Организация командировок сотрудников

Что такое служебная командировка

Если между работником и работодателем действуют трудовые отношения и первый отправляется в поездку по распоряжению второго для решения его вопросов, это называется командировкой. Для служебной поездки должен быть определен конкретный срок и задачи, которые выполняются вне постоянного рабочего места.

Важно!

Если у сотрудника разъездной характер работы, например, это торговый представитель, который три раза в неделю выезжает за пределы города, где расположен офис работодателя, то такие поездки командировками не считаются. Эта особенность выполнения функциональных обязанностей должна быть указана в трудовом договоре.

Каким может быть срок командировки

Срок командировки определяется временем, когда работник находится за пределами постоянного рабочего места. Этот срок определяет руководитель, он зависит от объема и сложности задач, которые нужно решить сотруднику. День выезда в командировку — это день отправления автомобиля, поезда или самолета из города, где расположен офис компании, а день прибытия — это день, когда работник приезжает обратно. Командировка заканчивается именно в этот день. Если транспортное средство отправляется до 24-00, днем отъезда считают текущие сутки, если после — следующие.     

Командировка может длиться от одного рабочего дня. А по поводу максимального срока в законе сказано, что командировки не бывают бессрочными. У служебной поездки всегда должен быть определенный срок для выполнения поручений работодателя. Однако максимальная продолжительность командировки законом не ограничена, ее определяют самостоятельно перед отправлением, чтобы учесть рабочее время и рассчитать размер аванса.

Как организовать командировку сотруднику

Подготовка служебной записки и обоснования

Инициатор поездки, как правило, это непосредственный руководитель работника, готовит служебную записку с обоснованием на имя руководителя организации. В документе указывают:

• данные работников, которые отправляются в командировку;
• цель поездки;
• адрес и другие данные принимающей стороны;
• даты первого и последнего дня командировки;
• затраты с обоснованием всех предполагаемых расходов.

Руководитель организации может подписать служебную записку с одобрением командировки, а может выдать отказ. Решение зависит от важности планируемой поездки для дальнейшей работы предприятия и аргументов ее обоснования. Цель командировки обязательно должна носить производственный характер. Если в командировку направляются несколько сотрудников одного отдела, это тоже должно быть экономически обосновано.

Пример: Группа сотрудников предприятия направляется на международную выставку или семинар, где каждый участвует в отдельной секции. Или несколько сотрудников едут на объект производителя оборудования для знакомства с его новыми видами, чтобы изучить особенности работы, наладки и дальнейшей эксплуатации.   

Приказ о командировке

Если командировку согласовали, необходимо выпустить приказ о направлении сотрудника в командировку. При наличии положительного решения руководителя организации оформлением приказа занимается специалист по кадрам. Приказ можно составить по стандартной форме Госкомстата, но допускается использовать и внутреннюю форму приказов предприятия.

В документе указывают:

• наименование организации;
• данные работника;
• место командирования;
• период и количество календарных дней командировки;
• цель поездки;
• место прибытия и выполнения поставленных организацией задач;
• организацию, которая несет командировочные расходы.

Приказ подписывает директор компании или его заместитель и сотрудник, которого направляют в командировку.  

Как оплачивают командировку

Если сотрудника направляют в командировку, ему оплачивают не только проезд и проживание, но и суточные расходы. Это сумма, которую командированные сотрудники получают в качестве компенсации затрат, которые они вынуждены нести вдали от дома. Порядок выплаты средств прописан в законе.

За все время поездки сотрудник получает среднемесячный заработок. Считают все дни работы в командировке и дни в дороге.           

Важно!

Расходы на проезд и проживание необходимо подтвердить. Это могут быть авиа- или железнодорожные билеты, посадочный талон со штампом о досмотре, квитанции с багажа. А оплату за гостиничный номер можно подтвердить документами, которые выдаст отель. В противном случае расходы не будут подтверждены и их могут вычесть из заработной платы.  

Как оформить авансовый отчет

Отчитаться о тратах во время командировки и в пути работник обязан в течение трех рабочих дней после прибытия. Поврежденные документы и документы с посторонними надписями бухгалтерия может не принять, поэтому сотрудник должен бережно к ним относиться.

Впишите все траты в авансовый отчет. Если денежные средства на расходы командированному выдали до поездки, а он потратил больше, то организация производит доплату разницы. А если меньше, то сотрудник обязан вернуть лишнее. Допускается также вариант, при котором работник тратит во время командировки собственные средства, а потом возмещает их после прибытия по чекам и проездным документам.  

Какие документы еще понадобятся

Журнал регистрации командировок на предприятии сейчас вести не обязательно. Также не требуется заполнять командировочное удостоверение и составлять отчет о выполненной работе. Сроки пребывания устанавливают по билетам, оплате гостиничных номеров, отметках в загранпаспорте.

Приобретение билетов и заказ гостиницы

Это самый трудоемкий процесс при оформлении командировки. Купить билеты может лицо, уполномоченное компанией, а может сам командированный. Но существуют и более рациональные современные решения.

Когда работник бронирует билеты и отель самостоятельно

Командированный сотрудник ищет билеты и гостиничный номер в городе пребывания через общедоступные сервисы. Это традиционная практика небольших компаний. Если общая доля расходов на командировки незначительна по отношению к прибыли предприятия, то можно смириться с необоснованными тратами. Не каждый сотрудник сможет найти самый выгодный вариант размещения и проезда.

Собирать документы сотрудник тоже будет самостоятельно. В этой ситуации трудно гарантировать идеальный документооборот, что может привести к сложностям при составлении налоговой отчетности. Корректностью отчетов жертвовать нужно только в крайнем случае. Кроме того, реагировать на какие-либо непредвиденные обстоятельства командированные сотрудники тоже будут самостоятельно. Например, замена авиабилета при переносе даты вылета.    
У этого способа есть один плюс: отсутствие платы за услуги и лишних трудозатрат. Но есть и масса минусов:

• сложности с возвратом НДС;
• возможные нарушения в документообороте;
• непредвиденные дополнительные расходы в поездке;
• отсутствие корпоративных скидок;
• исключение варианта постоплаты.

Когда компания работает с тревел-агентством

Многие предпочитают действовать проверенным старым методом: обратиться в агентство делового туризма. В этом случае не сам командированный сотрудник, а агентство будет бронировать билеты и размещение в гостинице. Взаимодействие с предприятием строится, как правило, по телефону или электронной почте. Когда процесс поиска и заказа билетов занимал массу времени, это были неоценимые услуги.

Сегодня преимущества в работе агентств находят те компании, сотрудники которых отправляются в нестандартные командировки. Это может быть перелет на вертолете или аренда нескольких вагонов в поезде. Кроме того, агентство может предложить дополнительные услуги по бронированию ресторана или зала для организации конференции на месте прибытия.

Плюсов у этого варианта больше:

• можно организовать групповую командировку или выездное крупное мероприятие;
• не придется беспокоиться за корректность документооборота;
• можно использовать корпоративные программы лояльности.

Но есть и минусы:

• ограниченный выбор предложений по размещению, так как агентство тоже преследует свои интересы в виде комиссии;
• дополнительные временные затраты на переговоры и согласование;
• исключение интеграции бронирования и составления всех отчетов с системой документооборота компании.

Когда используют современные онлайн-сервисы

В последние годы на смену традиционным агентствам пришли онлайн-решения, которые предоставляют широкий выбор вариантов за меньшую стоимость. Сервисы по организации командировок предлагают не только онлайн-бронирование билетов и мест размещения, но и услуги электронного документооборота.

Обращение к такому сервису обойдется компании дешевле, чем комиссия классического тревел-агентства. Все процессы здесь автоматизированы, полностью исключен человеческий фактор. А корпоративные бонусы с билетов на поезд или самолет и скидки при размещении накапливаются на счете компании. Если командируете сотрудников часто, это существенный плюс. К числу преимуществ можно отнести:

• доступность всех возможных вариантов размещения;
• автоматическое формирование командировочных документов и отчетов с интеграцией с внутренними системами документооборота компании;
• прозрачное ценообразование и низкие комиссии, что делает стоимость бронирования дешевле, чем при самостоятельном поиске.   

Из минусов только один: необходимость обучения сотрудников работе с сервисом. Но все действия в них просты и интуитивно понятны.

Если направляете сотрудников в командировки, оцените сумму финансовых и временных затрат на оформление поездки. Современные сервисы помогают не только существенно сэкономить на расходах, но и обезопасить компанию в отношении корректного документооборота и налоговой отчетности. Например, сервис Контур.Тревел помогает экономить до 30 % на каждой поездке.