Методические материалы /

Как заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе

Подготовка: выбираем новый фискальный накопитель

Выбирая новый фискальный накопитель, учитывайте три момента:

1. Что требует 54-ФЗ

Например, продавцы подакцизных товаров обязаны применять ФН на 13 или 15 месяцев, а при оказании услуг — ФН на 36 месяцев.

Бывает, что по объективным обстоятельствам требования смягчаются. В 2017 году из-за дефицита фискальных накопителей на 36 месяцев бизнес покупал устройства на 13 месяцев. ФНС приняла во внимание фактическую нехватку ФН на рынке и приняла решение не штрафовать за нарушение условий применения ККТ, а также разрешила использовать приобретенные фискальные накопители до конца их срока действия.

2. Сколько вы продаете

У всех фискальных накопителей, которые сейчас есть на рынке, объем памяти одинаковый. Поэтому если у вашего магазина большой поток клиентов или ваш интернет-магазин получает много заказов, то, возможно, вам не имеет смысла ставить ФН на 36 месяцев, ведь он может заполниться до окончания срока действия.

3. Есть ли в паспорте ФН ограничения по сроку действия

Бывает, что при определенных условиях ФН будет работать меньше, чем это заявлено.

Мы собрали воедино нормы 54-ФЗ и ограничения от производителей в одной таблице. Используйте ее, чтобы выбрать правильный ФН.  

Замена фискального накопителя

Пару слов о сроках. Касса предупредит вас о том, что срок действия ФН скоро закончится. В отчете «О закрытии смены» за месяц до окончания срока действия ФН вы увидите строку «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена» (если доступно менее 1% объема памяти). Как только вы начнете получать такие сообщения, запланируйте замену устройства. Ведь если у ФН закончится срок действия, а вы его не замените, то он заблокируется и не даст сформировать на кассе нужный отчет «О закрытии ФН».

1. Сформируйте отчет «О закрытии смены». Обратите внимание, чтобы все фискальные документы с кассы были переданы оператору фискальных данных (ОФД). Понять это просто: в самом отчете поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.

2. Сформируйте на кассовом аппарате «Отчет о закрытии ФН». На этом документе также будут данные, которые нужно будет указать при перерегистрации кассы:

  • дата и время формирования отчета
  • номер фискального документа — №ФД
  • фискальный признак — ФПД

Дождитесь подтверждения, что ОФД получил ваш отчет.

Как сформировать отчет о закрытии архива ФН на примере ККТ Атол

3. Замените фискальный накопитель на новый.

По закону владелец кассы может сам менять фискальный накопитель. Но предварительно нужно проверить, что указано в договоре с поставщиком кассовой техники — иногда самостоятельное вскрытие корпуса кассового аппарата влечет прекращение действия гарантии.

4. Сформируйте на кассовом аппарате отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)», следуя инструкции производителя касс. В отчете надо ввести параметры ОФД:

  • адрес сервера ОФД: ofd.kontur.ru (если касса позволяет вводить только
  • цифры, обратитесь в нашу техподдержку, вам сообщат актуальный IP-адрес)
  • номер порта ОФД: 7777
  • ИНН ОФД: 6658497833
  • наименование ОФД: Контур НТТ
  • адрес сайта для проверки чеков покупателями: cash-ntt.kontur.ru (не все кассы поддерживают эту возможность).

Далее из отчета «Об изменении параметров регистрации ККТ» вам понадобятся эти сведения:

  • дата и время формирования отчета,
  • номер фискального документа — № ФД,
  • фискальный признак — ФПД.

5. Перерегистрируйте кассу на сайте ФНС.

Готово! Теперь фискальные данные с вашей ККТ будут передаваться в ФНС.

Что делать со старым ФН

Его нужно хранить в течение 5 лет со дня окончания его срока действия. Если в течение этих 5 лет к вам придет налоговая с проверкой, вы должны будете предъявить старый ФН.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.