Фармацевтическая сеть «Вита» подключила к Контур.ОФД более 800 аптек

Ситуация

15 июля 2016 года вступил в силу Федеральный закон № 290-ФЗ, который внес изменения в Федеральный закон № 54-ФЗ «О применении ККТ».

Согласно внесенным поправкам к 1 июля 2017 года организации на общей системе налогообложения должны были подготовиться к новым правилам ведения расчетов:

заменить кассы с ЭКЛЗ на кассы с фискальным накопителем (так называемые онлайн-кассы),
подключить каждую кассу к оператору фискальных данных (ОФД), чтобы при расчетах передавать чеки и прочие фискальные данные с касс в ФНС, а также отправлять электронные чеки покупателям по СМС и на e-mail.

Задачи

Выполнить требования законодательства к установленному сроку — 1 июля 2017 года:

выбрать оператора фискальных данных,
внедрить онлайн-кассы,
подключить кассы к программному обеспечению ОФД и начать передачу фискальных данных в налоговую инспекцию.

Специфика

Одномоментный переход

Для организации, занимающейся розничной торговлей, основной задачей было максимально быстро осуществить переход на онлайн-кассы, чтобы минимизировать убытки от потери выручки. Для этого требовалось практически одновременно заменить кассовую технику на всех торговых точках розничной сети.

Сложности

В связи с большим количеством аптек, удаленных друг от друга, основными сложностями для компании были:

значительные финансовые расходы и трудозатраты, направленные на внедрение онлайн-касс и подключение новых ККТ к программному обеспечению ОФД для передачи фискальных данных в налоговую инспекцию,
большие трудозатраты при регистрации новых кассовых аппаратов,
обучение большого количества сотрудников работе на новых кассовых аппаратах.

Этапы работы

Переход на онлайн-кассы и подключение всех касс к сервису ОФД занял около полугода.

Поиск ОФД

В декабре 2016 года компания начала поиск ОФД, чтобы заключить договор на передачу фискальных данных в ИФНС. Необходимо было найти надежного партнера, который бы обеспечил бесперебойную, защищенную доставку фискальных данных в контролирующие органы, а также предоставил техническую и информационную поддержку.

Выбор решения

Компания «Вита» заключила договор с оператором фискальных данных СКБ Контур на подключение к сервису Контур.ОФД.

До этого компании уже 4 года сотрудничали по другим продуктам (Контур.Экстерн, Контур.Фокус, Контур.Диадок), и СКБ Контур полностью соответствовал критериям, которые компания «Вита» предъявляла к ОФД: надежность, быстродействие, качественное сопровождение программного продукта, профессиональная грамотность, круглосуточная техническая и экспертная поддержка пользователей.

Переход на онлайн-кассы

Замена кассового парка и регистрация ККТ через личный кабинет налогоплательщика.

Интеграция Контур.ОФД

Более 800 касс компании были подключены к сервису Контур.ОФД. При расчетах кассы начали передавать фискальные данные в налоговую инспекцию, а также отправлять электронные чеки покупателям. Сотрудники компании «Вита» получили доступ к личному кабинету Контур.ОФД, где можно контролировать переданные фискальные данные и получать аналитику о работе торговых точек.

Возникающие вопросы при передаче фискальных данных и работе в личном кабинете Контур.ОФД сотрудники компании «Вита» немедленно передавали в СКБ Контур по электронной почте или связывались по телефону техподдержки. При этом специалисты СКБ Контур помогали даже в ситуациях, которые не были связаны с работой сервиса Контур.ОФД. В частности, выяснили и устранили проблему с кассовым программным обеспечением — в кассовых аппаратах периодически сбивались настройки, из-за чего фискальные данные не уходили в налоговую инспекцию.

Результаты

Выполнение требований законодательства

К 1 июля 2017 года компания «Вита» была полностью готова к ведению расчетов по нормам Закона № 54-ФЗ.

Интегрированный сервис Контур.ОФД отвечает требованиям Федерального закона № 54-ФЗ по оказанию услуг оператора фискальных данных и гарантирует бесперебойную обработку, защищенную передачу, надежное хранение и конфиденциальность переданных сведений.

Все кассы компании передают фискальные данные с ККТ в налоговую инспекцию через Контур.ОФД, а также отправляют электронные чеки по запросу покупателей по СМС и на e-mail.

Изменение бизнес-процессов

Переход на онлайн-кассы и подключение к сервису Контур.ОФД повлияли на следующие процессы:

изменилась работа первостольников* на новых онлайн-кассах;
изменился порядок регистрации кассовых аппаратов;
изменился порядок учета выручки (в связи с изменением кассовых документов (чеков), а также с введением нового чека коррекции согласно положениям Закона № 54-ФЗ);
изменился порядок контроля выручки в аптеках (в связи с передачей фискальных данных в ИФНС);
появилась возможность отслеживать чеки, не переданные в налоговую инспекцию;
изменился порядок взаимодействия с налоговыми органами (в связи с электронной передачей данных о продажах).

*Первостольник — специалист, провизор, фармацевт, который занимается обслуживанием посетителей аптеки, консультациями и продажами.

Преимущества

Подключившись к Контур.ОФД, компания «Вита» получила ряд преимуществ:

тарифный модификатор для отправки электронных чеков покупателю при работе на онлайн-кассах. По оценке компании, это стало самым важным сервисом из тех, что предлагает оператор фискальных данных;
контроль продаж в торговых точках;
возможность просматривать чеки в личном кабинете.

— Сейчас на рынке поставщики с аналогичным предложением пытаются привлечь клиентов при помощи снижения цен. Однако за этим часто стоит низкое качество услуг, с чем, к сожалению, мы столкнулись. Напротив, за время сотрудничества с командой Контур.ОФД мы отмечаем высокий уровень клиентоориентированности, постоянное стремление лучше изучить наши потребности и найти способы их воплощения.

Важно отметить высокую квалификацию сотрудников СКБ Контур, которые предоставляют развернутые консультации и по техническим, и по правовым вопросам. Доскональное изучение налогового законодательства командой Контур.ОФД — неоспоримое конкурентное преимущество в условиях, когда от законодателя нет точных разъяснений и инструкций.

Мы высоко ценим оперативность работы команды Контур.ОФД — ответы на наши сообщения поступают в течение 15 минут. Если необходимо дополнительное время, нам сообщают срок, когда вопрос будет обработан, и он никогда не превышает трех часов, — рассказывает Талакина Ирина Владимировна, заместитель главного бухгалтер компании «Вита».