Автоопределение статей — Контур.Пульс — СКБ Контур

Автоопределение статей

Автоматизация управленческого учета в компании сэкономит время и упростит планирование, позволит избежать кассовых разрывов, слива денег. Рассказываем, как составляется таблица автоопределения статей расходов и доходов.

Что такое статьи доходов и расходов

Все операции относятся к той или иной категории — их называют статьями. Они нужны, чтобы знать, откуда, на каком основании пришел платеж или потрачены средства.

В управлении компанией мелочей не бывает, зачастую требуется даже большая детализация, чем при бухгалтерских расчетах. Именно это позволяет на основе анализа текущей ситуации делать точный экономический прогноз жизни компании. Здесь принимаются во внимание фактически совершенные и планируемые операции.

  • Структура доходов формируется из нескольких источников: средства, полученные от основного вида деятельности; сторонних видов деятельности; различной внереализационной деятельности, например, проценты от займов.
  • Расходы — это затраты на производство, управление компанией, обеспечение ее деятельности, зарплата персонала, обязательные платежи.

Принцип составления таблицы

Главное — чтобы документ отражал полную картину деятельности компании, без неучтенных операций. Тогда он будет объективным, даст неискаженные ключевые финансовые показатели.

В бухучете, налогах расходы и доходы могут признаваться кассовым методом или методом начисления — по факту движения денег или факту хозяйственной операции. Это зависит от сферы деятельности компании, ее системы налогообложения. Например, ИП на УСН применяют кассовый метод.

В управленческом учете таких требований нет, но целесообразно выбрать метод начисления. Он удобнее для планирования бюджета. Ведь обязательства у компании возникают заранее: по налогам и сборам, выплате заработной платы, аренде офиса, производственной площадки.

Лайфхак: аналогичный метод эффективен при ведении личных финансовых дел. Исследователи подсчитали, что контроль за семейным бюджетом помогает сэкономить до 30 %. А всего лишь наведен порядок в денежных потоках — сразу становится очевидно, куда уходит средства и почему при хорошей зарплате не хватает на отпуск. Существует множество способов — от традиционного раскладывания по отдельным конвертам на разные статьи бюджета до продвинутых мобильных приложений, в которых есть многопользовательский режим, распознаются СМС из банка, поддерживается мультивалютность.

Принцип ведения таблицы

Помимо полноты данных, есть еще один важный принцип работы с таблицей. Это регулярность ее ведения. Если управленческий учет не автоматизирован, придется смириться с «человеческим фактором». Сотрудник может забыть, перепутать, переключиться на более экстренные задачи.

Как выглядит такой учет, если он ведется с помощью Excel: долго, вероятны ошибки. Обычно его поручают бухгалтеру, у которого хватает других важных обязанностей. Напомним, что бухотчетность в установленные сроки обязательна, а управленческий учет никуда отправлять не надо. Это снижает приоритет задачи для сотрудника. Ему приходится вручную копировать в один файл информацию из бухгалтерской программы и клиент-банка, сводить данные.

По данным Национального агентства финансовых исследований (НАФИ) еще в 2017 году каждая четвертая компания вела учет без использования специальных программ: 18 % просто вели записи вручную, 6 % запоминали. 39 % бизнесов пользовались таблицами Excel. Сейчас такие устаревшие методы применяются все реже. Руководители убедились, что автоматизация учета позволяет значительно расширить горизонт финансового планирования и в итоге увеличить прибыль.

Как работает автоопределение статей расходов и доходов

У автоопределения есть преимущества, недоступные при обработке платежей и составлению таблицы вручную. Программы разносят платежи в нужные статьи моментально, безошибочно, они не забудут ни об одной операции.

Рассмотрим, как действует автоопределение на примере сервиса Контур.Пульс.

Он «раскладывает» все платежи по статьям. Уже установлены базовые категории — налоги, банковская комиссия, взносы. К ним надо добавить свои категории, которые будут индивидуальными у каждой компании. Например, аренда, зарплата отдела кадров, зарплата службы поддержки клиентов, оплата интернета, программного обеспечения сотрудникам на удаленке. В сервисе используется машинное обучение, в дальнейшем он сам определит, к какой статье отнести совершенную операцию.

Во встроенный календарь можно сразу внести будущие платежи, баланс будет рассчитываться автоматически. Пользователь получит уведомление о приближении даты платежа и возможном кассовом разрыве.

Предусмотрены операции с наличными средствами. Они заносятся на виртуальные счета, учитываются как безнал.

В итоге ведение учета не отнимает драгоценного времени, а пользоваться аналитическими диаграммами, в которых отражены все доходы и расходы, можно когда удобно.

Как заполняется таблица после автоопределения

В Пульсе информация о платежах поступает автоматически через загруженные банковские выписки или интеграцию с банком в режиме реального времени. Сейчас интеграция сервиса реализована с банками, такими как Тинькофф, Точка, Альфа-банк, УБРиР, Вуз-банк и другие. Если с банком не настроена интеграция, потребуется загрузить выписку из 1С.

Операции сразу разносятся по соответствующим категориям, таблица формируется с вашим минимальным участием.

Гибкие настройки позволяют учесть специфику практически любого бизнеса, структурировать запутанные дела, добавлять проекты, сотрудников, подразделения. Статьи расходов и доходов можно загрузить из соответствующих справочников, добавить свои.

Рекомендуем отметить в сервисе, что вам нужны уведомления для согласования операций, загрузки банковских выписок, планируемых платежей. Вы будете получать их по почте или на телефон.

Вы сразу можете анализировать денежные потоки за любой период и использовать их для принятия управленческих решений.

Заключение

Грамотный управленческий учет поможет найти статьи, на которые «сливается» бюджет, планировать обязательные платежи и другие расходы без кассовых разрывов. Ведение таблицы можно автоматизировать, чтобы сэкономить время и освободить сотрудника для выполнения других обязанностей.

Попробовать бесплатно