Онлайн‐касса для ИП: как обслуживать и какие расходы предусмотреть в 2025 году

Покупкой кассы расходы ИП не заканчиваются — ее нужно регулярно обслуживать, иногда ремонтировать и докупать оборудование для соблюдения закона № 54-ФЗ. Объясним, кому из предпринимателей нужна онлайн-касса, как выбрать подходящую модель, зарегистрировать ее в налоговой и как выгоднее ее обслуживать.

Олег Пестерев Ведущий эксперт по кассовой технике и эквайрингу

Поможем подобрать комплект для работы по 54-ФЗ

Нужна ли касса для ИП

В Законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ сказано, что онлайн-касса нужна всем ИП. Но есть исключения:

Предприниматели, которые работают в сфере присмотра и ухода за детьми или ремонтируют обувь. Полный список таких видов деятельности есть в п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ.
ИП, которые выбрали в качестве налогового режима НПД, то есть налог на профессиональный доход. Они формируют чеки в специальном мобильном приложении «Мой налог».
ИП на патенте, если их вид деятельности указан в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ. Например, арендодатели, кондитеры и разработчики компьютерных программ. При этом освобождение действует, если предприниматели выдают покупателям документ, который подтверждает расчет. Такой документ можно заполнить от руки или напечатать на компьютере.
Предприниматели, которые рассчитывают покупателей в труднодоступных местностях. Что это за местности решают региональные власти, список они публикуют в официальных документах. Как правило, это малонаселенные деревни и села без общественного транспорта и интернета. Но, как и в предыдущем пункте, по просьбе покупателя, предприниматель обязан выдать документ, подтверждающий расчет.
Еще онлайн-касса не нужна, если ИП ведет безналичные расчеты с другими предпринимателями и компаниями.

Если предпринимателя нет среди исключений, ему необходимо купить кассу, дополнительное оборудование и сервисы, зарегистрировать кассу в ФНС и применять ее во время расчета с покупателями.

Получайте экспертные статьи на почту каждые две недели

Как выбрать кассу для бизнеса

Сначала нужно выбрать и купить кассу. Проверьте, есть ли выбранная модель в реестре ККТ на сайте налоговой. При выборе устройства обратите внимание на габариты, подключение к интернету, скорость печати чеков и способы подключения дополнительного оборудования.

Рассчитайте на калькуляторе стоимость кассы с сервисами или без них

Хиты

Готовые комплекты

Кассы бывают двух видов.

Мобильные. Подходят для небольших помещений и торговли на выезде. Например, модели MSPOS‑K и MSPOS‑SE‑Ф. Вторая касса дороже, но в нее встроен терминал эквайринга.

Стационарные. Подходят тем, кто работает с большим потоком клиентов. Пример такого варианта — MSPOS-T-Ф D3 Mini.

Перед покупкой уточните у продавца, как будет обновляться прошивка на кассе. У одних моделей обновления устанавливаются автоматически и бесплатно, у других — за отдельную плату. Часто ККТ продают с уже установленной кассовой программой для формирования чеков. Ее тоже придется периодически обновлять при законодательных изменениях.

Если у вас сезонный бизнес, можно не покупать кассу, а взять ее в аренду. Некоторые компании-арендодатели берут на себя регистрацию кассы в налоговой и могут заменить неисправную технику.

Помимо самой кассы, для соблюдения закона № 54-ФЗ понадобится:

Фискальный накопитель (ФН) — чип, который записывает и хранит информацию о расчетах. Важно правильно подобрать срок действия ФН под тип бизнеса: на 15 месяцев или на три года. А затем установить его внутрь кассы.

Способ установки накопителя, зависит от модели ККТ. Обычно достаточно открутить или отодвинуть крышку на корпусе и подсоединить ФН. Тогда предприниматель может справиться сам. Но если производитель кассы не предусмотрел удобный способ замены ФН, придется все-таки обратиться в авторизованный сервисный центр.

Чековая лента, ее тоже легко установить без посторонней помощи. Она бывает двух видов по ширине — 57 или 80 мм.
Сервис ОФД, то есть оператор фискальных данных. Он будет передавать кассовые в документы в ФНС, а при продаже маркированных товаров — еще и в Честный знак.

Есть исключения

Не подключаться к ОФД могут бизнесмены, которые рассчитывают покупателей в местностях, отдаленных от сетей связи или на территории военных объектов, органов ФСБ, госохраны и внешней разведки. Об этом говорится в п. 7 ст. 2 54-ФЗ.

Учетный сервис для ведения каталога товаров и услуг, чтобы потом добавлять эти позиции в чек.

Для самостоятельной настройки сервисов, рекомендуем запросить инструкцию у компании-продавца.

Закажите консультацию по подбору кассы для вашего бизнеса

Отправить заявку

Как ИП зарегистрировать онлайн-кассу

Когда все оборудование и сервисы подключены и настроены, нужно зарегистрировать кассу в налоговой. Подать заявление о регистрации кассы предприниматель может тремя способами:

лично в отделении налоговой;
через личный кабинет на сайте ФНС;
в личном кабинете ОФД.

С 1 сентября 2025 года появятся дополнительные способы регистрации — через портал Госуслуг и производителя ККТ.

Как начать торговать через кассу

Для начала нужно открыть первую смену. Способ зависит от кассового ПО. Покажем на примере Контур.Маркет Кассы:

Откройте кассовое приложение и выберите кассира.
Если у вас касса на ОС Windows, выберите вендора подключенной ККТ. Например: Атол, Вики Принт или Штрих. Если касса на Android — сразу переходите к следующему шагу.
При открытии смены касса проверит, сколько наличных осталось с прошлой смены. Можно настроить автоматический перенос наличных — тогда касса сама перенесет сумму при закрытии. Или отключить эту возможность и вводить остаток наличных вручную.
Когда укажите нужную сумму, нажмите «Открыть смену».

После этого откроется экран продаж, где формируются чеки. Добавить товар в чек можно несколькими способами: вручную ввести в поисковой строке, нажать на кнопку-плитку быстрого ввода или отсканировать штрихкод. Подробнее — в инструкции.

Если продаете маркированный товар, сначала отсканируйте код маркировки. Затем касса добавит товар в чек.

Какие данные с кассы попадают в ФНС

Оператор фискальных данных (ОФД) получает от кассы информацию о каждой продаже и передает ее в налоговую. Онлайн-касса, помимо чеков, формирует еще несколько видов отчетов:

о регистрации ККТ — содержит дату и время фискализации, а также информацию об организации клиента;
об открытии смены — содержит номер смены и имя кассира, без него нельзя пробить чек;
о закрытии смены — показывает, сколько документов было сформировано за смену и данные о продажах;
о закрытии ФН — формируется при замене фискального накопителя или снятии кассы с учета;
о перерегистрации ККТ — нужен после замены накопителя, или если изменились данные, которые были указаны при регистрации ККТ;
о текущем состоянии расчетов — помогает проверить, что фискальные документы поступают в ОФД без перебоев.

Кто обслуживает онлайн-кассы ИП

В процессе работы предпринимателю может понадобиться:

Перерегистрировать кассу без замены ФН, если изменили адрес установки кассы, заключили договор с новым ОФД и тому подобное.
Заменить ФН, если у него закончилась память или срок действия, а затем перерегистрировать кассу.
Снять ненужную кассу с учета.

Некоторые ИП делают это сами. Но ошибка может привести к блокировке фискального накопителя, тогда придется покупать новый. Поэтому надежнее будет обратиться к специалистам.

Без специалистов не обойтись и в случае поломки кассы, например, разбился экран или сломался печатающий механизм. Продажей и ремонтом кассовой техники занимаются авторизованные сервисные центры (АСЦ).

В первую очередь рекомендуем обратиться в тот сервисный центр, где покупали кассу. У многих моделей есть гарантийное обслуживание на год, поэтому кассу смогут починить или заменить бесплатно. После гарантии здесь же можно получить разовую услугу или заключить договор на годовое обслуживание, например, по пакету «Все включено». Годовое обслуживание кассовых аппаратов будет выгоднее в цене.

СЦ Контура есть по всей стране, можно обратиться в них лично или сэкономить время и заказать удаленную услугу. Тогда не придется надолго закрывать торговую точку и брать с собой кассу. Заказать услугу перерегистрации, кассу, ФН и другое оборудование можно на сайте или прямо из личного кабинета ОФД.

Какие штрафы будут, если использовать кассу неправильно

Минимальный штраф за неприменение кассы для ИП 10 000 рублей или от четверти до половины суммы расчета, который провели без кассы. Например: у ИП сломалась касса, целый месяц он торговал без нее и выручил 400 000 ₽. Если об этом узнает ФНС, то назначит штраф до 200 000 ₽.

Если нарушитель попадется снова, а сумма операций «мимо кассы» превысит 1 000 000 ₽, его обяжут прекратить торговлю на срок до 90 суток.

Еще могут выписать штраф за применение кассы, которая не соответствует требованиям закона, или за нарушение порядка регистрации, перерегистрации и применения ККТ. За это ИП получит предупреждение или заплатит от 1500 до 3000 ₽.

Готовая касса для нового бизнеса

Закажите кассу и получите скидку на учетную систему и кассовую программу, а также на ОФД для передачи чеков. Есть рассрочка

Узнать больше

Заказ обратного звонка

Получите скидку 10% при оплате онлайн, работа в сервисе будет доступна сразу. Если вы уже пользуетесь Контур.Маркетом, продлите обслуживание или добавьте нужные вам модификаторы по инструкции. Если у вас остались вопросы, заполните форму ниже — наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время.