Возврат денег по личной карте

Добрый день,
Если сотрудник организации тратит свои личные денежные средства в интересах организации, то ему необходимо написать на имя руководителя заявление о возмещении этих денег. К этому заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. На заявлении руководитель организации ставит свою подпись и резолюцию, например: «к возмещению». Далее, составляется распоряжение или приказ о выплате компенсации потраченной суммы.
В Указаниях по применению и заполнению авансового отчета (форма N АО-1), утвержденных Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, сказано, что этот документ применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. В данном случае, сотрудник организации не может быть признан подотчетным лицом, так как денежные средства ему не выдаются, а происходит лишь возмещение уже понесенных им расходов. Поэтому, с формальной точки зрения, авансовый отчет, в данной ситуации, может не составляться. Но на практике большинство организаций составляют авансовые отчеты и в тех случаях, когда сотрудник тратит свои личные денежные средства на нужды организации. Такое документальное оформление не является нарушением документооборота.

Поэтому, сотрудник может оформить авансовый отчет, в котором указывается сумма расхода. На основании авансового отчета организация возмещает сотруднику потраченные средства.
При перечислении денежных средств сотруднику в платежном поручении в назначении платежа можно указать: Возмещение перерасхода по авансовому отчету (номер, дата).

С уважением, А. Грешкина