Как выбрать кассу для интернет‐магазина

Рассказываем, на что обратить внимание при подборе кассы для своего бизнеса, как ее зарегистрировать в налоговой, выдавать чеки и работать с курьерами.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

В этой статье:

Как выбрать кассу для интернет-магазина
Сколько чеков нужно при дистанционной торговле
Как кассу для интернет-магазина регистрировать в ФНС

Готовый комплект с кассой

Выбрать

Как выбрать кассу для интернет-магазина

Выбор кассы напрямую зависит от того, как магазин будет получать деньги от покупателя — самостоятельно или через посредника. Правило простое: кассу должен применять тот, кто принимает деньги.

Интернет-магазину касса нужна, если он принимает оплату онлайн, через своего курьера или в своем пункте выдачи заказов.
Когда деньги принимает не интернет-магазин, а посредник, кассу применяет именно он. Это может быть почта, компания по доставке грузов, курьерская служба. Подробнее об этом мы писали в статье.

Расскажем на примерах, какую кассу может применять интернет-магазин в разных случаях.

Клиент оплачивает товар при получении

Если покупатель передает деньги курьеру — сотруднику интернет-магазина, курьер может применять отдельную кассу. Это удобно, если курьеров немного и важна скорость. Они передают товары покупателям и сами формируют чеки на кассе. Подходит мобильная касса MSPOS‑F20‑Ф.

Другой вариант — касса может стоять в офисе, одна на всех курьеров. Это удобно, если курьеров много. Тогда они вручают покупки, получают деньги и связываются с коллегой в офисе, который и формирует чек. Бумажный чек можно не выдавать, покупатель получает электронный чек одним из способов:

Офис отправляет чек на телефон или электронную почту покупателя.
Офис через приложение отправляет курьеру QR-код, а покупатель считывает этот код с помощью приложения ФНС на своем телефоне и видит информацию о расчете.

Если покупатель оплачивает заказ в пункте выдачи, Подходит и мобильная, и обычная онлайн-касса для стационарной торговли. Это может быть моноблок типа MSPOS-T-Ф или комплект, который включает принтер чеков и POS-терминал.

Клиент сначала оплачивает товар дистанционно, а потом его получает

Если интернет-магазин присылает счет с реквизитами на почту покупателя, а тот оплачивает покупку по вашим реквизитам через онлайн-банк, банковское отделение или банкомат. Магазин получает деньги и формирует чек до конца следующего рабочего дня. Например, клиент заплатил в субботу, в воскресенье магазин не работает, значит, чек можно сформировать в понедельник.

Для таких расчетов подходит обычная онлайн-касса, которая печатает чеки на ленте. При формировании чека на кассе нужно указать контакты покупателя, чтобы он получил электронный чек. Бумажную версию можно не выдавать или вложить в посылку с товаром.

Если интернет-магазин принимает деньги через платежную систему, встроенную в сайт, чек нужно формировать в момент оплаты, то есть интегрировать кассу с сайтом и платежной системой. Подходит касса для интернет-торговли, такие устройства отмечены литерой С в реестре налоговой. У них нет печатающего устройства, покупатель получает только электронный чек. Если хотите использовать обычную кассу, потому что продажи через интернет происходят редко, обязательно отбивать чеки мгновенно и круглосуточно, иначе нарушите закон.

Еще не выбрали, какой способ оплаты и доставки вам подходит? Мобильная касса MSPOS‑F20‑Ф подойдет для большинства вариантов: кассу можно выдать курьерам или применять в пункте выдачи. Но если планируете интегрировать кассу с системами для автоматической отправки чека в момент оплаты, выберите другое решение.

Сколько чеков нужно при дистанционной торговле

При продаже товара интернет-магазин формирует два чека:

Первый чек — клиент оплачивает покупку. В момент получения денег вы формируете чек с признаком способа расчета «Предоплата 100%» или «Предоплата».
Второй чек — отгружаете товар клиенту и оформляете чек с признаком расчета «Полный расчет» со способом оплаты «Зачет аванса». Чек можно отправить в электронном. виде.

ФНС допускает возможность интернет-магазину формировать только один чек: если при расчете за товары сумма расчета сразу учитывается продавцом как реализация, тогда с согласия покупателя можно формировать один чек с признаком «Полный расчет» без последующего создания кассового чека в момент отгрузки товаров (Письмо ФНС РФ от 15.11.2021 № АБ-3-20/7479@).

Продавцам важно учитывать требования к содержанию чеков, которые касаются онлайн-оплат. В электронной версии чека и чека коррекции обязательно надо указывать адрес сайта и данные покупателя — телефон и электронный адрес. Подробнее расскажем в статье.

Как кассу для интернет-магазина регистрировать в ФНС

Сейчас вы можете зарегистрировать кассу несколькими способами:

Через личный кабинет ФНС.
Лично в налоговой инспекции.
Через личный кабинет ОФД.
На портале Госуслуги.
Через производителя кассы.

Какой бы способ вы ни выбрали, вам надо будет заполнить заявление о регистрации кассы. В заявлении обратите внимание на три поля:

адрес установки (применения) ККТ — строка 050;
наименование место установки ККТ — строка 060;
применяется ли касса только при расчетах через интернет — строка 130.

Порядок заполнения описан в Приказе ФНС РФ от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@.

Адрес установки (применения) ККТ — это место, где физически находится касса. Адрес заполняйте из Федеральной информационной адресной системы (ФИАС). Если будет проверка, инспектор должен найти кассу именно по этому адресу.

Место установки ККТ — это адрес сайта или уточнения о месте физического нахождения кассы (например, номер офиса, павильона или название магазина). Как указать данные в разных случаях, смотрите на примерах.

Вариант 1. Касса работает только с электронными средствами платежа в интернет-торговле — впишите адрес сайта. Если сайтов несколько, их можно перечислить через запятую. Максимум 256 символов.

Вариант 2. Касса работает одновременно в офлайне и при интернет-платежах — укажите название магазина или номер офиса, где установлена касса, и через запятую адрес сайта. Максимум 256 символов.

Строка 130 о расчетах через интернет без контакта с покупателем — в пустой клетке укажите номер ответа «Да» или «Нет».

Вариант 1. Если будете применять кассу только для безналичных расчетов без контакта с покупателем, укажите 1 («Да»).

Вариант 2. Если будете использовать кассу и в торговой точке, и для онлайн-платежей, укажите 2 («Нет»).

В ответ на ваше заявление ФНС отправит карточку регистрации онлайн-кассы.

Обратите внимание, что эти же данные нужно будет указать в настройках кассы во время ее фискализации. Информация в карточке регистрации должна совпадать с той, что вы указали в настройках.

Рекомендуем другие статьи по теме: