Как заменить фискальный накопитель и перерегистрировать кассу в личном кабинете ОФД

Рассказываем, какие шаги надо выполнить, чтобы поменять фискальный накопитель (ФН) на кассе.

  1. Выясните сроки замены ФН на кассе.  
  2. Выберите новый ФН. 
  3. Сформируйте отчет «О закрытии ФН».
  4. Установите новый накопитель.
  5. Сформируйте отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)».
  6. Перерегистрируйте кассу.

Подготовка

Узнайте, когда нужно менять ФН

Контур.ОФД предупредит о замене ФН. Сервис рассчитает оставшийся срок автоматически, и он отобразится в карточке кассы. Если произошел сбой и данные для расчета не поступили, их можно ввести вручную. Выберете кассу, для которой нужно рассчитать срок действия ФН и нажмите «Неизвестен» напротив фискального накопителя. Введите информацию о кассе и накопителе, Контур.ОФД посчитает срок его действия.

Также узнать об окончании срока действия ФН можно из отчета о закрытии смены. Когда до конца срока действия ФН останется меньше месяца, в отчете «О закрытии смены» вы увидите строку «Ресурс ФН менее 30 дней». Если объем памяти ФН будет заполнен на 99 %, в том же отчете появится строка «Память ФН заполнена». Как только вы начнете получать такие сообщения, запланируйте замену устройства. Ведь если у ФН закончится срок действия, а вы его не замените, то он заблокируется и не даст сформировать на кассе отчет «О закрытии ФН».

Выберите новый ФН

Выбирая новый фискальный накопитель, учитывайте три момента:

1. Что требует 54-ФЗ

В зависимости от типа бизнеса необходимо выбрать ФН с определенным сроком действия. Например, продавцы подакцизных товаров обязаны применять ФН на 13 или 15 месяцев, а при оказании услуг нужен ФН на 36 месяцев.

2. Сколько вы продаете

Если у вашей торговой точки большой поток клиентов или ваш интернет-магазин получает много заказов, то, скорее всего, память в накопителе закончится быстро, и вам не имеет смысла ставить ФН на 36 месяцев.   

3. Есть ли в паспорте ФН ограничения по сроку действия

Обратите внимание на информацию в паспорте ФН — там могут быть указаны ограничения по сроку службы накопителя в зависимости от условий его применения.  

Мы собрали нормы 54-ФЗ и ограничения от производителей в одной таблице. Используйте ее, чтобы выбрать правильный ФН.

Помощь в выборе ФН. Оставьте заявку на ФН и проконсультируйтесь со специалистом Контур.ОФД.

Отправить заявку

Замена фискального накопителя

Шаг 1. Сформируйте отчет «О закрытии смены». Обратите внимание, чтобы все фискальные документы с кассы были переданы оператору фискальных данных (ОФД). Понять это просто: в самом отчете поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.

Шаг 2. Сформируйте на кассовом аппарате «Отчет о закрытии ФН». Некоторые данные из этого отчета нужно будет указать при перерегистрации кассы:

  • дату и время формирования отчета;
  • номер фискального документа — № ФД;
  • фискальный признак — ФПД.

Как сформировать отчет о закрытии архива ФН, на примере ККТ Атол

Шаг 3. Замените фискальный накопитель на новый.

По закону владелец кассы может сам менять фискальный накопитель. Но предварительно нужно проверить, что указано в договоре с поставщиком кассовой техники, — иногда самостоятельное вскрытие корпуса кассового аппарата влечет прекращение действия гарантии.

Шаг 4. Сформируйте на кассовом аппарате отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)», следуя инструкции производителя касс. В отчете надо ввести параметры ОФД:

  • адрес сервера ОФД: ofd.kontur.ru (если касса позволяет вводить только цифры, обратитесь в нашу техподдержку, вам сообщат актуальный IP-адрес);
  • номер порта ОФД: 7777;
  • ИНН ОФД: 6658497833;
  • наименование ОФД: Контур НТТ;
  • адрес сайта для проверки чеков покупателями: cash-ntt.kontur.ru (не все кассы поддерживают эту возможность).

Далее из отчета «Об изменении параметров регистрации ККТ» вам понадобятся эти сведения:

  • дата и время формирования отчета;
  • номер фискального документа — № ФД;
  • фискальный признак — ФПД.

Шаг 5. Перерегистрируйте кассу на сайте ФНС или в личном кабинете Контур.ОФД.

Обратите внимание: если фискальный накопитель поломан или утрачен, то перерегистрировать ККТ по смене ФН можно только на сайте ФНС.

Чтобы перерегистрировать кассу через ОФД, выполните следующие действия в разделе «Кассы» личного кабинета:

  1. Откройте карточку ККТ и нажмите на «Перерегистрировать в ФНС».

  2. Заполните заявление:
    • В строке «Код ИФНС» укажите налоговую по адресу регистрации своего бизнеса.
    • В качестве причины перерегистрации выберите «Замена фискального накопителя».
    • Обязательно укажите реквизиты отчета о закрытии ФН: если Контур.ОФД получил отчет, данные заполнятся автоматически, либо заполните реквизиты отчета сами.  

    Для этого внимательно перенесите данные с бумажной версии отчета о закрытии фискального накопителя.

  3. В строке «Новый фискальный накопитель» выберите модель (вы найдете ее в паспорте ФН) и заводской номер нового ФН (указан на коробке или на самом ФН).  

  4. Когда заявление будет заполнено, нажмите на кнопку «Отправить заявление в ФНС». Перед отправкой заявление нужно подписать сертификатом электронной подписи руководителя организации.

  5. Откройте форму, которая придет от ФНС после проверки заявления, и в строке «Отправьте в ФНС отчет об изменении параметров регистрации» введите реквизиты данного отчета (он был сформирован на кассе при установке нового ФН). Подпишите форму сертификатом электронной подписи и вновь отправьте в ФНС.
  6. Получив электронную карточку регистрации от ФНС, кликните по строке «Карточка регистрации получена» и далее нажмите «Завершить перерегистрацию».

Готово! Теперь фискальные данные с вашей ККТ будут передаваться в ФНС.

Что делать со старым ФН

Его нужно хранить в течение пяти лет со дня окончания его срока действия. Если в течение этих пяти лет к вам придет налоговая с проверкой, вы должны будете предъявить старый ФН.

Другие статьи по теме «Соблюдение 54-ФЗ»

О переходе на онлайн-кассы

Рассмотрим требования законодательства и плюсы для предпринимателей. 

Полезные статьи по 54-ФЗ

Старт работы с Контур.ОФД

Действия пользователя после оплаты счета СКБ Контур на услуги ОФД: первый вход в личный кабинет Контур.ОФД, регистрация кассы в ФНС через личный кабинет Контур.ОФД, настройки личного кабинета.

Инструкции ОФД

Перевод кассы на Контур.ОФД

Рассмотрим, что нужно делать, если вы меняете оператора фискальных данных и переходите на Контур.ОФД.

Инструкции ОФД

Регистрация ККТ на сайте ФНС

Для того чтобы контрольно-кассовая техника передавала фискальные данные в ФНС, необходимо поставить её на учет. Мы написали инструкцию о том, как зарегистрировать ККТ в личном кабинете ФНС на примере юр.лица.

Инструкции ОФД

Перерегистрация ККТ на сайте ФНС

Срок службы фискального накопителя (далее ФН) может составлять 13,15  или 36 месяцев. По истечении этого срока ФН следует заменить и выполнить перерегистрацию ККТ в ФНС. Обратите внимание, что после замены ФН следует хранить еще 5 лет.

Инструкции ОФД

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.