Система автоматизации — это программа для владельцев заведений, которая помогает вовремя принимать решения, контролировать бизнес-процессы и управлять ими. В статье расскажем, какие плюсы дает система автоматизации бару.
Что такое система для автоматизации бара
Алексей открыл небольшой бар. У него работают 2 бармена, 2 официанта и менеджер, который контролирует работу и прибыльность бара.
Дело пошло в гору. Бар полюбился горожанам, посадка полная практически каждый вечер — а для бара это значит множество заказов и продаж. А еще очень активную работу сотрудников.
Бар подключен к системе ЕГАИС, потому что каждую операцию с алкогольной продукцией нужно отражать в госсистеме. Делают это через товароучетные системы, поэтому Алексей сразу такую внедрил. Помимо необходимых для работы с алкоголем функций владелец бара заметил много преимуществ.
Системы автоматизации помогают минимизировать ошибки в учете, упростить управление сотрудниками, всегда вовремя заказывать новые поставки и знать, что гости заказывают чаще всего. Почти никогда в баре не возникает ситуация, когда гостям бара приходится сообщать, что некоторых коктейлей сегодня в наличии нет. Менеджеру легко работать с техкартами и отслеживать остатки. Каждую неделю менеджер проверяет автоматические отчеты, как растут показатели в баре, передает информацию Алексею — и тот видит, как работа в системе учета улучшает статистику.
Система автоматизации — это программа для владельцев заведений, которая помогает контролировать бизнес-процессы, управлять ими, вовремя принимать решения. А главное — автоматизация минимизирует ручную работу, что исключает множество ошибок, особенно это полезно на старте работы заведения.
Плюсы использования системы для автоматизации бара
У каждой системы есть свои возможности, но на примере Контур.Маркета мы покажем, как упрощается и становится более эффективной работа бара.
Работайте с техкартами
Для блюд и напитков создают товарные карточки, но в них нельзя перечислять ингредиенты. Создавайте в учетной системе техкарты, чтобы добавлять в рецепты ингредиенты, заготовки, модификаторы. В Маркете можно сделать техкарту на основе товарной карточки через конвертацию.
Смотрите подробную инструкцию по созданию техкарт
Когда пропишете все ингредиенты и их количество, начнется автоматический учет расхода. При продаже напитка или блюда все его составляющие спишутся в нужном количестве. А новые техкарты можно создавать даже на основе готовых, скопировав все настройки.
Еще в техкарты можно включать модификаторы, например пожелание клиента по подаче коктейля — не добавлять лед. Затем официант может передать заказ с кассы на принтер в баре, бармен получит запрос вместе с пожеланием клиента.
Контур.Маркет помогает создавать техкарты, которые соответствуют госстандарту. Система покажет, какие поля заполнить, чтобы документ соответствовал нормам ГОСТа и его можно было предоставить сотруднику Роспотребнадзора при проверке.
Контролируйте фудкост и следите за остатками
Не придется рассчитывать себестоимость вручную: Маркет автоматически посчитает этот показатель. Понадобятся только данные о закупочной цене ингредиентов и какое количество используется в напитке или блюде. Прямо в техкарте можно менять наценку и отпускную цену блюда. В системе автоматизации удобно следить за изменениями, чтобы оставаться в плюсе даже при повышении цены закупки.
А еще система учета поможет всегда вовремя делать закупки. Назначьте для ингредиента или напитка количество, ниже которого остаток уходить не должен, — и система напомнит, что пока заказать новую партию. Проверяйте расход важных ингредиентов, от которых зависит производство и прибыль, проводите инвентаризации. Продукты можно фильтровать по поставщику, скачивать список нужного и отправлять заказ.
Ведите управленческий учет
Система автоматизации покажет статистику доходов и расходов по различным категориям. Проверяйте, выполняют ли сотрудники план продаж и окупаются ли вложения. Маркет покажет данные о рентабельности, чтобы вы смогли быстро отреагировать на изменения.
Система подскажет сумму доступных средств и выручку за любой период.
Подключайте клиентов к системе лояльности
Накопительные скидки, акции, бонусы и смc-рассылки повышают лояльность и, соответственно, продажи. В статье мы писали, почему лояльный покупатель — это выгодно для бизнеса. Также мы публиковали кейс хабаровского бара, который увеличивает продажи с помощью лояльности, — подробности рассказывал сам владелец бара.
В Маркете можно вести базу клиентов, применять систему лояльности на кассе и смотреть историю покупок каждого гостя. Читайте, как работать с клиентской базой и как работать с бонусами и скидками на кассе.
Управляйте сотрудниками
В системе учета легко планировать и контролировать рабочее время персонала. Заносите график каждого сотрудника в базу, проставляйте там смены, перерывы и выходные. А Маркет составит отчет об отработанном времени, чтобы было просто рассчитывать зарплату.
Чтобы ограничить доступ к важным данным, назначайте сотрудникам роли в системе и отмечайте, в каких разделах им можно работать. Например, барменам можно ограничить доступ к статистике.
Получайте готовую аналитику
Объективная статистика о прибыли и рентабельности подскажет, как изменить меню или цены, чтобы прибыль росла. Советы по улучшению меню можно посмотреть в АВС-отчете: он анализирует, сколько раз купили блюдо, какую выручку и прибыль это дало.
Работайте с госсистемами в одном окне
Бар работает с подконтрольными товарами, поэтому обязан отчитываться в госсистемы о их приемке и продаже. Маркет автоматически создает товароучетные накладные на основе УПД на любые продукты, ВСД и документов из ЕГАИС. Остальные накладные можно отсканировать и загружать на распознавание или добавлять вручную.
Все операции с алкоголем заведение отражает в ЕГАИС в электронном виде через свою товароучетную систему. Пользователи сервиса Контур.Маркет ведут учет ингредиентов, составляют техкарты и работают с ЕГАИС в одном окне. Для продажи спиртного в общепите есть особенность, отличающая процесс от продажи в розницу: фактом продажи считается вскрытие тары — бутылки или кеги. Продажа отражается в ЕГАИС с помощью акта списания с причиной «реализация». Отправить его нужно не позднее следующего рабочего дня. В Маркете реализовать такой сценарий не составит труда для бара.
Как бару, ресторану и пивному пабу учитывать алкоголь без ошибок
Если вы работаете с товарами животного происхождения, например используете в напитках молоко, нужно еще отчитаться в ФГИС «Меркурий». Контур.Маркет помогает быстро подтверждать ветеринарные документы, не переключаясь на госпортал. Получайте накладные по ВСД в учетной системе, скачивайте и распечатывайте ВСД в Маркете по требованию покупателя или во время проверки. Погасить документ можно даже с телефона.
Работа с «Меркурием» в Маркете: почему это удобно для розницы и общепита
Также учетные системы помогают участвовать в обороте маркированных товаров — воды и молочки. Если продаете воду или молочку в упакованном виде через кассу, советуем прочитать эту статью. А если используете воду и молоко только для собственных нужд, то есть в качестве ингредиентов, до 1 декабря 2023 года закон не обязывает регистрироваться в Честном ЗНАКе и работать с ЭДО. С декабря 2023-го организации общепита должны быть зарегистрированы в Честном ЗНАКе и обязаны самостоятельно выводить из оборота маркированную продукцию по причинам, не связанным с продажей на кассе.
Принимайте оплату и чаевые
Кассовая программа с ОФД позволяет брать оплату наличными, по карте, СБП, работать с депозитами и сертификатами, рассчитывать гостей прямо у стола на мобильной кассе. У Контур.Маркета есть собственный сервис для приема чаевых. Гость может переводить благодарность по QR-коду — его нужно только распечатать и предъявить его посетителю. Чаевые можно собирать в общий котел или персонально каждому сотруднику.
Принимайте безналичные чаевые и мотивируйте сотрудников
Как внедрить систему автоматизации в бар в 2023 году
Учитывайте потребности вашего бара. Подумайте, какие возможности вам необходимы, чтобы не переплачивать за лишние. Советуем выбирать системы, которые помогают отчитываться в госсистемы, вести подробный учет ингредиентов, следить за остатками и создавать техкарты. Опционально наличие модуля системы лояльности, доставки или бронирования.
После того как определились с системой автоматизации, оставьте заявку на сайте компании. Например, менеджеры Контур.Маркета помогут определиться с тарифом и подскажут, что нужно именно вашему бизнесу. А еще Маркетом можно пользоваться 14 дней бесплатно, чтобы попробовать все возможности для автоматизации бара.
