Основы бюджетирования в управленческом учёте — Контур.Пульс — СКБ Контур

Основы бюджетирования в управленческом учёте

Бюджетирование — наиболее продвинутая форма управленческого контроля. Грубо говоря, бизнес определяет на что выделить деньги, зачем это делать и как измерять эффективность вложений. Главное здесь учёт и контроль, поэтому методика полезна большинству предприятий.

Что такое бюджетирование

Возможно, вы видели репортажи с «бюджетных» заседаний Государственной Думы. В таких сюжетах говорят, что депутаты приняли проект федерального бюджета, акцент в нём делается на образовании и здравоохранении. Ещё все гордятся, когда получается сверстать документ с профицитом — когда доходы превосходят расходы. С предприятиями работает похожая логика.

Планирование бюджета — это продумывание финансовой деятельности предприятия в зависимости от его целей. Как правило, организация распределяет свои экономические ресурсы сразу на год.

Бюджетирование — не синоним планирования. Это чисто управленческий инструмент, созданный для повышения результативности бизнеса. Кроме непосредственно планирования (постановки целей), в методику входит учёт (фиксирование достижений) и контроль (анализ отклонений).

Где применяется

В российских законах нет жёсткого требования вести бюджет предприятия. Здесь как с управленческим учётом — заказчиком выступает сам бизнес. Это постоянный процесс планирования деятельности в целом и отдельных операций в частности. Соответственно, основное применение раскрывается в финансовом учёте.

Скриншот интерфейса сервиса управленческого учёта Контур.Пульс

Таблица расходов и доходов раскрывает финансовую основу предприятия Это основа, показывающая сколько ресурсов есть у компании и на какие цели они распределяются.

Здесь важно разделить бухгалтерские и финансовые интересы. Бухгалтерия показывает что произошло, а финансы — что будет с максимально возможной детализацией.

Кому подходит

Все предприниматели занимаются бюджетированием, например, когда ведут базовую оценку доходов и расходов. Принципиальный момент кроется в детализации и сознательности этого процесса. Малому бизнесу относительно легко отследить финансовые потоки, но средним и крупным предприятиям не обойтись без специальных программ и финансистов.

Если ресурсы компании ограничены, ей нужно бюджетирование. Иными словами, оно полезно всем бизнесам.

Бюджетирование не бюрократическая процедура, а инструмент контроля за ресурсами, эффективностью подразделений и достижению планов. 

Задачи бюджетирования

Среди менеджеров ходит штамп «бюджет является количественным выражением целей компании». Дальнейшие уточнения будто не нужны, но на деле фраза маскирует разлад в бюджете и стратегических целях. 

Допустим, предприятие планирует открыть представительство в новом регионе. Странно, если руководитель выделит на эту цель миллион рублей и скажет «жду результат через месяц». Скорее понадобится система подсчёта: возможные помещения, их стоимость, затраты на обучение нового персонала, закупка оборудования и т.д. 

Открывая заведение общепита или ритейла, я знаю, сколько там будет ластиков и тряпок для мытья пола. В работе с сотрудниками четко прописываю, кто за что отвечает, за что получает деньги.

Дмитрий Потапенко
Экономист

Бюджетирование решает три основные задачи:

Планировать доходы и расходы

Эффективное бюджетирование возможно, когда доходы и расходы прозрачны. Пока компания небольшая у неё не возникает затруднений с планированием. С расширением производства, штата и открытием точек продаж становится очевидно, что каждое подразделение старается перетянуть «одеяло» бюджета на себя. И это нормально, только ресурсы ограничены, поэтому логичнее заранее продумать их распределение. 

Объективно оценить результативность

Иногда реальные показатели сильно превышают запланированные и это должно насторожить. Особенно, когда отчётность концентрируется на товарообороте. Раньше «головной болью» розницы были директора магазинов, которые снижали цены на товары в конце периода. Так они старались сделать привлекательную отчётность и получить бонусы, пусть и ценой прибыльности магазина. Сегодня чаще встречается намеренное занижение целевых показателей.

Управленческий контроль поможет объективно оценить цели бизнеса и выстроить систему их оценки.

Распределить ресурсы

Скриншот интерфейса сервиса управленческого учёта Контур.Пульс

Когда бизнес заранее знает какими ресурсами обладает, превышения бюджета очевидны на стадии планирования. У руководства появляется время и информация, чтобы разобраться в ситуации.

Ресурсы всегда ограничены. Если их не рассчитывать, предприятие может столкнуться с кассовыми разрывами и в худшем случае с остановкой производства. Предусмотреть все риски заранее вряд ли возможно, но реально посчитать сколько денег нужно каждому подразделению компании. Полученная сумма включает и запланированные платежи.

Задача бюджетирования — соотнести цели бизнеса с ресурсами, предусмотреть издержки и определить показатели, которые будут говорить о достигнутых результатах.

pulse

Найдите точки роста бизнеса с Контур.Пульс. Это сервис управленческого учёта, который используют и рекомендуют больше 1300 компаний

Плюсы бюджетирования

Трудно представить сценарий при котором бюджетирование противопоказано предприятию или производству. Когда человек открывает счёт в банке, то сразу устанавливает приложение — чтобы следить за расходами, поступлением денег и устанавливать финансовые цели. С бизнесом похожая логика.

Можно выделить три главных преимущества бюджетирования:

Денежные потоки становятся прозрачными

В большинстве компаний договоры распределены по времени, а обязательные платежи фиксированы по датам. Это создаёт дисбаланс: вроде бы денег должно быть много, но они постоянно куда-то уходят.

Скриншот интерфейса сервиса управленческого учёта Контур.Пульс

Графики обязательных платежей наглядно показывают обязательства бизнеса. При поступлении денег статистика меняется в реальном времени.

Стандартная визуализация бюджета в виде таблиц не всегда позволяет взглянуть на ситуацию в целом. Поэтому бизнес чаще обращается к системам управленческого учёта.

Допустим, у предприятия есть ряд обязательств. Обязательные платежи вроде аренды можно запланировать на год вперёд. Прочие платежи выстраиваются по приоритетности. Это поможет понять, какую оплату провести в первую очередь, и защитит компанию от трат средств без ведома руководителя.

План-факт отслеживается в реальном времени

Без контроля бюджетирование превращается в бюрократическое упражнение. По нашим данным, в среднем компании анализируют план-факт раз в 1,5 месяца. Может показаться, что этого достаточно. Допустим, за этот период произошли перерасходы по статьям, подразделениям и проектам. Как следствие, предприятию придётся пересмотреть планы, искать выход из ситуации.

В сервисах управленческого контроля план-факт заполняется автоматически. Сотрудники вводят данные, и они попадают в дашборд. При необходимости фильтры позволят отследить подразделения компании. Программа учитывает статьи, по которым есть платежи, даже если по ним не был заполнен бюджет.  

В компании выстраивается управленческий учёт

Управленческий учёт вводится по инициативе бизнеса, чтобы видеть «общую картинку» по всем счетам и юридическим лицам. Бюджетирование и управленческий учёт дополняют друг друга — оба помогают управлять финансовыми потоками. Бюджетирование в таком случае позволит не только навести порядок в имеющихся ресурсах, но и четко спрогнозировать их поступление в будущем.

Представим, что к руководителю пришёл начальник отдела — нужно больше денег в следующем месяце. Возникают вопросы: есть ли ресурсы, почему нельзя обойтись согласованным бюджетом, какие показатели демонстрировал отдел и т.д. Без бюджетирования сведение отчётов заняло бы слишком много времени. Однако с ним у руководителя будет оперативная визуализация нужной информации.

С бюджетным планированием всегда лучше, чем без него. Это вопрос распределения ресурсов. Если предприятие не следит за деньгами, их часть неизбежно будет растворяться. 

Минусы бюджетирования

Вряд ли получится просто свести цели на год с метриками эффективности. Частая проблема — бюджетирование и реальная система внутри бизнеса существуют параллельно друг другу. В наиболее запущенном случае документ верстают за 15 минут, чтобы просто закрыть задачу в ежедневнике. При этом вопросы финансирования решаются в индивидуальном порядке, иногда вообще в обход бюджета.

Другая сложность — ключевые показатели спускаются «сверху», а менее значимые отдают на откуп начальникам отделов. Получается сумятица, ведь стратегические цели не спешат объяснить, а сотрудники вынуждены «подгонять» под них планы, не до конца понимая их смысл.

Бюджетирование требует строгой финансовой дисциплины. Иногда после вёрстки плана у кабинета директора выстраивается очередь — сотрудники несут на подпись документы, выходящие за рамки бюджета. Это говорит о недостаточной детализации планов и показателей. Значит, планы придётся корректировать.

Мало кому нравится погружаться в цифры и сводить отчёты. Однако это необходимо, если бизнес планирует расти.

Запомнить

  1. Бюджетирование — инструмент управленческого учёта. Методика включает планирование, фиксирование достижений и контроль результатов.
  2. Если у компании ограниченные ресурсы, ей нужно бюджетирование. Хотя бы на уровне целей и фиксации прибылей и убытков.
  3. Обычно бюджет корректируют раз в полтора месяца. Лучше, если у компании есть программа для управленческого учёта. В этом случае коллизии будут очевидны заранее, а не постфактум.

Статьи по теме

Анализ контрагентов

Российское законодательство не обязывает бизнес проверять контрагентов. Но если партнер окажется недобросовестным, вы рискуете потерять деньги — или даже попасть под налоговую проверку. Разберемся, как можно проанализировать контрагентов, кому и когда это стоит делать.

Отчёт о прибыли и убытках

Отчёт о прибылях и убытках (Profit and loss statement — англ.) помогает оценить рентабельность компании. Показатель раскрывает все доходы и расходы за нужный период: месяц, квартал или год. Понятно как бизнес зарабатывал деньги, на что их потратил и сколько осталось в конце периода.

Разберём отчёт о прибыли и убытках, объясним его отличие от движения денежных средств и покажем его пользу для бизнеса.

Основы управленческого учёта. Как удержать бизнес под контролем

Управленческий учёт нужен, чтобы понимать, сколько денег на самом деле заработал бизнес, какую сумму можно безопасно взять из оборота и не грозит ли предприятию кассовый разрыв. Бухгалтерия не поможет отследить нужные показатели в реальном времени, а Налоговой и Пенсионному фонду управленческий учёт не интересен.

Расскажем, как увидеть движение денежных средств, кто должен этим заниматься и какие показатели отслеживать.

Движение денежных средств в управленческом учёте

Движение денежных средств (ДДС) показывает, какой объём денег прошёл через бизнес. Отражаются как общие поступления и списания, так и конкретные операции по всем расчётным счетам и кассам. Так компания контролирует финансы в реальном времени без запроса отчётов и их ожидания. 

Расскажем почему ДДС — важная метрика, и как она помогает собственнику принимать управленческие решения.

Попробовать бесплатно