Как компенсировать затраты на аренду квартиры для сотрудника?

Алла Шабанова, 13 мая 2020
Как компенсировать затраты на аренду квартиры для сотрудника?
Компания заключает договор аренды квартиры для сотрудника, учитывает затраты. Но нет ответственности сотрудника при эксплуатации квартиры.

Если сотрудник сам будет заключать договор аренды квартиры, а компания ему будет компенсировать эти затраты, то:

1. Какими налогами будет облагаться сумма компенсации затрат за аренду квартиры?

2. Как оформить и отразить затраты между работником и компанией, чтобы налогообложение было минимальное?

3. В каких документах лучше отразить данные условия (трудовой договор, приказ и т.д.)?
Сохранить
Отменить
3 2
У меня такой же вопрос У меня такой же вопрос
476 просмотров
В избранное
2 комментария
АГ https://normativ.kontur.ru
Алла Грешкина, главный бухгалтер 14 мая
Добрый день,

Ответ на вопросы №1 и №2:

По вопросу учета арендной платы и компенсации арендных платежей сотруднику, в Письме ФНС РФ от 12.01.2009 N ВЕ-22-3/6 сказано:
если оплата жилья для проживания работников предусмотрена в трудовом договоре и оговорен ее конкретный размер, то подобная выплата может рассматриваться как составная часть заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме.
На основании изложенного, если предоставление квартиры для проживания работника будет являться условием трудового договора и рассматриваться сторонами как обязанность работодателя выплачивать часть заработной платы в неденежной форме (с конкретным определением размера этой части), то подобные расходы следует учитывать в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда.
2. Если по условиям коллективного договора иногородним работникам предусмотрена выплата денежной компенсации за оплату жилья, то следует исходить из следующего.
Подобные выплаты в смысле статьи 255 Кодекса не являются оплатой за выполнение трудовых функций работником.
Указанные выплаты следует рассматривать как выплаты в пользу работников, которые на основании пункта 29 статьи 270 Кодекса не учитываются в целях налогообложения прибыли.

Аналогичное мнение высказано в Письме МФ РФ от 17.03.2009 N 03-03-06/1/155.

Таким образом, организация вправе учесть затраты на аренду жилого помещения для сотрудника в составе расходов на его оплату труда. При этом, согласно ст. 131 ТК РФ доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы. Следовательно, затраты на оплату жилья работника могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения прибыли в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы (ст. 255 НК РФ), при условии, что это предусмотрено трудовым договором.

Письма МФ РФ от 22.10.2013 N 03-04-06/44206, от 30.09.2013 N 03-03-06/1/40369, от 19.03.2013 N 03-03-06/1/8392, от 02.05.2012 N 03-03-06/1/216, от 28.10.2010 N 03-03-06/1/671, от 17.01.2011 N 03-04-06/6-1

Что касается компенсации (возмещения) расходов по оплате жилья сотруднику, то учитывая официальное мнение, не исключены возникновения споров с налоговым органом в случае включения в состав расходов при исчислении налога на прибыль указанного возмещения. В такой случае, свою точку зрения организации придется отстаивать в суде.

НДФЛ

Поскольку оплата за аренду квартиры (плюс коммунальные расходы) для сотрудника является частью оплаты его труда, то есть доход работника, выраженный в натуральной форме, то указанная сумма облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке
(Письма МФ РФ от 24.05.2018 N 03-04-06/35176, от 23.01.2018 N 03-04-06/3201, от 03.10.2017 N 03-04-06/64421, от 29.12.2016 N 03-04-05/79264).

Страховые взносы

Согласно ст. 420 НК РФ объектом обложения признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательном страхованию. Статьей 422 НК РФ определен Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, но при этом, суммы расходов по найму жилого помещения в данной статье не поименована (Письма МФ РФ от 19.02.2018 N 03-04-06/10129, от 16.05.2018 N 03-04-06/32677).

Если речь идет о выплате работнику компенсации по самостоятельно заключенному им договору найма помещения, а не об аренде квартиры организацией, то доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, в этом случае отсутствует. При этом, согласно официальному мнению, изложенному в Письме ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, суммы ежемесячного возмещения расходов по найму жилого помещения в полной мере соответствуют всем элементам объекта обложения страховыми взносами, а значит, облагаются ими.

Следовательно, минимизировать налоговые риски можно в том случае, если организация самостоятельно заключает договор аренды с арендодателем и оплачивает ему арендную плату, а не возмещает арендные расходы сотрудникам.

С уважением, А. Грешкина
АГ https://normativ.kontur.ru
Алла Грешкина, главный бухгалтер 14 мая
Добрый день,

Ответ на вопросы №3

Для того, чтобы организация могла учесть в расходах оплату за арендуемую для сотрудника, квартиру (включая коммунальные услуги), необходимо, чтобы предоставление жилья указанному сотруднику, было предусмотрено трудовым договором.

Документы, подтверждающие затраты на оплату проживания сотрудника:
- трудовой договор, который предусматривает оплату организацией проживания указанного работника
- договор аренды квартиры
- платежное поручение на перечисление арендной платы и коммунальных услуг

С уважением, А. Грешкина
 Вернуться

Похожие вопросы

Показать еще вопросы... Нет подходящего вопроса? — Задайте свой вопрос.

Статьи на эту тему

Ничего не найдено. Задайте свой вопрос
Бухгалтерия
Бухгалтерия

Ведение бухгалтерии, расчет зарплаты и сдача отчетности для бухгалтеров небольших компаний

Узнать больше