Как сверить книги покупок и продаж

Книги покупок и продаж — это налоговые регистры, где налогоплательщик регистрирует счета-фактуры. В книге продаж организация фиксирует фактуры, которые она выдала своим покупателям. А в книге покупок, наоборот, полученные от поставщиков. 

Формы книг утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Их заполнение — обязанность всех плательщиков НДС. Книги можно заполнять на бумаге, но большинство налогоплательщиков ведет эти регистры в электронной форме.

Данные из книг покупок и продаж налогоплательщик переносит в декларацию по НДС в раздел 8 и раздел 9 соответственно. На основании данных из регистров рассчитывается суммы НДС к уплате в бюджет.

Зачем проверять книги покупок и продаж

Основная причина проверять регистры — ошибки в них искажают отчетность и сумму НДС. 

Если ошибка приведет к неумышленной неуплате налога, налоговая может выписать штраф — 20 % от неуплаченной суммы налога (п. 1 ст. 122 НК РФ). А если неуплату признают умышленной, сумма штрафа вырастет до 40 % (п. 3 ст. 122 НК РФ). За просрочку по уплате НДС налоговая может начислить пеню за каждый день просрочки (ст. 75 НК РФ).

Кроме того, ошибки в книгах могут быть расценены налоговиками как грубое нарушение правил учета в соответствии с п. 4 ст. 120 НК РФ. Если такие ошибки приведут к занижению налоговой базы по НДС, то сумма штрафа составит 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Общие правила проверки 

Проверяйте регистры до составления налоговой декларации. Иначе, если в книгах будут допущены ошибки, это отразится на правильности расчета НДС и заполнении декларации. В результате налоговая может начислить штрафы и пени.

Проверка правильности заполнения книг

Книги покупок и продаж ведите в строгом соответствии с установленными правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Перед составлением декларации проверьте, верно ли заполнены книги, стоят ли нужные подписи, вносились ли изменения и так далее.

Проверка наличия счетов-фактур

За налоговый период количество выставленных и полученных фактур может превышать сотни и тысячи штук. При внесении данных в книги нередки опечатки и ошибки. Нужно убедиться, что:

• все счета-фактуры зарегистрированы, у вас есть все оригиналы документов;
• дата, номер, наименования товаров, суммы и другие данные из фактуры записаны без ошибок и в полном объеме.

Такая проверка поможет убедиться, что в книги все данные внесены верно, а значит и декларация по НДС будет содержать достоверные сведения.

Сверка с контрагентом

Счет-фактура — это документ, который выставляет компания А в пользу компании Б. У организации А фактура должна быть зарегистрирована в книге продаж, а у организации Б — в книге покупок.

Поэтому второй шаг проверки — убедиться в том, что у вашего контрагента счет-фактура также надлежащим образом зарегистрирован в книге покупок или книге продаж. Для этого составьте и подпишите акт сверки за налоговый период со своим контрагентом. 

Компаниям, у которых много поставщиков и покупателей, стоит обратить внимание на сервисы для автоматической сверки книг покупок и продаж. Например, Контур.НДС+ автоматически сопоставляет ваши счета-фактуры со счетами-фактурами контрагентов и находит расхождения.

Сверка книг покупок и продаж по счетам бухучета

После проверки счетов-фактур и составления актов сверки необходимо посмотреть, как информация о НДС зафиксирована на счетах бухгалтерского учета. Есть определенные соотношения между суммой НДС из книг покупок и продаж и оборотами по бухгалтерским счетам, которые помогают выявить ошибки.

Проверка книги продаж по счетам бухучета

Книга продаж заполнена верно, если соблюдено ключевое равенство:

НДС в книге продаж = Оборот 90.03 (НДС с продаж) + Оборот Дт 76.АВ + Оборот Дт 76.ВА

Для начала проверьте счет 90. Для этого сформируйте оборотно-сальдовую ведомость и посмотрите, выполняется ли следующее равенство:

Оборот 90.03 (НДС с продаж) = Оборот КТ 90.01 × 20/120

Если равенство соблюдается, значит, книга продаж сформирована верно. Если нет, переходите к углубленной проверке.

Во-первых, посмотрите, не было ли у вас в налоговом периоде необлагаемых НДС операций или операций со ставкой 0 %. В этом случае равенство может быть нарушено абсолютно обоснованно. Если же таких операций не было, соотношение должно быть соблюдено.

Во-вторых, сформируйте ОСВ по счету 62 с информацией по субсчетам 62.01 и 62.02. Ваша цель — убедиться, что в рамках одного договора по одному контрагенту нет одновременно дебетового и кредитового остатка по счету 62. Если вы видите остаток и по дебету, и по кредиту, то, скорее всего, платеж или реализация были отнесены не на тот договор.

В-третьих, проверьте, что соблюдается еще одно равенство:

Сальдо 76.АВ = Сальдо 62.02 × 20/120

Если вы получали авансы в валюте или условных единицах, прибавьте еще и сальдо по счетам, где учтены эти авансы.

После всех проверок и устранения ошибок вы должны выйти на ключевое равенство.

Устраняйте расхождения по НДС, получайте полный вычет с КонтурНДС+

Узнать подробнее

Проверка книги покупок по счетам бухучета

Книга заполнена верно, если за один налоговый период соблюдено два ключевых равенства:

Сумма НДС по книге покупок = Сумма вычетов в декларации по НДС = Сумма по Дт. 68.02
НДС в книге покупок = Оборот 19.НДС + Оборот Кт 76.АВ + Оборот Кт 76.ВА

Если равенства не соблюдаются, нужно искать ошибки. 

Во-первых, сформируйте анализ счета 68.02 и проверьте соблюдение другого равенства:

Проводка Дт 68 Кт 51 = НДС в книге покупок

Во-вторых, сформируйте ОСВ по счету 60 с разбивкой по субсчетам 60.01 и 60.02. Убедитесь, что в рамках одного договора по одному контрагенту нет одновременно остатка по дебету и кредиту.

В-третьих, проверьте сальдо по счету 76.ВА по конкретному контрагенту и договору. При соблюдении условий, перечисленных в п. 9 ст. 172 НК РФ, должно соблюдаться равенство:

Сальдо 76.ВА <= Сальдо 60.02 × 20/120

После того, как все ошибки будут устранены, вы выйдете на соблюдение двух ключевых равенств.

Контрольные соотношения декларации по НДС

Книги покупок и продаж — это разделы 8 и 9 декларации по НДС соответственно. Если неверно заполнена книга, то неверно заполнена и декларация.

Налоговая проверяет декларацию по НДС с помощью контрольных соотношений. Это некие правила и равенства, которые должны быть соблюдены в любой декларации. 

При нарушении некоторых контрольных соотношений декларация по НДС считается непредставленной (п. 5.3. ст. 174 НК РФ). Большая часть таких ключевых соотношений завязана на данные из разделов 8 и 9:

• Итоговая сумма НДС, рассчитанная по разделам 2, 3, 4 и 6 всегда равняется итоговой сумме налога по книге продаж (раздел 9) и доп. листу к ней (приложение 1 к разделу 9) с учетом округления:
  
  сумма стр. 060 разд. 2 + стр. 118 разд. 3 + сумма стр. 050 разд. 4 + строка 080 разд. 4 (на первой странице раздела) + стр. 050 разд. 6 (на первой странице раздела) + стр. 130 разд. 6 (на первой странице раздела) = сумма стр. 260, 265, 270 разд. 9 (на последней странице раздела) + сумма стр. 340, 345, 350 Прил.1 разд. 9 (на последней странице приложения) — сумма стр. 050, 055,  060 Прил. 1 разд. 9 (на последней странице приложения).
• Итоговая сумма вычетов по НДС по разделам 3, 4, 5 и 6 всегда равна сумме вычетов по НДС в книге покупок (раздел 8) и доп. листу к ней (приложение 1 к разделу 8):
  
  стр. 190 разд. 3 + сумма строк. 030 разд. 4 + сумма стр. 040 разд. 4 + сумма строк 080, 090 разд. 5 (на первой странице раздела) + сумма строк 060, 090, 150 разд 6 (на первой странице раздела) = стр. 190 разд. 8 (на последней странице раздела) + стр. 190 Прил. 1 разд. 8 (на последней странице приложения) — стр. 005 Прил. 1 разд. 8 (на первой странице приложения).
• Сумма НДС по всем счетам-фактурам книги покупок (раздел 8) должна быть равна суммирующей строке НДС в книге покупок:
  
  сумма стр. 180 разд. 8 = стр. 190 разд. 8 (на последней странице раздела).
• Сумма вычетов по НДС по книге покупок (раздел 8) в строке 005 доп. листа (приложение 1 к разделу 8) и сумма НДС по всем счетам-фактурам на доп. листе к книге покупок должны быть равны итоговой строке НДС на доп. листе книги покупок:
  
  стр. 005 Прил. 1 разд. 8 (на первой странице приложения) +  сумма стр. 180 Прил. 1 разд. 8 = стр. 190 Прил. 1 разд. 8 (на последней странице приложения).
• Итоговая сумма НДС по ставке 20 % по всем фактурам в книге продаж (раздел 9) должна быть равна итоговой строке налога по ставке 20 % в разделе 9;
  
  сумма стр. 200 разд. 9 = стр. 260 разд. 9 (на последней странице раздела).
• Итоговая сумма НДС по ставке 18 % по всем фактурам в книге продаж (раздел 9) должна быть равна итоговой строке налога по ставке 18 % в Разделе 9;
  
  сумма стр. 205 разд. 9 = стр. 265 разд. 9 (на последней странице раздела).
• Итоговая сумма НДС по ставке 10 % по всем фактурам в книге продаж (раздел 9) должна быть равна итоговой строке налога по ставке 10 % в Разделе 9;
  
  сумма стр. 210 разд. 9 = стр. 270 разд. 9 (на последней странице раздела).
• Сумма НДС по ставке 20 % по книге продаж (раздел 9) и сумма НДС по всем фактурам на доп. листе (приложение 1 к разделу 9) по ставке 20 % всегда равна итоговой строке НДС на доп. листе:
  
  стр. 050 Прил. 1 разд. 9 (на первой странице приложения) + сумма стр. 280 Прил. 1 разд. 9 = стр. 340 Прил. 1 разд. 9 (на последней странице приложения).
• Сумма НДС по ставке 18 % по книге продаж (раздел 9) и сумма НДС по всем фактурам на доп. листе (приложение 1 к разделу 9) по ставке 18 % всегда равна итоговой строке НДС на доп. листе:
  
  стр. 055 Прил. 1 разд. 9 (на первой странице приложения) + сумма стр. 285 Прил. 1 разд. 9 = стр. 345 Прил. 1 разд. 9 (на последней странице приложения).
• Сумма НДС по ставке 10 % по книге продаж (раздел 9) и сумма НДС по всем фактурам на доп. листе (приложение 1 к разделу 9) по ставке 10 % всегда равна итоговой строке НДС на доп. листе:
  
  стр. 060 Прил. 1 разд. 9 (на первой странице приложения) + сумма стр. 290 Прил. 1 разд. 9 = стр. 350 Прил. 1 разд. 9 (на последней странице приложения).