Путевка в журнале учета путевых листов.
Кира Кари, 9 февраля 2015
На одной машине работают два водителя. Они ездят вместе, меняют друг друга в пути. Кто должен расписываться за путевку в журнале учета путевых листов? Надо выписывать 2 путевых листа или один? Можно ли писать двух водителей в одной путевке?
Согласно Приказу Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов", если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя (п. 11 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).
В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку (п. 15 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).
В соответствии с указаниями по применению и заполнению этой формы она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Кроме того, путевой лист является документом, подтверждающим произведенные при использовании автомашины расходы на ГСМ.
Однако, в форме путевого листа организация может предусмотреть внесение сведений о двух и более водителях.
Подтверждением этой позиции могут служить итоги судебного разбирательства дела, предметом которого стал факт непризнания налоговым органом в качестве первичных документов, подтверждающих расход ГСМ, путевых листов с внесенными в них сведениями о двух и более водителях (постановление ФАС Московского округа от 28.10.2009 N КА-А41/11287-09).
При этом суд указал, что наличие в путевых листах сведений более чем об одном водителе не опровергает фактического использования автомобилем горюче-смазочных материалов. Налоговый орган, на который ч. 3 ст. 189, ч. 5 ст. 200 АПК РФ возложено бремя доказывания по административным делам, не пояснил, каким образом данное обстоятельство опровергает использование горюче-смазочных материалов.
Таким образом, если путевой лист не подразумевает расчета заработной платы, то можно принять решение и вписывать обе фамилии в один путевой лист, однако у контролирующего органа могу возникнуть несогласия по правильности заполнения, тогда нужно будет это доказывать и обосновывать. Чтобы этого избежать, лучше выписывать отдельно путевой лист на каждого водителя. Если это делается автоматизировано, то эта процедура выполняется в несколько кликов мышки, и не займет много времени.
Не забывайте также регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа N 152) – вписывать вручную, либо упростить этот процесс - вместе с процедурой выписки путевых листов получать готовый журнал регистрации.
Водители при передаче транспортного средства должны принять и показания расхода ГСМ, и километраж, и время работы, при этом 1 водитель подтверждает что сдал, 2 водитель подтверждает что принял.
При использовании эл.систем учета, необходимо учитывать время работы (расход ГСМ, километраж) на каждого водителя по одному путевому листу.