Как вернуть переплату по НДФЛ за сотрудника, работающего по трудовому договору вне РФ?

Question

Заключили с сотрудником, гражданином РФ, допсоглашение к трудовому договору об удаленной работе не в РФ. Но по ошибке бухгалтера продолжали платить все взносы и НДФЛ как за резидента, работающего на территории РФ. 

Недавно обнаружили эту ошибку, поняли, что переплатили НДФЛ за 2 года и что сотрудник должен был сам платить НДФЛ, а также подавать 3-НДФЛ в первые полгода своей работы, а потом вообще не платить. Сотрудник ничего не подавал и сам не оплачивал, поскольку компания платила НДФЛ за него. 

Каким образом лучше всего исправить эту ошибку согласно закону? 
Как организации зафиксировать этот факт в налоговой и запросить возврат НДФЛ (можно ли вообще)?
Как поступить сотруднику? Можно и нужно ли подать НДФЛ за уже прошедший период? Нужно ли перечислить НДФЛ за полгода, пока он был резидентом (хотя за него платила компания)? 

Посоветуйте, пожалуйста. Спасибо.

Алла Грешкина · Accepted Answer

Добрый день.

Если организация-работодатель с момента отъезда сотрудника с территории РФ удерживала НДФЛ, то данная сумма является излишне удержанным НДФЛ, который необходимо вернуть сотруднику.

Вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ, согласно пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ, относится к доходам от источников за пределами РФ (Письмо МФ РФ от 18.07.2019 N 03-04-06/53227).

Налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год с 1 января по 31 декабря (ст. 216 НК РФ). Соответственно, окончательный налоговый статус физического лица за год определяется на 31 декабря (Письмо УФНС по Москве от 28.10.2015 N 20-14/114788@).

При этом, надо учитывать следующее:

- Если на последний день налогового периода (года) сотрудник признается налоговым резидентом РФ, но получает доходы от источников за пределами РФ, то исчисление, декларирование и уплата НДФЛ производится им самостоятельно (пп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ, пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ, Письма МФ РФ от 14.04.2021 N 03-04-06/27827, от 20.01.2021 N 03-04-06/2495, от 24.01.2019 N 03-04-05/3585, от 22.02.2017 N 03-04-06/10460, от 14.04.2021 N 03-04-06/27827, ФНС РФ от 15.07.2021 N БС-4-11/9947).

- Если на последний день налогового периода (года) сотрудник не признается налоговым резидентом РФ и получает доходы от источников за пределами РФ, то сотрудник вообще не должна платить НДФЛ на основании п. 2 ст. 209 НК РФ, поскольку доходы нерезидентов РФ, полученные от источников за пределами РФ, не подлежат налогообложению НДФЛ в России (Письма МФ РФ от 04.03.2022 N 03-04-06/15886, от 14.04.2021 N 03-04-06/27827, от 20.01.2021 N 03-04-06/2495, от 24.01.2019 N 03-04-05/3585, от 13.07.2018 N 03-15-06/48881 и многие другие).

Порядок возврата излишне удержанного НДФЛ приводится в ст. 231 НК РФ, в соответствии с которой установлены следующие правила:

1. Организация-работодатель должна сообщить сотруднику о том, что с его доходов был излишне удержан НДФЛ, в течение 10 рабочих дней после обнаружения данного факта (п. 1 ст. 231 НК РФ, Письмо МФ РФ от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112).

2. В ответ на это сообщение организации-работодателя сотрудник должен написать заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ (Письма МФ РФ от 08.07.2019 N 03-04-06/51172, ФНС РФ от 09.09.2021 N БС-4-11/12811@).

Утвержденной формы для такого заявления нет, но в нем должны быть следующие сведения (п. 1 ст. 231 НК РФ):
- Ф.И.О. работника;
- наименование организации-работодателя;
- сумма излишне удержанного НДФЛ, подлежащая возврату;
- номер счета и другие банковские реквизиты для перечисления налога;
- подпись сотрудника.

3. Возврат излишне удержанного НДФЛ осуществляется за счет уменьшения предстоящих платежей по этому налогу. При этом не имеет значения, с доходов каких работников удержан этот налог: с доходов работника, которому необходимо вернуть излишне удержанный НДФЛ, или с доходов других работников. Для возврата также не имеет значения, какие именно доходы выплачивает налоговый агент (организация-работодатель) и по какой ставке они облагаются налогом (Письма ФНС РФ от 13.08.2021 N СД-4-11/11455@, МФ РФ от 05.12.2012 N 03-04-06/4-342).

Сотрудник может подать заявление в течение трех лет со дня перечисления в бюджет лишней суммы НДФЛ, удержанного с его дохода (Письмо МФ РФ от 27.12.2012 N 03-04-06/4-370).

На основании п. 1 ст. 231 НК РФ, возврат излишне удержанной суммы НДФЛ производится налоговым агентом (работодателем) в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом заявления от сотрудника.

Кроме того, организации необходимо пересчитать НДФЛ и представить в налоговую инспекцию уточненные расчеты 6-НДФЛ за период неправомерного удержания НДФЛ из доходов указанного сотрудника.

С уважением, А. Грешкина

Как вернуть переплату по НДФЛ за сотрудника, работающего по трудовому договору вне РФ?

Вопросы по теме