Как выполнить 54-ФЗ при количественном и суммовом учете

Сравним два вида учета, опишем, как товароучет связан с Федеральным законом № 54-ФЗ. Расскажем, как упростить товароучет, благодаря автоматизации.

Чем отличаются суммовой и количественный учет

Сравним, как ведут учет два ИП с хозяйственными товарами в ассортименте.

Иван ведет суммовой учет. Он записывает полученный от поставщика товар в приход с указанием общей стоимости. Далее он вычисляет прибыль на основе разницы между выручкой и затратами на товар.

Остатки. Иван знает, что у него осталось товара на общую сумму 150 тыс. рублей. Чтобы узнать, сколько и на какую сумму осталось порошка, батареек или чашек, Ивану нужно самостоятельно это посчитать.

Заказ товара. Иван смотрит, каких товаров осталось мало и спрашивает у кассира, как быстро разошлась эта продукция. Становится приблизительно понятно, какой товар и в каком количестве ему нужно заказать у поставщика.

Анализ продаж. Прибыльность торговой точки Иван оценивает по данным о приходе и расходе. Чтобы увеличить прибыль, ему нужно знать, какими товарами дополнить ассортимент, как лучше контролировать персонал и уменьшить недостачи. Суммовой учет не дает этой информации.

Плюс суммового учета: владелец знает выручку и прибыль. При этом собственник не тратит деньги на автоматизацию своей торговли.

Минусы: нет точных данных об остатках и причинах недостач, невозможно объективно анализировать работу магазина, чтобы повлиять на его прибыльность.

Денис ведет количественный учет. Приняв товар, он записывает в таблице Excel название и цену каждой позиции. В другие колонки он вносит количество проданного товара и подсчитанный остаток.

Остатки. Денис видит, что в магазине осталось 12 упаковок порошка на сумму 510 рублей и 45 чашек на сумму 650 рублей.

Заказ товара. Денис настроил формулы в Excel так, чтобы автоматически подсчитывалась разница между поступлением и расходом товаров. Так он видит, как быстро раскупается его продукция, какая партия скоро кончится, а значит, пора сделать заказ у поставщика.  

Анализ продаж. Денис оценивает спрос на основе отчетов о выручке за период, о количестве проданных товаров, об изменении активности продаж в течение дня. Понятно, как изменить ассортимент, когда поставить дополнительного кассира, на каком этапе происходят потери, что нужно сделать, чтобы увеличить прибыль.

Плюсы количественного учета: владелец знает выручку, прибыль, остатки, какие товары продаются лучше, на каком этапе произошла недостача. Эти данные и позволяют анализировать эффективность магазина, и дают понимание, как повлиять на его прибыльность.

Минус: количественный учет товаров неудобно вести вручную, нужна товароучетная программа.

Ведите учет товаров в Контур.Маркете: назначайте цены на разные партии товара, моментально получайте данные об остатках, выручке, прибыли, товарных документах.

Подробнее о Контур.Маркете

Какая связь между товароучетом и Федеральным законом № 54-ФЗ?

Товароучет связан с законом технически: для выполнения законодательства нужна товароучетная программа, она же позволяет управлять ассортиментом магазина.

Закон № 54-ФЗ обязывает бизнес применять онлайн-кассы. В чеке должны указываться наименования проданных товаров, количество, цена и другие реквизиты. Для разных типов бизнеса и систем налогообложения предусмотрены свои сроки применения ККТ и печати номенклатуры в чеке.

Чтобы печатать правильный чек, нужно отправить на онлайн-кассу названия и цены товаров. Источником номенклатуры выступает товароучетная программа. Если вы ведете суммовой учет, а не количественный, программа для учета товаров все равно понадобится, чтобы выполнить 54-ФЗ. Внедрение товароучетной программы зависит от сроков перехода на онлайн-кассы и обязанности печатать наименования товаров в чеке.

Можно продолжать вести суммовой учет вручную, если закон разрешает вашему предприятию не печатать название и количество товара в чеке до 2021 года. Такая острочка действует для ИП на спецрежимах налогообложения, не торгующих подакцизными товарами.  

Для кого обязанность печатать номенклатуру в чеке наступает с 1 июля 2018 года:

  • общепит с сотрудниками: юрлица на УСН, юрлица и ИП на ОСНО;
  • ИП на ЕНВД или патенте с сотрудниками, в ассортименте есть пиво, крепкий алкоголь, подакцизные товары;
  • юрлица на ЕНВД, продающие пиво, крепкий алкоголь, подакцизные товары.

Для кого обязанность наступает с 1 июля 2019 года:

  • юрлица на ЕНВД, оказывающие услуги;
  • ИП на ЕНВД и патенте без сотрудников, в ассортименте есть пиво, крепкий алкоголь, подакцизные товары;
  • юрлица и ИП на ОСНО, оказывающие услуги.

Как упростить товароучет и выполнить закон

Внедрив товароучетную программу для печати номенклатуры в чеке, магазин получает инструмент для количественного товароучета, но более удобного, чем заполнение таблицы в Excel.

Учет будет автоматизированным, это значит, понадобится меньше времени на приемку накладных, инвентаризацию, формирование актов списания и другие действия, которые раньше полностью выполнялись вручную. Например, в веб-сервисе Контур.Маркет на некоторые товароучетные операции требуется в 2,5 раза меньше времени, чем при ручном учете:

  • Заполняя номенклатуру, пользователь сканирует штрихкод товара или сразу загружает в сервис свой прайс в формате Excel. Если штрихкода нет, его можно сгенерировать и распечатать.
  • Назначить цену или систему налогообложения можно сразу для группы товаров, а не для каждого по отдельности. Новые ценники создаются нажатием одной кнопки и отправляются на печать.
  • Кассир добавляет товар в чек по штрихкоду. Это экономит время и избавляет от ошибок при ручном вводе позиции в чек.

Обработка данных для анализа эффективности магазина также автоматизирована. Получая с кассы информацию о проданном товаре, Контур.Маркет формирует отчеты о выручке за день или за выбранный период. На основе этих же данных сервис сам пересчитывает остатки.

Контур.Маркет имеет модуль для работы на кассе и поддерживает работу с ЕГАИС. Это значит, пользователь получает автоматизированный учет товаров и уверенность в том, что соблюдает все требования кассовой дисциплины, 54-ФЗ об онлайн-кассах и 171-ФЗ об обороте спиртосодержащей продукции.

Памятка бизнесмена

Сравнение типов учета и их роль в выполнении требований 54-ФЗ

 

Суммовой учет

Количественный учет

Инструменты учета

Учет ведется вручную, реже — в товароучетной программе.

Учет сложно вести вручную, его нужно автоматизировать с помощью товароучетной программы.

Выполнение 54-ФЗ

Пока закон позволяет не печатать номенклатуру в чеке, можно вести учет вручную.

Когда наступит обязанность печатать в чеке название и количество товара, нужно вести учет в товароучетной системе.

Позволяет выполнить закон, потому что учет ведется в товароучетной системе —  номенклатура передается на кассу, в чеке печатаются обязательные реквизиты.

Выручка

Есть точные сведения.

Есть точные сведения.

Прибыль

Вычисляется приблизительно на основе средней наценки на товар.

Вычисляется точно на основе данных, какой товар был продан, из какой партии и по какой цене.

Остаток товара и заказ новой партии

Нет точных данных об остатках. Сотруднику нужно пересчитать оставшийся товар вручную, чтобы узнать, когда заказывать новую партию у поставщика.

Остаток товара подсчитывается автоматически на основе данных о продажах на кассе. Известно, какая продукция скоро кончится и когда заказывать новую партию.

Недостача и пересортица

Сложно выяснить причину недостачи или пересортицы, потому что нет точных сведений о движении товара.  

Все этапы движения товаров учтены, поэтому легче выявить, на каком этапе произошла недостача или пересортица.  

Анализ  продаж

Спрос оценивается на основе данных о выручке и прибыли. Нет точных сведений, какой товар продается лучше, как меняется активность продаж в течение дня.

 

Решение, как повлиять на эффективность бизнеса выносится на основе субъективного анализа.

Спрос оценивается на основе отчетов о выручке за день или другой период, о количестве проданных товаров, об изменении активности продаж в течение дня.

На основе точных данных можно понять, как изменить ассортимент, когда поставить дополнительного кассира, чтобы увеличить прибыльность торговой точки.

Управление эффективностью

На ручной учет уходит много времени, больше шансов ошибиться при подсчете товара или планировании закупок. Из-за этого сложно оптимизировать финансовые и временные ресурсы.

Автоматизация учета экономит время, уменьшает количество ошибок при вводе и обработке данных. Бизнес-процессы оптимизированы, поэтому есть ресурсы для развития бизнеса.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.