Право подписи ТОРГ-12 в Диадок
Поставщик не привозит бумажные накладные и счета-фактуры, а отправляет их в ДИАДОК. Товар принимает кладовщик, он не работает в ДИАДОКе, но является материально-ответственным лицом. Он проводит поступление в учетной системе. ЭСФ и ТОРГ-12 приходят бухгалтеру в 1С бухгалтерию. На каком основании она должна их подписывать, если она не является материально-ответственным лицом и товара не видела?
Со стороны покупателя электронную товарную накладную должен подписывать тот сотрудник, который уполномочен на подписание первичных документов.
Если один сотрудник отвечает за прием товарно-материальных ценностей, а другой является уполномоченным на подписание, то в строках «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» - информация о доверенности уполномоченного лица.
В Диадоке реализован удобный функционал для работы и кладовщика, и бухгалтера. В случае если материально-ответственным лицом является кладовщик, а на подписание документов уполномочен бухгалтер и электронная подпись есть только у него, то работу можно построить таким образом, что в бухгалтерию документ будет попадать только после визирования кладовщиком: при поступлении товарно-материальных ценностей на склад, кладовщик авторизуется в Диадоке по логину/паролю, принимает входящую накладную и ставит на ней свою "визу". Далее он направляет документ бухгалтеру. Бухгалтер авторизуется в системе по электронной подписи, видит входящий документ с "визой" кладовщика и подписывает его электронной подписью.
При подписании поле "Груз принял"="Другой сотрудник организации получателя" желательно, чтобы было доступно для заполнения на ранней стадии согласования (например, экономистом снабжения или экономистом в цехе или кладовщиком на складе), а при подписании коммерческим директором поля Фамилия, Имя , Отчество, Должность уже были бы заполнены.