Транспортные расходы
Алина Шейко, 15 мая 2015
Генеральный директор (единственный сотрудник организации) много использует собственный автомобиль для рабочих целей. как правильно оформить затраты на ГСМ? нужно ли оформлять договор аренды на автомобиль или нет? В общем интересует как это правильно оформить от и до?
Да, очень часто использование личного автомобиля в служебных целях оформляется как аренда автомобиля без экипажа. Сотрудник выступает в роли арендодателя и сдает собственную машину компании, в которой работает. В свою очередь работодатель является арендатором и ежемесячно начисляет сотруднику арендную плату. При этом в договоре есть пункт о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация.
Далее определяемся с расходами на ГСМ - либо учет по путевым листам, тогда нужно четко отслеживать показания одометра и время выезда и возвращения ("плюс" - можно учесть в расходы все фактические суммы расходов на ГСМ, "минус" - сложно, но возможно фиксировать всю информацию по путевому листу, т.к. часть времени руководитель ездит и по личным делам), либо учет по лимитам ("плюс" - выдается фиксированный лимит средств на ГСМ, "минус" - превышение лимита оплачивается из личных средств сотрудника).
Нормы установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 92 и составляют для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см - 1 200 руб., свыше 2000 куб. см - 1 500 рублей.
Основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя организации, документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы), а также путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Таким образом, организация вправе учесть в составе расходов при определении налоговой базы сумму компенсации за использование личного автомобиля для служебных поездок в размере 1200 руб. или 1500 руб. при условии, что эти расходы экономически оправданы и документально подтверждены.
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за использование личного автомобиля и суммы возмещения расходов, понесенных в результате такого использования, не облагаются НДФЛ.
ПЛЮС все затраты на бензин возмещаю ему и так же учитываю в расходах для налога на прибыль?
ведь если я правильно поняла,компенсация - это амортизация, она не включает затрат на бензин