В статье речь пойдет об удержании из зарплаты. Ситуация, когда сотрудник написал заявление на выплату зарплаты наличными через кассу, не рассматривается. Так как выдача заработной платы не относится к расчетам по 54-ФЗ и не требует применения онлайн-кассы.
ФНС разъяснила, в каких случаях при удержании из зарплаты нужно применить онлайн-кассу и сформировать чек. Разъяснения опубликованы в письме ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21 августа 2019 года.
Общие правила
- Если вы передаете работнику товары, работы или услуги, удерживаете оплату из зарплаты и это предусмотрено коллективным или трудовым договором, онлайн-касса не нужна.
- Если в коллективном или трудовом договоре этого нет, нужно применять онлайн-кассу и формировать чеки.
- Если вы удерживаете деньги из зарплаты сотрудника как компенсацию ваших затрат в связи с его трудовой деятельностью, например, для покупки бланка трудовой книжки, за сломанные вещи или их потерю, онлайн-касса не нужна.
- Если товары или услуги предоставляет другая организация, а вы переводите ей деньги, онлайн-касса не нужна (например, питание ваших сотрудников, которое организовала сторонняя компания).
При работе с таблицей ниже помните правило: если коллективным или трудовым договором предусмотрено, что работодатель передает работнику товары, работы, услуги, а оплату за них удерживает из его заработной платы, онлайн-касса не нужна.
|
Ситуация |
Нужна ли ККТ |
|---|---|
|
Продажа своих товаров, работ, услуг сотрудникам |
|
| Вы по трудовому или коллективному договору передаете сотрудникам товары или оказываете услуги, а деньги за них вычитаете из зарплаты | Нет Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21 августа 2019 года. |
| Вы продаете сотрудникам товары, работы или услуги, которые принадлежат компании, но условия продажи не зафиксированы в трудовом или коллективном договоре | Да Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21 августа 2019 года. |
|
Расходы на товары, работы, услуги от третьих лиц |
|
| Вы удерживаете из зарплаты сотрудника деньги за услуги или товары от других ИП или юрлиц (например, оплата добровольного медицинского страхования сотрудников) | Нет |
| Вы купили сотрудникам спецодежду и удерживаете деньги из зарплаты | Да Письмо Минфина РФ № 03-01-15/90372 от 12 декабря 2018 года |
| Вы продали сотруднику офисную мебель б/у | Да Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21 августа 2019 года |
| Вы выдали часть зарплаты товаром | Нет Письмо ФНС № АС-4-20/15707 от 14 августа 2018 года |
| Вы оплачиваете парковку для сотрудников по договору со сторонней организацией | Нет Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 4 декабря 2018 года |
|
Выплаты |
|
| Учредитель предоставил займ организации | Нет Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87766 от 4 декабря 2018 года |
| Вы подарили сотрудникам подарки | Нет (нет расчета в смысле 54-ФЗ) |
| Матпомощь сотруднику | Нет Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11 сентября 2018 года |
| Вы компенсировали сотруднику расходы на служебный телефон, если он превысил лимит | Нет Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 4 декабря 2018 года |
|
Прочие расходы |
|
| Вы арендовали у сотрудника или другого физлица квартиру, машину | Нет Письмо ФНС РФ № АС-4-20/15566@ от 10 августа 2018 года |
| Члены профсоюза возмещают расходы профсоюза на путевки, абонементы, билеты | Нет Письмо Минфина РФ № 03-01-15/91852 от 17 декабря 2018 года |
| Вы выдали деньги под отчет и возврат средств, которые не израсходовали | Нет |
| Вам на счет ошибочно поступили деньги от физлица | Нет |
Как формировать чек при удержаниях из зарплаты
Если вы применяете ККТ при удержаниях из зарплаты, вам нужно сформировать два чека:
Чек №1
Когда передаете товар, оказываете услугу или выполняете работу.
Признак способа расчета — «Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит».
Способ оплаты — сумма по чеку (БСО) постоплатой (в кредит).
Чек №2
Когда удерживаете деньги из зарплаты сотрудника.
Признак способа расчета — «Оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)».
Способ оплаты — сумма по чеку (БСО) встречным предоставлением.
Чтобы не нарушать требования 54-ФЗ, подключите Контур.ОФД.
Контур. ОФД - это оператор фискальных данных. Его задача передавать документы с ККТ в ФНС.
ОФД не формирует чеки, он их просто передает по защищенным каналам связи. Чеки формирует контрольно-кассовая техника (ККТ).
Хорошего дня