С 1 марта 2023 года кадровые электронные документы нужно создавать в установленных Минтрудом форматах. В экосистеме Контур обновился сервис КЭДО с учетом новых требований и подготовил своих клиентов к изменениям. Так, в первый час после формализации пользователи Контур.КЭДО отправили 1 286 документов по новым правилам.
Единые требования к форматам и составу документов начали действовать после вступления в силу Приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Раньше кадровый электронный документ мог выглядеть как угодно — PDF, Word, Excel, JPEG и любой другой тип файла. Теперь это обязательно комплекс из трех файлов: основной части в PDF, электронной подписи в формате SGN и описания документа в XML.
Требования распространяются на все виды кадровых документов, которые не дублируются на бумаге, кроме двух категорий:
— тех, что созданы до 1 марта 2023;
— являются исключениями по ТК РФ — это акты о несчастных случаях, инструктажи по охране труда и приказы об увольнении.
Юлия Попова
Руководитель Контур.КЭДО
При подготовке к переходу на форматы мы направили запрос в Минтруд, чтобы узнать, какое наказание грозит работодателям за нарушение единых требований. Там разъяснили, что отдельно для КЭДО не установлена административная ответственность за несоблюдение Приказа № 578н, поэтому нужно ориентироваться на статью 5.27 КоАП РФ.
Так как цель формализации — автоматизировать и ускорить проверки кадровых документов, возможно, государственные органы не будут принимать приказы, соглашения и договоры не в актуальных форматах. Есть также риск, что такие документы впоследствии могут не признать юридически значимыми в суде или другой инстанции.
Для перехода на новые форматы перед СКБ Контур стояло две задачи: доработать сервис Контур.КЭДО и сообщить клиентам об изменениях. Для работодателей и кадровиков подготовили обучающий вебинар. В итоге адаптация к изменениям прошла без заминок — пользователи не прерывали работу с кадровым ЭДО и не возвращались на время к бумаге.
Те, кто создает электронный документ сразу в сервисе, как и прежде, выбирают его шаблон и подписывают — остальное система формирует сама. Если же кадровик готовит, например, приказ в Word, надо просто загрузить его в формате PDF, DOC или DOCX в сервис. После выбрать тип документа из справочника, затем система конвертирует приказ в актуальный формат. В справочник также можно добавлять новые типы документов, так как их перечень в Приказе открыт.
Переход на формализованные документы осуществили не только в веб-версии, но и в модуле Контур.КЭДО для 1C. Он, например, сам правит ошибки в названиях формализованных документов, убирает и заменяет недопустимые по закону символы — пробел или букву «ё». Так кадровик не нарушает закон и не тратит время на переделки документов.
Юлия Попова
Руководитель Контур.КЭДО
Процесс формализации неоднократно затрагивал разные типы документов, проходящих через системы ЭДО СКБ Контур. Благодаря накопленному опыту команда Контур.КЭДО заранее подготовилась к изменениям, чтобы у наших клиентов не возникало рисков.
У Контура есть свой телеграм-канал. В нем мы публикуем все самые важные и актуальные материалы для бизнеса. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе последних новостей.
