Контур помог компании Tom Tailor перевести кассовые документы в электронный вид

Работу наладили через веб-версию Контур.Диадока.

24 сентября 2020

Объем кассового документооборота компании Tom Tailor только с собственной розничной сетью составляет свыше 230 тыс. документов ежегодно. Чтобы автоматизировать работу, компания решила перевести кассовый документооборот в электронный формат. Также важно было достичь других целей: сократить финансовые затраты, ускорить обработку и доставку документов.

В результате перевода кассовых документов в электронный вид цели компании были достигнуты. Так, ежегодные затраты на документооборот уменьшились на 2,7 млн рублей. Теперь документы — кассовая книга, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер — автоматически формируются в базе магазина и отправляются в головное подразделение. Ускорилась обработка документов: бухгалтер проверяет только их наличие, а не заполненные поля. Также было оптимизировано управление значительным объемом документооборота. В ближайших планах компании — перевести на ЭДО большую часть контрагентов и организовать электронный архив.

Татьяна Куцевалова
Главный бухгалтер Tom Tailor

Для розничных компаний особенно важно упростить работу с кассовыми документами, ведь на них приходится около 60 % от общего объема документооборота. Поэтому мы решили сосредоточиться на повышении эффективности процессов в рознице. Так, были поставлены задачи: упростить работу с кассовыми документами для сотрудников магазинов, ускорить обработку, хранение и поиск документации для бухгалтеров. С модулем для 1С мы оптимизировали свои процессы, создали шаблоны для всех кассовых документов и организовали передачу в Диадок. Сейчас кассовая документация полностью переведена в электронный формат, а мы планируем искать новые возможности для упрощения труда.
Ольга Кулагина
Менеджер по развитию корпоративных клиентов Контур.Диадока

Перед официальным запуском кассовых документов в Диадоке для Tom Tailor мы протестировали ЭДО на двух подразделениях. Это помогло определить сроки запуска проекта и подготовиться к полноценному переводу на ЭДО других подразделений. Быстрого результата удалось достичь благодаря поддержке коллег из Tom Tailor. Они самостоятельно подготовили для сотрудников обучающие видео и инструкции. Совместные усилия помогли достичь цели. Теперь в конце рабочего дня достаточно загрузить в Диадок все необходимые документы, подписать и отправить.

В дальнейшем компания Tom Tailor планирует перевести на ЭДО большую часть контрагентов. 99 % покупателей уже работают с электронными документами, теперь идет активное подключение поставщиков. Также планируется организация электронного архива для внутренних и внешних документов.

Кристина Давыдова Кристина Давыдова Кристина Давыдова

Кристина Давыдова

Руководитель отдела маркетинговых коммуникаций

Задать вопрос



Новости по теме

Начался прием заявок на конкурс для пользователей сервисов электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок и Контур.EDI. Предусмотрены номинации для крупного, среднего и малого бизнеса. Подать заявку можно до 1 октября.

3 сентября

С ним проще выявлять и устранять расхождения в веб-версии модуля.

19 июля

С 1 июля 2021 года в России вводится национальная система прослеживаемости — заканчивается двухгодичный добровольный эксперимент. Участникам оборота понадобится настроить отправку и прием электронных счетов-фактур или первичных документов для неплательщиков НДС.

15 июня