Как выбрать кассу для кофейни и фастфуда

Общепит должен рассчитывать клиентов через онлайн-кассу. Расскажем, как выбрать такую кассу, чтобы обслуживать клиентов легко, быстро и без проблем с законом 54-ФЗ. А еще как автоматизация кафе, ресторана или бара поможет увеличить прибыль.

Олег Пестерев Ведущий эксперт по кассовой технике и эквайрингу

В этой статье:

Какие качества онлайн-кассы важны для общепита
Как принимать оплату
Может ли кофейня или фастфуд не использовать онлайн-кассу

Готовый комплект с кассой

Выбрать

Какие качества онлайн-кассы важны для общепита

Касса для кофейни и фастфуда должна хорошо вписываться в рабочее место, быть удобной и быстрой, работать с программой учета товаров и услуг, а еще — отвечать требованиям к продаже алкоголя и другой подконтрольной продукции.

Касса хорошо вписывается в рабочее место

Какие характеристики смотреть:

габариты: ширина, высота, длина;
вид модели: моноблок или комплект из двух устройств.

Если кнопки, экран и чекопечатающее устройство составляют одно целое, такие кассы называются моноблоками. Они подходят, если важна компактность аппарата. Для других случаев подходят комплекты, состоящие из двух устройств, например, фискальный принтер чеков и POS-терминал.

Если места мало. Модели MSPOS-K и MSPOS-SE-Ф легко вписываются даже на узкую стойку бариста и бармена, а еще они не займут много места в киоске с шавермой. К тому же эти кассы мобильные, их удобно взять для расчета на летнюю веранду или на доставку заказа на дом. Они весят примерно 500 г и работают без подзарядки 12 часов.

Обе кассы имеют фотокамеру для считывания штрихкодов, а значит, не придется покупать сканер, чтобы добавлять товар в чек по коду. В кассе MSPOS-SE-Ф есть встроенный терминал эквайринга для безналичных расчетов.

Если места достаточно, но важна компактность. Присмотритесь к моноблокам, например MSPOS Т-Ф.

Их удобнее размещать не на высокой стойке, а на уровне стола. Диагональ позволяет хорошо видеть происходящее на экране.

Другие ситуации. Комплект с фискальным регистратором, например, Атол 30Ф, 25Ф или 27Ф. Он не работает сам по себе, только в паре с POS-терминалом, персональным компьютером или ноутбуком.

Как работает комплект: на экране терминала или ноутбука сотрудник формирует чек, рассчитывает клиента и нажимает кнопку оплаты, после этого фискальный принтер выводит бумажный чек.

Сканер и банковский терминал подключаются через USB ко всем этим устройствам, а не к принтеру чеков.

Такой вариант подойдет для заведений общепита с большим прилавком. Удобно, что на ноутбуке можно не только формировать чеки, но и вести клиентскую базу, заполнять технологические карты блюд и следить за продажами.

Касса быстрая и с ней удобно

Чтобы не копились очереди из голодных клиентов, заведите кассу, которая помогает обслуживать клиентов быстро и четко, особенно в пиковые часы: завтраки, бизнес-ланчи и ужины. Здесь важно всё — от удобства интерфейса до скорости печати и автоматического отреза чека от ленты.

Скорость печати чека у разных моделей составляет в среднем 60-300 мм/сек. Разница в скорости — доли секунды, эффект заметен только при большом потоке клиентов, когда секунды накапливаются в сэкономленные минуты.

Автоотрез чека. Например, касса Атол.Сигма, Атол 25Ф и 27Ф отрезают чек сами, а Атол 30Ф не отрезает.

Ширина чековой ленты важна, если у вас длинные наименования блюд и хочется расходовать меньше бумаги. Возьмем название «Рубленные котлеты с мясом мол. цыпленка в карт. пюре и овощным ассорти 300 г». На чеке шириной 45 мм оно займет четыре строки, а на чеке 80 мм — две. А название «Эспрессо-тоник холодн. с шок. крошкой и корицей 200 г» займет всего одну строку вместо двух.

Касса подключена к программе учета товаров и услуг

Какие характеристики смотреть:

компания-разработчик товароучетного сервиса;
возможности интеграции с сервисами, которые помогают автоматизировать бухучет и учет продуктов, блюд, сопутствующих товаров;
возможность работать с ЕГАИС, Честным знаком и «Меркурием».

Кассовое ПО и сервис учета. Учетный сервис нужен для двух целей. Во-первых, чтобы вести электронный каталог товаров, блюд и услуг. Его передают на кассу через интернет, и касса указывает в чеке обязательные реквизиты: наименования проданных позиций, систему налогообложения, имя сотрудника, который рассчитал клиента и другие данные.

Во-вторых, учетный сервис получает от кассы информацию о продажах и делает управление в кофейне и закусочной точным и удобным. Сервис пересчитывает остатки товара и составляет отчеты: о среднем чеке, выручке, прибыли, рентабельности. Поэтому важно, чтобы на кассе было установлено ПО, которое работает в связке с учетным сервисом.

Например, у Контур.Маркета есть своя кассовая программа — сервис и ПО постоянно обмениваются данными. Поэтому собственнику необязательно находиться в кофейне, баре или столовой, чтобы знать, как идут дела. Владелец заходит в сервис через интернет.

Рассчитайте на калькуляторе стоимость кассы с сервисами или без них

Хиты

Готовые комплекты

Хорошо, если в вашей учетной программе есть возможности именно для сферы услуг. Скажем, в Контур.Маркете можно вести справочник клиентов с контактами и персональными скидками и передавать скидки на кассу. Можно принимать чаевые и организовать доставку. А ещё вести график работы сотрудников, которые трудятся посменно. На основе графика и отчета о выручке каждого сотрудника удобно рассчитывать сдельную зарплату и премии. Подробнее о возможностях Маркета для общепита.

Интеграция с бухучетом. Бухгалтер скажет вам спасибо, если ему не придется переписывать в свою программу данные с бумажных накладных или кассовых отчетов о закрытии смены. Эти сведения он может получать сразу в электронном виде, если ваша система управления кафе и другими заведениями интегрирована с бухгалтерской программой.

Учетный сервис от Контур.Маркета отправляет накладные и приходные кассовые ордеры в Контур.Бухгалтерию, а в 1С: Предприятие 8.х — накладные и отчеты о розничных продажах, возвратах, авансах. Подробнее об интеграции Маркета с бухучетом.

Возможность работать с ЕГАИС и «Меркурием». Если продаете алкогольные коктейли, выбирайте кассу и ПО, которые умеют взаимодействовать с ЕГАИС. Такая автоматизация бара или кафе помогут выполнить требования к обороту крепкого алкоголя и пива по закону № 171-ФЗ.

Как бару, ресторану и пивному пабу учитывать алкоголь без ошибок

Если продаете мясные и рыбные закуски, пироги, шашлык и другую подконтрольную Россельхознадзору продукцию, нужно подтверждать ветеринарные сопроводительные документы на товар в госсистеме «Меркурий» по закону № 243-ФЗ. Контур.Маркет позволяет гасить ВСД, не переходя на госпортал, обмениваться документами с ЕГАИС и отправлять алкогольные декларации в ФСРАР.

Если некогда изучать особенности каждой модели кассы, зайдите в телеграм-бот Контур.Маркета. Бот задает вопросы, вы кликаете на подходящий ответ, и система показывает оптимальный вариант кассы под ваши потребности. Подробнее о работе бота рассказали в статье.

Как принимать оплату

Наличными или безналом. Безналичные платежи принимают с помощью эквайринга — нужен либо отдельный терминал, либо встроенный в онлайн-кассу.

Эквайринг сам по себе он не обязателен. Но у некоторых компаний есть обязанность предоставлять покупателю возможность безналичной оплаты, а не только наличной. Требование принимать безналичные платежи касается только предприятий, выручка которых за предыдущий год составила не менее 20 млн рублей. Подробности про эквайринг и прием безналичных платежей читайте в статье: «Что такое эквайринг и как работает оплата через него».

Реклама 16+

Торговый эквайринг и касса для бизнеса

Принимайте платежи на счет с фиксированной ставкой, независимо от оборота

Подробнее

Может ли кофейня или фастфуд не использовать онлайн-кассу

Применять онлайн-кассу важно, чтобы соблюдать Закон № 54-ФЗ «О применении ККТ». По закону пользоваться кассой должны все продавцы и поставщики услуг, кроме тех, кто в списке исключений (ст. 2 Закона № 54-ФЗ):

Самозанятые.
Бизнес, который занимается присмотром и уходом за детьми, вспашкой огородов, ремонтом обуви и оказывает другие услуги из п. 2 ст. 2 54-ФЗ.
ИП на патенте в зависимости от вида деятельности. Полный список есть в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ. Но освобождение действует, только если предприниматели выдают покупателям документ, который подтверждает расчет. Его формируют любым удобным способом, например, заполняют бланк от руки.
Юрлица и ИП, которые рассчитывают покупателей в труднодоступных местностях. Список таких мест определяет региональное правительство. Обычно это малонаселенные территории без общественного транспорта и связи. При этом такие бизнесмены обязаны по просьбе покупателя выдать документ, подтверждающий расчет. Что в нем указать описано в абз. 4-12 п. 1 ст. 4.7 54-ФЗ.
А еще юрлица и ИП могут не применять кассу, если они рассчитывают не физических лиц, а других юрлиц и предпринимателей. Но только по безналу и без предъявления карты.

Подробнее про ИП на патенте. В п. 2.1 статьи 2 Закона 54-ФЗ сказано, что освобождение от использования кассы есть у ИП на патенте, но только у некоторых видов предпринимательской деятельности — они установлены подпунктами 1, 2, 4, 5, 7, 8, 12–17, 19–27, 29–31, 34–36, 39, 41–44, 49–52, 54, 55, 57–62, 64, 66–80 п. 2 статьи 346.43 Налогового кодекса РФ. Общепита касается только подпункт 31 — услуги по приготовлению и поставке блюд для торжественных мероприятий или иных событий, одним словом — кейтеринг.

Получается, могут не применять онлайн-кассу кейтеринг на патенте и заведения, расположенные в труднодоступных местностях без связи. В статье мы говорим о кофейнях и заведениях фастфуда — эти предприятия обязаны пользоваться онлайн-кассой, за исключением выездных мероприятий и случаев, когда вы работаете в труднодоступной местности без интернета.