Фискальный накопитель (ФН) в онлайн-кассе нужно сменить, если у него закончились срок действия или память. После замены ФН кассу нужно перерегистрировать в ФНС. Эксперты Контур.ОФД подготовили пошаговую инструкцию.
Чек-лист замены ФН
- Выясните сроки замены ФН на кассе.
- Выберите новый ФН.
- Сформируйте отчет «О закрытии ФН».
- Установите новый накопитель.
- Сформируйте отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)».
- Перерегистрируйте кассу.
Далее расскажем пошагово.
Узнайте, когда нужно менять ФН
В личном кабинете Контур.ОФД есть уведомления о замене ФН. Сервис предупредит заранее об окончании срока действия накопителя.
Как настроить уведомления и расчет срока
Также узнать об окончании срока действия ФН можно из отчета о закрытии смены.
Если до конца срока действия ФН меньше месяца, в отчете «О закрытии смены» вы увидите строку «Ресурс ФН менее 30 дней».
Если объем памяти ФН будет заполнен на 99 %, в том же отчете появится строка «Память ФН заполнена».
Когда начнете получать такие сообщения, запланируйте замену устройства. Если у ФН закончится срок действия, а вы его не замените, то он заблокируется и не даст сформировать на кассе отчет «О закрытии ФН».
Выберите новый ФН
Выбирая новый фискальный накопитель, учитывайте три момента:
- Что требует 54-ФЗ
В зависимости от типа бизнеса необходимо выбрать ФН с определенным сроком действия. Например, продавцы подакцизных товаров обязаны применять ФН на 13 или 15 месяцев, а при оказании услуг нужен ФН на 36 месяцев.
- Сколько вы продаете
Если у вашей торговой точки большой поток клиентов или ваш интернет-магазин получает много заказов, то, скорее всего, память в накопителе закончится быстро, и вам не имеет смысла ставить ФН на 36 месяцев.
- Есть ли в паспорте ФН ограничения по сроку действия
Обратите внимание на информацию в паспорте ФН — там могут быть указаны ограничения по сроку службы накопителя в зависимости от условий его применения.
Помощь в выборе ФН. Оставьте заявку на ФН и специалист Контур.ОФД поможет подобрать ФН
Отправить заявкуЗамените фискальный накопитель
Шаг 1. Сформируйте отчет «О закрытии смены». Обратите внимание, чтобы все фискальные документы с кассы были переданы оператору фискальных данных (ОФД). Понять это просто: в самом отчете поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.
Шаг 2. Сформируйте на кассовом аппарате «Отчет о закрытии ФН». Некоторые данные из этого отчета нужно будет указать при перерегистрации кассы. Они заполнятся автоматически, если у кассы есть связь с Контур.ОФД:
- дату и время формирования отчета;
- номер фискального документа — № ФД;
- фискальный признак — ФПД (ФП).
Как сформировать отчет о закрытии архива ФН, на примере ККТ Атол
Шаг 3. Поставьте новый фискальный накопитель.
По закону владелец кассы может сам менять фискальный накопитель. Но предварительно нужно проверить, что указано в договоре с поставщиком кассовой техники. Возможно, после самостоятельного вскрытия кассы вы потеряете гарантию на аппарат.
Шаг 4. Сформируйте на кассе отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)», следуя инструкции производителя касс. Убедитесь, что в настройках кассы верные параметры Контур.ОФД:
- адрес сервера ОФД: ofd.kontur.ru (если касса позволяет вводить только цифры, обратитесь в нашу техподдержку, вам сообщат актуальный IP-адрес);
- номер порта ОФД: 7777;
- ИНН ОФД: 6658497833;
- наименование ОФД: Контур НТТ;
- адрес сайта для проверки чеков покупателями: cash-ntt.kontur.ru (не все кассы поддерживают эту возможность).
Далее из отчета «Об изменении параметров регистрации ККТ» для перерегистрации кассы вам понадобятся эти сведения:
- дата и время формирования отчета;
- номер фискального документа — № ФД;
- фискальный признак — ФПД (ФП).
Шаг 5. Перерегистрируйте кассу в личном кабинете Контур.ОФД.
Обратите внимание: если фискальный накопитель сломан или утрачен, то перерегистрировать ККТ по смене ФН можно только на сайте ФНС.
Перерегистрируйте кассу в личном кабинете Контур.ОФД
- Откройте карточку ККТ и нажмите на «Перерегистрировать в ФНС».
- Заполните заявление:
- В строке «Код ИФНС» укажите налоговую по адресу регистрации юрлица или ИП. Но по закону подать заявление на перерегистрацию кассы можно в любую ИФНС.
- В качестве причины перерегистрации выберите «Замена фискального накопителя».
- Отчет о закрытии фискального накопителя заполнится автоматически, если есть связь с ОФД. Если отчет не заполнился сам, введите данные вручную:
- В строке «Новый фискальный накопитель» выберите модель (вы найдете ее в паспорте ФН) и заводской номер нового ФН (указан на коробке или на самом ФН).
- Перенесите данные из отчета об изменении параметров регистрации:
- Когда заявление будет заполнено, нажмите на кнопку «Отправить заявление в ФНС». Перед отправкой подпишите заявление сертификатом электронной подписи руководителя организации.
- Получите новую карточку ККТ от ФНС.
В разделе кассы появится сообщение «Есть новые документы из ФНС». Расшифруйте его тем же сертификатом электронной подписи, которым подписывали заявление.
Затем нажмите на строке «Карточка регистрации получена» → «Завершить перерегистрацию».
Обратите внимание: пока вы ждете новую карточку из ФНС, касса будет работать, продажи не остановятся.
Что делать со старым ФН
Храните его 5 лет со дня окончания его срока действия. Если в течение этих пяти лет к вам придет налоговая с проверкой, вы должны будете предъявить старый ФН.