерегистрации, кассу, ФН и другое оборудование можно на сайте или прямо из личного кабинета ОФД.
Какие штрафы будут, если использовать кассу неправильно
Минимальный штраф за неприменение кассы для ИП 10 000 рублей или от четверти до половины суммы расчета, который провели без кассы. Например: у ИП сломалась касса, целый месяц он торговал без нее и выручил 400 000 ₽. Если об этом узнает ФНС, то назначит штраф до 200 000 ₽.
Если нарушитель попадется снова, а сумма операций «мимо кассы» превысит 1 000 000 ₽, его обяжут прекратить торговлю на срок до 90 суток.
Еще могут выписать штраф за применение кассы, которая не соответствует требованиям закона, или за нарушение порядка регистрации, перерегистрации и применения ККТ. За это ИП получит предупреждение или заплатит от 1500 до 3000 ₽.
