Корректный учет товаров в системе зависит от того, как вы ведете площадки. В этой статье мы ответили на самые частые вопросы.
Что такое поднадзорная площадка
Что такое хозяйствующий субъект
Кто может работать на площадке
Откуда берутся реквизиты площадки
Как создать площадку в «Меркурии»
Зачем подтверждать поднадзорную площадку
Как объединить площадки и избавиться от дублей
Как работать дистрибьютору, у которого нет площадки
Что такое поднадзорная площадка
Поднадзорная площадка — это место, где работает хозяйствующий субъект: склад, производственный цех, розничный магазин, столовая. Каждую площадку нужно заводить в «Меркурий» отдельно. Например, если у вас сеть из десяти магазинов, в систему нужно добавить десять площадок. Это важно, потому что конкретные ВСД приходят на конкретную площадку.
Что такое хозяйствующий субъект
Хозяйствующий субъект — зарегистрированное в системе ВетИС юридическое лицо, ИП или физическое лицо. Производитель колбасы — это один хозяйствующий субъект. ИП, который эту колбасу перепродает, — другой.
ВетИС — это Ветеринарная информационная система. В нее входят несколько подсистем, например «Меркурий» и «Цербер». «Меркурий» помогает создавать, отправлять и получать электронные ветеринарные сопроводительные документы (ВСД). «Цербер» — это реестр поднадзорных объектов.
Кто может работать на площадке
Одной поднадзорной площадкой могут пользоваться несколько хозяйствующих субъектов. И наоборот: у одного субъекта может быть несколько площадок, например цехов, складов или магазинов.
Площадка может быть в собственности или в аренде. Также бывают дистрибьюторы без площадки. Это компании, которые забирают товар у поставщика и доставляют его сразу к покупателю. Своего склада у них нет, значит, и площадки тоже нет.
Откуда берутся реквизиты площадки
У каждой площадки есть реквизиты: наименование, адрес и GUID.
GUID — это идентификатор площадки в системе ВетИС. С его помощью находят нужную площадку в «Меркурии».
При создании площадки система сама присваивает ей GUID. Увидеть его можно в системах «Меркурий» и «Цербер».
Как создать площадку в «Меркурии»
Создавать площадки может любой пользователь, работающий в «Меркурии». Есть три ситуации:
- Вы еще не пользуетесь системой. Тогда подготовьте заявление в Россельхознадзор на доступ к «Меркурию». Укажите адреса площадок, на которых будете работать. Сотрудник Россельхознадзора зарегистрирует вас, даст логин и пароль и создаст площадки. Работать на них можно сразу.
- Вы уже пользуетесь «Меркурием» и хотите создать новую площадку. Тут возможны два варианта:
- Вы работаете через сторонние сервисы «Меркурия», которые обращаются к ВетИС.API, и создаете площадку самостоятельно. Она создается за несколько кликов, но носит статус «не подтвержден». Работать на такой площадке можно сразу после создания, но ее обязательно нужно подтвердить.
- Вы работаете через государственный портал и подаете заявку в реестр поднадзорных объектов «Цербер». Так заявка попадет в Россельхознадзор, после чего вам создадут площадку. Она будет не подтверждена, и работать на ней сразу будет нельзя. Сначала нужно, чтобы ее подтвердили в ветеринарном управлении вашего региона.
- Площадку может создать ваш контрагент, который уже работает в системе через сторонние сервисы (ВетИС.API). Такое может произойти, если контрагент не нашел вашу площадку в системе, а значит, не может оформить ВСД в ваш адрес. Работать на такой площадке можно сразу, но ее тоже нужно подтвердить.
Легко создавайте новые площадки и ускоряйте процессы в сервисе Контур.Меркурий. Установите его в свою учетную систему или работайте через браузер
Зачем подтверждать поднадзорную площадку
Подтверждать площадки нужно, чтобы Россельхознадзор знал, кто и где ведет свою деятельность.
Если вы работаете на неподтвержденной площадке, Россельхознадзор может исключить или удалить ее из «Меркурия». Это значит, что с площадки нельзя будет оформлять, отправлять и получать ВСД. Все документы, которые хранились на площадке, исчезнут.
У площадок может быть четыре статуса:
- «подтвержден» — Россельхознадзор подтвердил площадку, на ней можно работать;
- «не подтвержден» — вы создали площадку и ждете, пока ее подтвердят;
- «исключен» — площадку не подтвердили;
- «удален» — площадку удалили из реестра площадок.
Как подтвердить площадку
Регистрирует площадки Россельхознадзор, а подтверждают ветеринарные управления. В каждом городе свое ветуправление. В мегаполисах их может быть несколько.
- Позвоните в ветуправление вашего региона, назовите адрес площадки и узнайте, куда вы прикреплены. Если вы живете в одном регионе, а площадка находится в другом, подтверждать ее нужно там, где она расположена.
- Спросите, что сделать, чтобы подтвердить площадку. Требования в разных регионах различаются. В ветеринарном управлении могут подтвердить площадку по телефону, попросить прислать официальное письмо в свободной форме или приехать.
Когда вы подтвердите площадку, в системе ее статус изменится на «подтвержден». Значит, ее уже не удалят.
Что такое дубли площадок
Дубли — это несколько площадок с одним адресом. Они могут принадлежать одной или нескольким организациям, которые расположены в одном месте.
Дубли возникают, если:
- Площадка есть в системе, но контрагент не может ее найти. Поэтому он создает новую с таким же названием и адресом и отправляет документы туда. Но хозяйствующий субъект этих документов не видит, потому что проверяет только те площадки, о существовании которых знает.
- Площадка есть в системе, но ее не может найти хозяйствующий субъект. Если компания открыла новую точку, значит, ей нужна новая площадка. Вместо того чтобы проверить, есть ли уже площадка с таким адресом, организация создает новую.
Перед тем как создать площадку, проверьте, не сделали ли это до вас. Если ваша площадка существует, прикрепите себя к ней. Это поможет избежать дублей.
Как объединить площадки и избавиться от дублей
Если контрагент прислал ВСД, но вы не можете его найти, возможно, у вашей площадки есть дубли. Чтобы избавиться от них, объедините площадки.
Для этого обратитесь в ваше ветеринарное управление. Там чаще всего, как и в случае с подтверждением площадок, просят написать официальное письмо в свободной форме.
В письме надо перечислить адреса и GUID всех площадок. Также укажите, GUID какой из площадок должен остаться после объединения. Остальные станут недействительными, поэтому контрагенты не смогут найти старые площадки и прислать туда ВСД.
Сообщите об изменениях партнерам. Также проверьте, не настроена ли интеграция на старый GUID.
Когда вы объедините дубли, товары на остатках сохранятся на новой площадке.
Как работать дистрибьютору, у которого нет площадки
Дистрибьюторы без площадки — это компании, которые забирают товар у поставщика и доставляют его сразу получателю. У них нет своего склада. Чтобы работать в «Меркурии», они могут привязаться к площадке производителя-поставщика или к площадке конечного получателя:
- Дистрибьютор не имеет площадки, поэтому работает на площадке поставщика. Поставщик меняет владельца товара на дистрибьютора. Для этого он формирует операцию «смена собственника без перемещения». Дистрибьютор гасит этот ВСД и формирует транспортный ВСД. Такой вариант используют чаще.
- Дистрибьютор не имеет площадки, поэтому работает на площадке конечного получателя. Поставщик формирует ВСД для дистрибьютора на площадку покупателя. Дистрибьютор гасит ВСД и формирует операцию «смена собственника без перемещения» в адрес получателя. Этот вариант используется реже, потому что ответственность за товар при перевозке будет лежать на поставщике.
Выбор способа работы зависит от того, как удобнее поставщику: менять владельца товара на собственной площадке или отправлять ВСД сразу в адрес конечного получателя.
Кроме того, перевозить груз может логистическая компания, которая не является собственником товара. Тогда укажите ее как фирму-перевозчика.
Важно отслеживать перемещения товаров между площадками. Тогда вы будете уверены в правильности учета товаров.
Воспользуйтесь информационным сопровождением экспертов Контур.Меркурия. Задавайте вопросы о работе в системе и нормах законодательства