Основы управленческого учёта. Как удержать бизнес под контролем — Контур.Пульс — СКБ Контур

Основы управленческого учёта. Как удержать бизнес под контролем

Управленческий учёт нужен, чтобы понимать, сколько денег на самом деле заработал бизнес, какую сумму можно безопасно взять из оборота и не грозит ли предприятию кассовый разрыв. Бухгалтерия не поможет отследить нужные показатели в реальном времени, а Налоговой и Пенсионному фонду управленческий учёт не интересен.
Расскажем, как увидеть движение денежных средств, кто должен этим заниматься и какие показатели отслеживать.

pulse

Автоопределение категорий доходов и расходов, виртуальные счета для учета наличных, аналитика по проектам и подразделениям и другие инструменты для бизнеса

Что такое управленческий учёт

Когда бизнес небольшой, следить за ходом дел относительно легко. Иногда достаточно фиксировать оперативную информацию в школьных тетрадях или в Excel. С ростом предприятия задача усложняется: потоки данных мало просто фиксировать. Их много, в них нужно вникать, цифры быстро устаревают, а решения нужно принимать здесь и сейчас. Управленческий учёт решает эту проблему. Посмотрим, что он включает.

Зачем нужен управленческий учёт

Управленческий учёт — это своего рода приборная панель компании. По аналогичной логике работают банковские приложения. Используют разные диаграммы, демонстрирующие доходы и расходы, статьи этих расходов, комиссии и т.д. Открыл приложение и сразу понятно какими ресурсами обладаешь. Только управленческий учёт идёт дальше и предсказывает критические сценарии, например, кассовые разрывы.

Подсветка кассового разрыва в сервисе Контур.Пульс

Сервисы вроде Контур.Пульс покажут риск кассового разрыва

Допустим, предприятие сдавало помещение в субаренду. В январе съёмщик не стал продлевать контракт, следовательно, появилась новая графа расходов. В этом случае управленческий учёт поможет отделить издержки на содержание помещения среди прочих расходов и спрогнозирует финансовую нагрузку по времени. Всё происходит автоматически — нагружать сотрудников лишним отчётом не нужно.

Это базовая возможность управленческого учёта. Рассмотрим основные задачи, с которыми она работает.

Кто ведет управленческий учёт

В малом и среднем бизнесе, как правило, управленческий учёт ведёт собственник. В крупных компаниях — финансовый директор или его подчинённый.

Отдавать учёт на откуп бухгалтеру — плохая идея. Его задача в другом: рассчитать налоги, грамотно отчитаться в контролирующие органы и всячески защитить «тылы» бизнеса. Никто не ставит под сомнение важность работы бухгалтера, но она направлена в прошлое. Управленческий учёт интересует что происходит сейчас и в обозримом будущем.

pulse

Узнайте, куда уходят деньги, и принимайте управленческие решения на основе цифр

Отличие от бухгалтерского учёта

Схема, визуализирующая что включает в себя управленческий учёт.

Управленческий отчёт гораздо шире бухгалтерского, поэтому помогает взглянуть на бизнес с разных точек зрения

Все бизнесы ведут налоговый учёт, а ООО ещё и бухгалтерский. Все они содержат важную информацию, но в первую очередь она нужна государственным контролёрам. Собственники могут опираться на эти данные. В этом случае качество решений страдает из-за неактуальной информации.

Вот основные отличия:

  Тип учёта
Управленческий Бухгалтерский
Цель Оценка ситуации, предоставленные информации для принятия решений Зафиксировать факты ведения хозяйственной деятельности
Причины ведения Потребность собственника или руководителя Требование законодательства
Интересанты Собственник или руководитель Налоговая, прочие государственные органы
Срок готовности Здесь и сейчас В установленные законом даты
Глубина отчёта До конкретной сделки Общая отчётность по предприятию, отражение доходов и расходов по подразделениям

Управленческий учёт помогает трезво посмотреть на убыточные и доходные части бизнеса, избежать кассовых разрывов и необоснованных трат.

Какие задачи решает

Перечислим основные «болячки», которые можно вылечить. 

Кассовые разрывы

Так называют ситуацию, когда не хватает денег на закрытие текущих платежей. Например, компания должна перечислить зарплату или оплатить аренду помещения, а денег нет, потому что крупный клиент вовремя не оплатил счета.

С кассовым разрывом рискуют столкнуться даже крупные бизнесы. Проектов и обязательств много, уследить за всеми проблематично. В лучшем случае получится договориться об отсрочке платежей, в худшем — брать кредит и платить неустойку контрагентам. 

Управленческий учёт соотносит расходы и прибыль, поэтому поможет предсказать кассовые разрывы. Деньги из воздуха не появятся, но бизнес успеет принять меры, например, договориться с поставщиками об отсрочке, с покупателями — об оплате пораньше. В идеале кризисная ситуация вообще не наступит.

«Проедание» авансов

В предпринимательской среде ходит присказка: «Маржа прощает всё». Это когда расходы кажутся незначительными, ведь прибыль перекрывает издержки. Финансовая модель  вроде сходится, бизнес чувствует себя хорошо.

Системные недочёты проявляются, когда поток денег снижается. Тут оказывается, что платежей хватает, но большинство из них отложенные, а часть расходов можно было избежать при более грамотном планировании.

Особенно критично «проедание» авансов касается индивидуальных предпринимателей — для них расчётный счёт часто смешивает личные деньги и ресурсы бизнеса. 

Управленческий учёт отделит свободные деньги от «зарезервированных». Поэтому финансовые директора советуют вести учёт по операциям на счёте и «по отгрузке», опираясь на акты и накладные. 

Скрытая утечка денег

Неприятная ситуация: по всем показателям на счёте должны быть деньги, но их нет. Причин может быть множество: от просрочек до скрытых комиссий банков и прочих сервисов. Чтобы разобраться, придётся отследить денежные потоки всех юридических лиц и расчётных счетов. Решение не идеально, ведь критический момент уже наступил, а его хотелось бы предвидеть заранее.

Управленческий учёт включает аналитику, календарь платежей, бюджетирование и другие инструменты. Они сделают финансовые потоки прозрачными, руководитель бизнеса будет знать «маршрут» каждого рубля. 

Управленческий учёт не волшебная таблетка. Он даст понимание по состоянию дел, но решение остаётся за руководством компании. 

Требования к управленческому учёту

В начале мы сравнили управленческий учёт с приборной панелью автомобиля. Добавим к этому сравнению важную деталь: в компании самостоятельно решают какие метрики нужны для принятия решений. Есть несколько классических показателей, но остальное остаётся на усмотрение собственника.

Важно

Главное требование — поступающая информация не вводит в заблуждение и позволяет принимать решения. В остальном вопрос метрик остаётся внутренним делом бизнеса.

  • Автоматизация. В идеале программа или сервис, погружающая новую информацию без участия человека.
  • Оперативность. Важнее скорость получения информации, даже с небольшой погрешностью. В идеале данные поступают в реальном времени.
  • Свобода в показателях. Бухучёт работает с цифрами, но управленческий учёт более демократичен. Бракованные товары измеряются долями, удовлетворённость клиентов в баллах по шкале NPS, а средний заказ — количеством позиций в договоре.
  • Непрерывность учёта. Без этого затруднительно анализировать работу компании по разным направлениям. Например, сравнить результативность точек продаж.
  • Достаточность. Если управленческий учёт не даёт исчерпывающей информации, значит, это не управленческий учёт.
  • Детализация. Компания делится на юридические лица, они — на подразделения и проекты, и даже сотрудников. Только высокий уровень детализации позволит сделать источники прибыли прозрачными и исчисляемыми. 

К управленческому учёту стоит относиться как к ультимативному банковскому приложению. Оно должно отражать состояние дел онлайн, включать разные дашборды и детализацию до конкретной операции.

pulse

Найдите точки роста бизнеса с Контур.Пульс. Это сервис управленческого учёта, который используют и рекомендуют больше 1300 компаний

Отчет о движении денежных средств (ДДС)

Основной блок аналитики. Часто из-за него и обращаются к управленческому учёту. Движение денежных средств (ДДС) показывает сколько денег у бизнеса в моменте. Этот гораздо сложнее, чем кажется на первый взгляд. Разберёмся на примере.

Компания поставляет мебель крупными партиями. Контракты заключаются на миллионы рублей, но платежи по ним разбиваются на несколько траншей. Периодически нужно закупать материалы и платить за аренду производственных помещений. 

Схематически ситуация выглядит так:

Пример распределения платежей по месяцам

Траты постоянны, а доход динамичен. Важно, чтобы денег всегда хватало на закрытие обязательств. В примере демонстритуется, как «растянутость» платежей создаёт иллюзию бесконечного бюджета

Примерно в середине июня на счёте компании окажется значительная сумма. Особенно если смотреть по факту заключённых контрактов. Но какая часть денег в моменте действительности принадлежит бизнесу? Что можно тратить и не столкнуться с кассовым разрывом? Какие резервы оставить на случай возврата? Это только базовые вопросы, ведь в расчёты не включена зарплата, амортизация и многое другое.

Важно

ДДС помогает отделить поступления и доходы, платежи и расходы. Так движение финансов становится прозрачными. Понятно какие средства пока лучше зарезервировать, а что можно тратить.

Для удобства бизнеса ДДС раскрывает четыре показателя:

  1. Количество денег на начало периода.
  2. Статьи доходов.
  3. Статьи расходов.
  4. Количество денег на конец периода.

Для примера посмотрим на аналитику движения денежных средств в Контур.Пульсе.

Скриншот сервиса Контур.Пульс

Анализ ДДС в сервисе Контур.Пульс. Справа отражены ключевые статьи расходов

Здесь собраны основные показатели с разбивкой по категориям. Больше всего потратили на зарплату сотрудникам. Далее идёт покупка инструментов и расчёт страховой части пенсионных взносов. Каждая статья детализируется до конкретных сроков, договоров и ответственных сотрудников.

ДДС — первый этап внедрения управленческого учёта. Это своего рода азбука финансовой грамотности бизнеса. Она помогает избежать ситуаций, когда по документам деньги есть, но на счёте пусто.

Основы управленческого учёта

Метрики, которыми пользуются чаще всего.

Финансовый результат

Финансовый результат — разница между доходами и расходами за определённый календарный период. Может быть положительным (прибыль) и отрицательным (убыток). Поэтому показатель ещё называют о прибылях и убытках (ОПУ). 

Скриншот сервиса Контур.Пульс

Отражение ОПиУ в Контур.Пульс. Синие столбцы означают прибыль, а красные — убыток

Отчет помогает понять, что происходит с деньгами, куда компания их тратит и можно ли сэкономить. Допустим, открылся новый производственный цех. Загрузка — выше 70 %, но денег больше не становится. Собственник изучил ОПиУ и увидел, что выросли издержки на логистику, электроэнергию и обслуживание производственных мощностей. По отдельности показатели подросли незначительно, но вместе они обременяют компанию.

Также ОПиУ детализирует структуру долгов и может быть спроецирован на будущие периоды. Например, в Контур.Пульс прогноз формируются на основе статей, запланированных платежей и отчета ДДС.

Прибыльность сделок

Финансовый результат, но с детализацией до конкретной сделки или проекта. Как правило, у компаний нет трудностей с подсчётом дохода от сделки, но непонятно как считать издержки.

Скриншот сервиса Контур.Пульс

Прибыльность проектов в Контур.Пульс

В примере рентабельность проекта — 73,93 %. Достойный показатель. Если показатель ниже 50 % стоит внимательнее посмотреть статьи расходов и доходов.

Прибыльность клиентов

В маркетинге применяют метрику LTV (Life-Time Value). Она отражает жизненную ценность клиента — сколько он принёс денег пока оставался с компанией. Аналогичный показатель часто «вшивают» в управленческий учёт. Однако здесь есть нюанс. С точки зрения финансов интереснее увидеть платёжную дисциплину и динамику оплат.

Прибыльность продавцов

Большинство бизнесов следят за эффективностью менеджеров по продажам. При этом количество сделок не означает, что сотрудник приносит много денег. Возможно, продавец делает щедрые дисконты или не следит за своевременностью платежей клиентов.

Кроме ДДС бизнес оценивает финансовые результаты и прибыльность разных подразделений вплоть до конкретной сделки.

Запомнить

  1. Управленческий учёт нужен, чтобы понимать, сколько денег на самом деле заработал бизнес, какую сумму можно безопасно взять из оборота и не грозит ли предприятию кассовый разрыв.
  2. Незаменимые отчёты: движение денежных средств (ДДС), финансовые результаты (о прибылях и убытках) и прибыльность основных направлений.
  3. Чтобы принимать решения, отчёты обновляются онлайн и обладают детализацией до конкретной сделки. Поэтому сервисы справляются с задачей лучше Excel.

Статьи по теме

Анализ контрагентов

Российское законодательство не обязывает бизнес проверять контрагентов. Но если партнер окажется недобросовестным, вы рискуете потерять деньги — или даже попасть под налоговую проверку. Разберемся, как можно проанализировать контрагентов, кому и когда это стоит делать.

Основы бюджетирования в управленческом учёте

Бюджетирование — наиболее продвинутая форма управленческого контроля. Грубо говоря, бизнес определяет на что выделить деньги, зачем это делать и как измерять эффективность вложений. Главное здесь учёт и контроль, поэтому методика полезна большинству предприятий.

Отчёт о прибыли и убытках

Отчёт о прибылях и убытках (Profit and loss statement — англ.) помогает оценить рентабельность компании. Показатель раскрывает все доходы и расходы за нужный период: месяц, квартал или год. Понятно как бизнес зарабатывал деньги, на что их потратил и сколько осталось в конце периода.

Разберём отчёт о прибыли и убытках, объясним его отличие от движения денежных средств и покажем его пользу для бизнеса.

Движение денежных средств в управленческом учёте

Движение денежных средств (ДДС) показывает, какой объём денег прошёл через бизнес. Отражаются как общие поступления и списания, так и конкретные операции по всем расчётным счетам и кассам. Так компания контролирует финансы в реальном времени без запроса отчётов и их ожидания. 

Расскажем почему ДДС — важная метрика, и как она помогает собственнику принимать управленческие решения.

Попробовать бесплатно