Онлайн‐касса в аренду: плюсы и минусы для владельца небольшого бизнеса

Если предприятию нужна касса, ее можно купить или взять в аренду. Второй вариант выгоднее сезонному бизнесу, когда касса нужна всего на несколько месяцев в году. Или микрокомпаниям, у которых нет всей суммы для покупки кассового комплекта. Посчитаем затраты на то и другое и расскажем, только ли касса вам нужна.

Олег Пестерев Ведущий эксперт по кассовой технике и эквайрингу

Закажите консультацию по подбору кассы для вашего бизнеса

Отправить заявку

Вам нужна не только касса

В первую очередь касса нужна для соблюдения закона № 54-ФЗ, но сам по себе кассовый аппарат не решает эту задачу. 

Что нужно помимо кассы:

• Фискальный накопитель (ФН). Хранит данные о кассовых операциях;
• Оператор фискальных данных (ОФД). Отправляет в налоговую сведения о продажах;
• Товароучетный сервис или другой источник номенклатуры. Отправляет на кассу названия товаров, цены, систему налогообложения и другие данные;
• Кассовая программа. Совершает кассовые операции и сообщает о них ОФД. 

Изучая предложения арендодателей, внимательно смотрите, что входит в кассовый комплект. Порой в рекламе указывают цену только за аппарат, поэтому на первый взгляд предложения кажутся сверхвыгодными — от 1400 ₽ в месяц. Итоговая стоимость может получиться выше и вот почему. 

Что влияет на стоимость аренды

Срок аренды. В рекламе арендодатели часто указывают цену, которая действует при оплате годовой аренды. Если хотите взять кассу на несколько месяцев, стоимость в пересчете на месяц может увеличиться. 

Например, ландшафтное бюро продает растения с апреля по сентябрь. При аренде на год бюро заплатит условно 20 000 ₽ (1 667 ₽ в месяц), но при аренде на пять месяцев аренда составит не 8 335 ₽ (1 667 х 5), а больше. 

Технические характеристики кассы. Дешевле арендовать мобильные кассы, нежели стационарные. Всё дело в возможностях разных моделей. 

Мобильная касса легкая, компактная и может работать без подзарядки до 12 часов. Но она уступает стационарной кассе в скорости печати, диагонали экрана и количестве портов для подключения периферии — сканера, весов или банковского терминала. Поэтому стоимость аренды мобильной и стационарной кассы может отличаться в полтора-два раза.

Условия тарифа. Вы уже знаете, что кроме кассы нужны ФН, подключение к ОФД и сервис для работы с номенклатурой и кассой. Большинство арендодателей включают всё это в разные тарифы. 

Например, самый дешевый тариф — это «голая» касса. На более дорогом тарифе вы получаете ФН, ОФД и ПО. А на премиальном — товароучетную программу или другие полезные возможности. 

Реклама 16+

Поможем выбрать налоговый режим и бесплатно зарегистрировать бизнес. Откроем счет и выпустим электронную подпись за 0 ₽. Подготовим и отправим документы в ФНС без уплаты госпошлины.

Узнать подробности

Так сколько стоит аренда

Допустим, мы выбрали самый доступный тариф — 1400 ₽ в месяц. При оплате за год выходит 16 800 ₽. Возможно, придется докупить и другие составляющие, если они не включены в наш тариф. Рассмотрим их стоимость на примере Контур.Маркета.

Фискальный накопитель, от 15 900 ₽ за ФН на 15 месяцев. Когда ваше предприятие активирует ФН, кто-то другой уже не имеет права его использовать. А значит, арендодатель не сможет передать ваш ФН в аренду другой компании после окончания вашего договора. 

Что такое ФН в кассовом аппарате

Уточните у арендодателя, на каких условиях оплачивается ФН, он может входить в тариф, а может стать отдельной строкой расходов. 

Оператор фискальных данных, около 3 400 ₽ за ОФД на 13 месяцев. Такую сумму придется заплатить оператору напрямую, если выберите тариф аренды, который не включает ОФД. 

Программное обеспечение (ПО), от 7 000 до 55 000 ₽ в год. Программное обеспечение — это источник номенклатуры для кассы и кассовая программа. 

Источником номенклатуры служит электронный каталог ваших товаров, услуг или блюд. В нем есть наименования, цены и другие данные. Эту информацию получает через интернет кассовая программа, установленная на кассе. Она печатает в чеке нужные реквизиты и передает информацию о продажах ОФД. 

Спросите арендодателя, получите ли необходимый софт вместе с кассой или нужно платить за это отдельно.

Вывод. Расходы на ФН, ОФД и ПО составят 26 300-74 300 ₽ в год, если они не включены в ваш тариф. Прибавляем годовую аренду кассы 16 800 ₽, которую посчитали в начале. Выходит от 43 100 до 91 100 ₽ в год, а в пересчете на месяц — от 3 591 до 7 591 ₽.

Рассчитайте на калькуляторе стоимость кассы с сервисами или без них

Хиты

• Мобильная касса MSPOS‑F20‑Ф с эквайрингом
• POS‑терминал Атол Optima

Готовые комплекты

• «Надежный» с POS‑терминалом Атол Optima
• «Удобный» с MSPOS-T-Ф D3 Mini 

«Мобильный с эквайрингом» с кассой MSPOS‑F20‑Ф

А что, если купить

При покупке кассы будут те же расходы — на ОФД, ФН и софт, то есть 26 300-74 300 ₽ в год.

Добавляем затраты на саму онлайн-кассу. Стоимость аппарата зависит от производителя, скорости печати, количества разъемов под периферийное оборудование, от диагонали экрана, процессора и много чего еще.

В разговоре про аренду мы приводили в пример мобильную кассу.

Как начинающему бизнесмену выбрать кассу

Например, модель MSPOS‑F20‑Ф можно купить за 22 570 ₽. Она подходит для небольших прилавков, для выездной торговли и расчетов на территории клиента. В сумме с ОФД, ФН и ПО получаем от 48 870 до 96 870 ₽ в год.

Ценник может стать ниже, если следить за акциями. Мобильную кассу MSPOS‑F20‑Ф можно купить от 28 447 ₽ в готовом комплекте для соблюдения закона № 54-ФЗ. Туда входит и учетная система, и кассовое ПО, и ОФД. Тогда общая сумма с ФН получится от 44 347 ₽.

Вывод. Видим, что годовые суммы в двух таблицах очень близки: при аренде потратите 43 100‒91 100 ₽, а при покупке 48 800‒96 870 ₽ и дешевле, если по акции или в комплекте.

Плюсы и минусы арендованной и купленной кассы

Аренда помогает сэкономить на старте и подходит для сезонного бизнеса. Покупка выгодна для долгосрочной работы. У каждого варианта свои особенности — оцените их и выберите то, что оптимально подходит вашему бизнесу.

Аренда

Плюсы:

• выгоднее, если бизнес открыли на один сезон или у стартапа неясное будущее;
• нет проблем с регистрацией и фискализацией кассы, чаще арендодатель берет это на себя;
• если касса неисправна, ее заменят и ваша торговля не остановится.

Минусы:

• аренда обходится дороже, чем принято думать, из-за дополнительных трат на ФН, ОФД или ПО;
• с каждым годом придется платить за аренду столько же или больше, ведь цены постоянно растут. 

Покупка

Плюсы:

• за кассу нужно заплатить только один раз, и она ваша на много лет вперед;
• можно существенно сэкономить, если кассу и всё остальное брать в одной компании и по акции;
• в случае поломки кассу можно отремонтировать по гарантии. 

Минусы:

• регистрировать кассу в налоговой нужно самому, если хотите сделать это бесплатно (а можно заказать услугу за деньги);
• вся сумма на покупку понадобится сразу, впрочем, кассу можно купить и в рассрочку.

Выгодная рассрочка на кассу, Контур.Маркет, ОФД и ФН

Узнать подробности