Документы, которые создает онлайн-касса, называются фискальными.
Фискальный документ — это документ, который формирует контрольно-кассовая техника по определенному формату. Какие форматы бывают у таких документов?
Формат фискальных документов (ФФД)
ФФД — это стандарт, который устанавливает какие данные и в каком порядке должны быть указаны в фискальных документах. Формат утвержден приказом ФНС ММВ-7-20/229@.
Печать и хранение фискальных документов
Отчеты, сформированные на кассе, распечатывать не нужно — они хранятся в фискальном накопителе. Храните ФН в течение 5 лет после закрытия. Это обязательно по п.2 ст. 5 закона 54-ФЗ.
Перечень фискальных документов
Список фискальных документов установлен п.4 ст. 4.1. 54-ФЗ. Касса формирует не только чеки. Кроме них касса формирует еще 9 документов.
- Отчет о регистрации ККТ — это первый документ, который формирует касса после регистрации. В нем содержатся все реквизиты, которые пользователь указывает при фискализации онлайн-кассы.
- Отчет о перерегистрации ККТ — отчет, который касса формирует после каждой перерегистрации в ФНС. Перерегистрировать кассу нужно, если изменились данные из карточки регистрации ККТ и при замене ФН.
- Кассовый чек или БСО — формируется при каждой продаже и возврате товара. Это главный фискальный документ, который подтверждает факт расчета. Подробнее о фискальном чеке.
- Отчеты об открытии и закрытии смены. Отчет об открытии смены формируется каждый раз при открытии смены на кассе. Без этого отчета нельзя начать продажи — касса не сможет печатать чеки.
Отчет о закрытии формируется каждый раз, когда смена на кассе закрывается.
По закону смена не должна превышать 24 часа. Границы смены — отчет об открытии и закрытии смены. Если через 24 часа после открытия смены отчет о закрытии не пришел, для ФНС это применение кассы с нарушением. Но если продажи не ежедневные, необязательно открывать смены каждый день. - Чек коррекции — такой чек формируется,если вы рассчитались с клиентом без применения ККТ. Например, кассир провел оплату через терминал эквайринга, а на кассе забыл сформировать чек. Подробнее о случаях, в которых формируется чек коррекции.
- Отчет о текущем состоянии расчетов — это отчет, в котором видно, какие чеки не ушли в ОФД и когда остановилась передача данных. Если все чеки ушли к оператору вовремя в строке «количество непереданных документов» будет 0. Сформировать такой отчет можно в любое время без закрытия смены. Подробнее о работе с отчетом о текущем состоянии расчетов.
- Отчет о закрытии фискального накопителя. Сформируйте такой отчет, если заменяете ФН и снимаете кассу с учета. Посмотрите инструкцию по замене ФН и перерегистрации кассы.
- Подтверждение оператора — подтверждение ОФД о том, что отчет или чек с кассы поступили. Это единственный документ, который формирует не касса, а оператор.
