REG.RU сэкономил на документах 3 млн рублей

18 января 2017
Крупнейший российский регистратор доменных имен и хостинг-провайдер перевел в электронный вид 33 % исходящих документов. Менее чем за год экономия достигла 3 млн руб.

Всего у компании 90 000 контрагентов. За год она отправляет им 250 000 документов. На бумаге это дорого, долго, трудозатратно.

Процесс формирования и выставления бумажных документов в REG.RU занимает 17 дней и в нём участвуют 11 человек. Первого числа каждого месяца происходит закрытие периода в биллинге. Шесть дней документы обрабатываются и проверяются в учетной системе 1С, из них два дня бухгалтеры и специалист биллинга проверяют документы вручную. После этого подключаются секретари и менеджер по работе с клиентами, которые в течение пяти дней распечатывают и подписывают документы. Затем еще пять суток уходит на упаковку и поэтапную отгрузку в почтовые терминалы «Почты России».

Одновременно с развитием компании постоянно росли и объёмы документооборота, поэтому ситуацию нужно было радикально менять. Выходом стал электронный документооборот (ЭДО). Сначала компания подключилась к сервису ЭДО оператора «Такском», затем — к системе ЭДО Диадок компании СКБ Контур. Решение о втором операторе было принято в силу двух важных причин. Во-первых, на тот момент в Диадоке уже работало 8 000 абонентов REG.RU. Во-вторых, у оператора уже был модуль для работы с 1С.

«REG.RU использует учетную систему на базе 1С:Предприятие. Через интеграционный модуль сотрудники компании отправляют, получают и подписывают электронные документы, работая в привычном интерфейсе 1С, — объясняет Константин Козлов, руководитель проекта Диадок компании СКБ Контур. – Причём все эти действия можно выполнять массово — в пару кликов сразу со списком документов. Модуль позволил внедрить Диадок, не вмешиваясь в бизнес-процессы компании».

Так как финансовый блок  REG.RU использует нестандартную конфигурацию 1С, в интеграционный модуль потребовалось внести минимальные доработки, которые не затронули его основную функциональность. Это заняло всего один день. Затем наступил черёд пилотного проекта, который продлился месяц.

«Основной результат для нас — сокращение издержек за счет уменьшения доли бумажного документооборота. Значительно снизились и трудозатраты: если бумажный пакет документов обходится в 43,9 рубля, то электронный — всего в 10 рублей. Другой аспект — это время. Наши клиенты получают документы гораздо быстрее, а значит, своевременно закрывают периоды и отчитываются перед контролирующими органами. И немаловажный факт — экономия бумаги, а значит и наш вклад в сохранение природных ресурсов», — считает Татьяна Савельева, главный бухгалтер REG.RU.

Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Другие новости о компании

Кристина Давыдова
Руководитель PR-службы