Как перейти на электронный кадровый документооборот?

Елизавета Русских, 14 мая 2020
Как перейти на электронный кадровый документооборот?
Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, каков процесс перехода на электронный кадровый документооборот?

Обязательно ли при обмене кадровыми документами использовать сервис обмена (обмениваться через оператора) или возможен обмен напрямую?

Какова стоимость такого обслуживания в месяц (услуги оператора, ЭЦП на 1 сотрудника и ЭЦП на организацию)?
Сохранить
Отменить
4 3
У меня такой же вопрос У меня такой же вопрос
470 просмотров
В избранное
5 комментариев
https://kontur.ru/extern
Екатерина Ланцева 14 мая 2020
Елизавета, добрый день!
Отвечаем последовательно на 3 ваших вопроса:

1. Процесс перехода компании на электронный кадровый документооборот такой:
- Выбрать технологию, с помощью которой вы будете обмениваться кадровыми документами.
- Рассказать сотрудникам компании, что в ближайшие недели/месяцы планируется переход на электронный кадровый документооборот, чтобы их морально подготовить. Ответить на вопросы сотрудников, если они возникнут.
- Утвердить «Положение об электронном документообороте», которое регламентирует формы электронных кадровых документов и порядок использования в них электронной подписи.
- Подписать на бумаге с каждым сотрудником соглашение об электронном документообороте.
- Начать обмениваться документами.


2. При обмене кадровыми документами можно использовать сервис обмена через оператора либо можно обмениваться напрямую при условии применения определённых технологий, которые обеспечивают юридическую значимость кадровых документов в течении 50 лет. А именно подтверждение неизменности документа, подтверждение точного времени и даты подписания с обеих сторон. Подробнее об этих вариантах:

Вариант А – при помощи третьей стороны, например СКБ Контура.
Момент подписания электронного документа фиксирует третья сторона, которая должна присутствовать при подписании документа. Она зафиксирует время и день подписания электронного документа в соответствующем протоколе или квитанции. На основе этого метода некоторые компании предлагают системы, которые участвуют в ЭДО и хранят время подписи. В Диадоке реализована обязательная проверка сертификата и подписи под документом, а также проставление штампа времени подписания, полученного от доверенного сервера.

Вариант Б – без помощи третьей стороны.
Использовать службу штампов времени TSP (Time-Stamp Protocol) и протокола OCSP (Online Certificate Status Protocol). TSP фиксирует точное время подписания документа, а OCSP — что в момент подписания сертификат КЭП был действителен. Эти данные сохраняются в подписанном КЭП документе. Такие протоколы предлагают некоторые информационные системы и удостоверяющие центры. Но у этого подхода есть несколько ограничений:
- Информационная система, в которой подписывают электронного документа, должна быть оснащена инструментами создания TSP и OCSP;
- В момент подписания на компьютере должен быть интернет, а серверы TSP, OCSP должны исправно работать.
- Срок действия сертификатов серверов TSP, OCSP не больше 15 лет. Если к этому времени у вашего документа не закончится срок хранения, то нужно будет переподписать его.


3. Стоимость наших услуг зависит от нескольких факторов, мы сможем это обсудить в непубличной переписке. Для этого обратитесь, пожалуйста, к менеджеру Сервисного центра, который закреплен за вашей организацией.
ЕР
Елизавета Русских 15 мая 2020
Екатерина, добрый день! Спасибо за подробный ответ. За нашей организацией не закреплен пока ни один менеджер Сервисного центра. Подскажите, пожалуйста, как можно связаться с менеджером?
https://kontur.ru/extern
Екатерина Ланцева 18 мая 2020
Добрый день!
Отправка заявки на подключение доступна здесь. При общении с менеджером можно сослаться на данное обсуждение.
Ирина Алькимович 22 мая 2020
Здравствуйте, интересует цена услуги на штат из 20 человек
ЕР
Елизавета Русских 29 мая 2020
Добрый день! оставляла заявку 22.05.2020 по поводу кадрового ЭДО, со мной связались с обещанием перезвонить по моему запросу,срок стоял 25-26 мая, информации по-прежнему нет, к сожалению. Подскажите, пожалуйста, услуга кадрового ЭДО доступна в Контур Диадок? Спасибо
 Вернуться

Похожие вопросы

Показать еще вопросы... Нет подходящего вопроса? — Задайте свой вопрос.

Статьи на эту тему

Ничего не найдено. Задайте свой вопрос
Диадок
Диадок

Обмен юридически значимыми документами с контрагентами без бумаги

Узнать больше