Шахматка для гостиницы

Шахматка — это временная диаграмма занятости номеров, или, по-другому, календарный график, который гостиницы используют, чтобы отмечать статус номеров (свободен или забронирован).

Как вести шахматку для гостиницы

  1. Большинство гостиниц ведут шахматку на бумаге — распечатывают ее из Excel и, когда приходит бронь, вручную штрихуют нужный квадратик.

К сожалению, в такой шахматке мало места и сложно отразить следующую информацию:

  • Был ли оплачен номер.
  • Пожелания от клиента. К примеру, гость хочет номер с видом на море или в отдалении от бассейна, но вам некуда это записать.
  • Ранние и поздние заезды. Чтобы отражать информацию о ранних или поздних заездах, все администраторы гостиницы должны пользоваться единой системой условных обозначений. В противном случае сотрудники просто не поймут отметок друг друга.
  • Состояние номера (на ремонте).
  • Полный список гостей, которые разместятся в номере. Как правило, в ячейку бумажной шахматки входит фамилия только одного гостя.

Когда в шахматке мало места, администраторы записывают данные на дополнительных листках бумаги, которые легко теряются. В результате есть риск потерять важную информацию и даже бронь.

  1. Шахматку можно вести в электронном виде. Например, в сервисе Контур.Отель.

Работать в электронной шахматке просто. Даже если раньше вы пользовались только бумажной шахматкой, у вас не возникнет вопросов.

На электронной диаграмме фиксируются все брони, поступающие из различных каналов. Брони, которые принимает администратор, заносятся вручную, а брони с подключенных интернет-площадок бронирований заносятся в шахматку автоматически.

Чтобы забронировать номер для гостя, надо выбрать даты, и на экране отразится информация о свободных и занятых номерах в эти дни. Если номер на ремонте, это также будет отражаться в шахматке. Забронировать номер со статусом «занят» или «на ремонте» на указанный срок не получится.

Вы можете добавлять всю необходимую информацию о брони:

  • ФИО гостей, которые будут проживать в номере;
  • поздний выезд или ранний заезд;
  • откуда поступила бронь;
  • контакты гостя. Если гость что-то забудет, вы легко найдете его номер телефона и позвоните ему.

С Контур.Отелем вам не придется делать двойную работу. Сервис автоматически формирует уведомления для регистрации гостей в МВД на основании данных, которые вы занесли в шахматку.

Регистрируйте гостей в МВД прямо из шахматки с помощью сервиса Контур.Отель.

Попробовать бесплатно

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.