Как сверить данные счетов‑фактур — Контур.НДС+ — СКБ Контур

Как сверить данные счетов‑фактур

Каждый квартал налогоплательщики НДС сдают декларации, в которых отражают сведения из счетов-фактур. Налоговая проводит камеральную проверку и ищет различия в отчетности контрагентов. Если их найдут, пришлют требование о даче пояснений и могут даже отказать в вычете. Разбираемся, как свериться с контрагентами, чтобы избежать проблем.

Счет-фактура — это документ, который поставщик выставляет покупателю. Если его подписали обе стороны, то счет-фактура подтверждает, что поставщик отгрузил товар, выполнил работу или оказал услугу в полном объеме и по установленной стоимости. 

На основании счета-фактуры с выделенным НДС покупатель может принять налог к вычету, а поставщик — подтвердить сумму налога с реализации (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Форма счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (ред. от 02.04.2021). В него входят следующие данные:

  • наименование, адрес ИНН и КПП продавца и покупателя;
  • наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя (при отгрузке товаров);
  • номер и дата платежного документа на аванс и документа об отгрузке;
  • информация о товаре (работе, услуге) и его количестве;
  • цена единицы, общая стоимость и данные об акцизах и НДС;
  • страна происхождения товара;
  • регистрационный номер декларации или РНПТ по прослеживаемому товару;
  • сведения о прослеживаемых товарах.

Информацию из счетов-фактур поставщик заносит в книгу продаж, а покупатель — в книгу покупок. Организации и ИП-посредники заносят данные в журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Из этих регистров данные переносятся в декларацию по НДС, когда заканчивается отчетный квартал. С их учетом рассчитывается и сумма налога к уплате.

Зачем сверять счета-фактуры 

Во время камеральной проверки декларации по НДС налоговая проверяет заявленные вычеты. В этом ей помогает автоматизированная система АСК НДС, которая не только ищет ошибки в декларации, но и сравнивает отчет налогоплательщика с отчетами его контрагентов. 

У каждого отраженного в декларации счета-фактуры должна быть пара в другой декларации, иначе возникнет налоговый разрыв по НДС. Так, если программа не найдет у поставщика начисленный НДС с операции, по которой покупатель запросил вычет, то выставит требование о даче пояснений и подаче уточненной декларации. В приложении к требованию будет указан код ошибки «1».

Сверка счетов-фактур

Почему такая ошибка может возникнуть? Причин несколько:

  • поставщик не отразил операцию в своей декларации;
  • поставщик не сдал декларацию;
  • кто-то из сторон указал неверные данные в книге покупок или продаж.

Проверять свои счета-фактуры и сравнивать их с данными контрагентов нужно обязательно. Многие налогоплательщики за квартал получают и выставляют тысячи таких документов. Совсем неудивительно, что при переносе данных из них в книги покупок и продаж возникают ошибки и опечатки, а некоторые документы просто теряются.

Если налогоплательщик не будет заниматься сверкой, то рискует:

  1. Получать много требований по итогам каждого отчетного периода. На практике при большом количестве счетов-фактур расхождений тоже всегда много: ошибки в номерах документов, датах, суммах, реквизитах организаций. По каждому полученному требованию нужно будет дать пояснение или сдать уточненку — это дополнительная нагрузка на бухгалтера.
  2. Потерять вычеты по НДС. Если ошибку не удастся устранить и объяснить, есть риск получить отказ в вычете или даже доначисления по налогу с пенями и штрафами. Такое возможно, если в документе нет даты и номера, он оформлен до даты отгрузки, подписан ненадлежащими лицами или с его помощью невозможно идентифицировать стороны сделки, перечень и стоимость переданных товаров, работ или услуг, налоговую ставку и сумму НДС.

В первую очередь важно исключить ошибки на своей стороне. Для этого до переноса данных в книгу проверьте форму документа, номер и дату, сведения о себе и контрагенте, реквизиты платежного поручения и отгрузочного документа, табличную часть с данными о товаре, сумме сделки и НДС. Автоматически проверить ИНН и КПП можно через сервис налоговой.

Сервис налоговой

Не меньше внимания следует уделить подписям. Счет-фактуру подписывают руководитель и главбух или другие уполномоченные сотрудники с приложением доверенности или приказа руководителя. На электронном документе должна стоять УКЭП руководителя или иного уполномоченного лица. Если подписей нет или они факсимильные, вычет заявить нельзя.

sverka-nds

Устраняйте расхождения по НДС, получайте полный вычет с КонтурНДС+

Как свериться с контрагентами

Проводить сверку с контрагентами нужно ежеквартально, чтобы избежать ошибок в расчете налога. Так как декларацию по НДС сдают до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, сверку лучше провести до 10-го числа.

Храните счета-фактуры контрагентов не менее пяти лет — это правило действует и для бумажных, и для электронных документов. Безопасно отсчитывать срок хранения с начала года, следующего за тем, в котором оформили документ. Например, счет-фактуру, выставленный во втором квартале 2022 года, нужно хранить с 1 января 2023 по 1 января 2028 года.

Можно провести сверку двумя способами: вручную, запросив акт сверки, или автоматически через специальный сервис.

Ручная сверка 

Ответственный за работу со счетами-фактурами сотрудник должен до даты сдачи декларации по НДС направить контрагенту акт сверки и устранить расхождения.

Акт сверки

Если по акту сверки данные о некоторых счетах-фактурах различаются, выясните, на чьей стороне была ошибка. Когда данные неверны со стороны вашей компании, внесите соответствующие корректировки. Если же ошибка на стороне контрагента, сообщите об этом его бухгалтеру или другому контактному лицу.

Этот способ подходит, если у вас немного поставщиков и небольшой объем операций. Но иногда с одним контрагентом за квартал может быть сотня или даже тысяча счетов-фактур. Провести ручную сверку в таком случае станет почти невозможно.

Автоматическая сверка через Контур.НДС+

В Экстерне есть модуль «НДС+», он помогает сверяться с контрагентами по счетам-фактурам, проверять их реквизиты по ЕГРЮЛ или ЕГРИП, заранее исправлять ошибки в декларациях и отчитываться без расхождений. Базовые возможности для всех абонентов Экстерна бесплатны и включают:

  • загрузку и сверку книг продаж;
  • загрузку и сверку журналов полученных и выставленных счетов-фактур;
  • ручное устранение расхождений;
  • чат для общения с контрагентом.

Пользователи НДС+ могут приглашать своих контрагентов по электронной почте, чтобы начать автоматически сверяться с ними по НДС. Количество счетов-фактур для сверки не ограничено.

Результаты сверки с контрагентами будут отображены на главной странице. Если есть расхождения в книгах покупок и продаж, появится предупреждение.

НДС+

Расхождения могут возникнуть, если есть отличия по сумме НДС, общей стоимости отгрузки или если одна из сторон сделки вообще не зарегистрировала счет-фактуру. 

Алгоритм действий такой:

  1. Откройте нужный документ и изучите его данные, которые отразили вы и контрагент. Поля с расхождениями будут выделены красным цветом.
  2. Проверьте, на чьей стороне расхождение. Общаться с контрагентом можно в чате, туда же прикрепляются подтверждающие документы
  3. Стороне, допустившей ошибку, нужно исправить ее в своей учетной системе и заново загрузить книгу или журнал в сервис. Можно внести правку сразу в НДС+.

Подробные инструкции по сверке в сервисе можно посмотреть в статье «Как свериться с контрагентами в сервисе Контур.НДС+».

 

Статьи по теме

Как сверить книги покупок и продаж

Налоговая внимательно следит за правильностью исчисления суммы НДС к уплате. Налогоплательщик при расчете налога использует данные из книги покупок и книги продаж, где регистрируют входящие и исходящие счета-фактуры соответственно. Эти документы всегда должны быть выверены, чтобы во время камеральной проверки у инспекции не возникло вопросов.

Ускоренное возмещение НДС доступно всем

С апреля 2022 все организации и ИП могут вернуть НДС до окончания камеральной проверки — за восемь дней вместо трех месяцев. Эксперты сервиса Контур.НДС+ рассказали, что для этого нужно.

Безопасный вычет по НДС

Перед сдачей квартального отчета по НДС бизнес на основной системе налогообложения прежде всего интересует, какую часть налога принять к вычету, чтобы ФНС не постучала в дверь с проверкой. О том, какая доля вычетов по НДС безопасна для вашего региона в 2020 году, расскажем далее.

Возврат НДС при импорте товаров

Все бизнесмены, которые ввозят на территорию России товары из-за рубежа, должны уплачивать с их стоимости НДС. Его можно принять к вычету, если собрать подтверждающие документы, заплатить налоги и правильно оформить поступление. Расскажем о порядке возмещения НДС при импорте.

Заявительный порядок возмещения НДС

Рассмотрим, что такое заявительный порядок возмещения НДС и какие организации вправе им воспользоваться, а также что представляет собой банковская гарантия и договор поручительства, необходимые для возмещения налога.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.