Как правильно обосновать расходы по командировке на своем авто и провести их в бухгалтерии?

Question

Сотрудник предоставил по возвращению путевой лист, чеки за ГСМ, отчет о проезде по платной дороге М11 (распечатка с личного кабинета), чек за мойку авто после эксплуатации (машина не сотрудника, вписан в страховку). 

Как правильно обосновать расходы и провести в бухгалтерии? 

Что необходимо еще для отчета? 

Есть приказ, служебная записка, отчет сотрудника о выполненной работе.

Алла Грешкина · Accepted Answer

Добрый день,
Согласно п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749:
В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

Следовательно, если работник организации едет в командировку на своем автомобиле и организация компенсирует работнику стоимость израсходованных в поездке ГСМ, то для учета расходов на ГСМ необходимо оформить следующие документы:
- приказ руководителя организации о направлении в командировку, с указанием используемого вида транспорта 
- путевой лист (путевой лист легкового автомобиля)
- по возвращению из командировки, работник организации составляет авансовый отчет, с приложением первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ (Письма МФ РФ от 20.04.2015 N 03-03-06/22368, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406)

Если организация применяет ОСНО или УСН с объектом «доходы минус расходы», затраты на мойку автомобиля, который используется в деятельности организации, можно учесть, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, Письмо МФ РФ от 20.06.2006 N 03-03-04/1/530).

В бухгалтерском учете формируются следующие записи (если сотрудник сам оплачивает расходы):
- Д 71 К 50 (51) - выданы командированному работнику подотчетные суммы
- Д 20 (26, 44, 91.2) К 71 - отражены затраты по командировке

С уважением, А. Грешкина

Как правильно обосновать расходы по командировке на своем авто и провести их в бухгалтерии?

Вопросы по теме