Как правильно оформить затраты на ГСМ — СКБ Контур

Транспортные расходы

Алина Шейко, 15 мая 2015

Генеральный директор (единственный сотрудник организации) много использует собственный автомобиль для рабочих целей. как правильно оформить затраты на ГСМ? нужно ли оформлять договор аренды на автомобиль или нет? В общем интересует как это правильно оформить от и до?

3 089

Решен

Юлия Вольхина, эксперт 18 мая 2015

Вам отвечает эксперт программного продукта “Путевые листы и ГСМ” https://kontur.ru/putevye-listy-i-gsm
Да, очень часто использование личного автомобиля в служебных целях оформляется как аренда автомобиля без экипажа. Сотрудник выступает в роли арендодателя и сдает собственную машину компании, в которой работает. В свою очередь работодатель является арендатором и ежемесячно начисляет сотруднику арендную плату. При этом в договоре есть пункт о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация.
Далее определяемся с расходами на ГСМ - либо учет по путевым листам, тогда нужно четко отслеживать показания одометра и время выезда и возвращения ("плюс" - можно учесть в расходы все фактические суммы расходов на ГСМ, "минус" - сложно, но возможно фиксировать всю информацию по путевому листу, т.к. часть времени руководитель ездит и по личным делам), либо учет по лимитам ("плюс" - выдается фиксированный лимит средств на ГСМ, "минус" - превышение лимита оплачивается из личных средств сотрудника).

Алина Шейко 18 мая 2015

дохода физ.лиц, ведь так? Но это совершенно нелогично, на мой взгляд, ведь он сам у себя ее и "арендует"... Знаю, что есть вариант не оформлять договор аренды, а выплачивать так называемую компенсацию-по нормам-1200 кажется рублей в месяц. Плюс отдельно затраты на ГСМ. Выгоднее ли это?

Алина Шейко 18 мая 2015

Спасибо. Но в таком случае директору придется платить налог с дохода физ.лиц, ведь так? Но это совершенно нелогично, на мой взгляд, ведь он сам у себя ее и "арендует"... Знаю, что есть вариант не оформлять договор аренды, а выплачивать так называемую компенсацию-по нормам-1200 кажется рублей в месяц. Плюс отдельно затраты на ГСМ. Выгоднее ли это?

Юлия Вольхина, эксперт 19 мая 2015

@Алина Малина. Если расходов на ГСМ немного, то вариант с компенсацией Вам подходит.

Нормы установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 92 и составляют для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см - 1 200 руб., свыше 2000 куб. см - 1 500 рублей.
Основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя организации, документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы), а также путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Таким образом, организация вправе учесть в составе расходов при определении налоговой базы сумму компенсации за использование личного автомобиля для служебных поездок в размере 1200 руб. или 1500 руб. при условии, что эти расходы экономически оправданы и документально подтверждены.
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за использование личного автомобиля и суммы возмещения расходов, понесенных в результате такого использования, не облагаются НДФЛ.

Алина Шейко 19 мая 2015

Юлия Вольхина. Т.о. я выплачиваю сотруднику компенсацию в том размере, который мы оговорим в трудовом договоре (но для налога на прибыль могу учесть только 1200 или 1500 в зависимости от объема двигателя)
ПЛЮС все затраты на бензин возмещаю ему и так же учитываю в расходах для налога на прибыль?
ведь если я правильно поняла,компенсация - это амортизация, она не включает затрат на бензин

Юлия Вольхина, эксперт 26 мая 2015

@Алина Малина. Да. Cогласно подп.11 п.1 ст. 264 НК РФ и Постановлению N 92 нормированию подлежит только компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта сотрудника, расходы же, связанные с его использованием, в том числе расходы на ГСМ, нормированию не подлежат.

РХ

Рамзиль Хабибуллин 6 марта 2018

Юлия Вольхина. Выдержка из сайта klerk.ru В Постановлении № 92 не разъясняется, что понимается под термином «компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов». Еще в Письме Минфина России от 16.05.2005 № 03‑03‑01‑02/140 было указано, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат – износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов.

РХ