Система управления командировками — Контур.Тревел — СКБ Контур

Автоматизация командировок с помощью системы управления

Если доля расходов на командировки в компании существенна, важно оптимизировать эту статью затрат и найти способ сокращения человеческих ресурсов на оформление всех документов. Сделать это поможет система управления командировками. Узнайте, как внедрить автоматизацию командировочного процесса в компании, чтобы уменьшить объем ручных операций, сэкономить рабочее время сотрудников и денежные средства.  

Что такое система управления командировками

В подготовке командировки участвуют несколько отделов компании. Схема, по которой отправляют сотрудника в командировку, выглядит так:

  • оформление заявки;
  • предварительное одобрение;
  • издание приказа о командировке;
  • бронирование билетов и места проживания;
  • выдача аванса и командировочных;
  • составление отчета о расходах;
  • утверждение отчета;
  • возмещение расходов.

Если командировки часть рабочего процесса компании, то важно освоить и внедрить современные технологии, которые помогут упростить оформление всех документов и отчетностей. Система управления командировками — эффективный инструмент оптимизации бизнес-процессов. Она легко интегрируется в любую учетную систему предприятия.

Важно!

Проанализируйте, сколько средств ваша компания ежегодно тратит на оформление командировок и сколько можно сэкономить при внедрении системы управления командировками.

число сотрудников 100
количество командировок 200
средние расходы на одну командировку 50 000 рублей
потеря средств из-за отсутствия оптимизации процесса 15 000 рублей
общие потери на организации командировок 3 000 000 рублей

Как выглядит система

Это удобный электронный сервис с понятным функционалом. Все исходные данные по командированным сотрудникам и расходам вводят за несколько минут, объем ручных операций значительно уменьшается, а количество ошибок сводится к нулю.  

Система мгновенно собирает и анализирует всю информацию и предлагает самые выгодные варианты бронирования и размещения. Этот инструмент взаимодействует с кадровым и бухгалтерским учетом компании, поэтому все финансовые и налоговые документы будут в порядке.  

Плюсы авторасчета в системе управления командировками

Электронный сервис управления командировками решает одновременно три важные задачи бизнеса:

  • Планирование. Программа позволяет соблюдать внутреннюю политику компании и действующее законодательство, проводит анализ всех возможных вариантов организации поездки и выбирает максимально выгодные условия. С ней легко рассчитывать и планировать все предстоящие расходы.
  • Оптимизация ресурсов. Решение всех организационных вопросов в автоматическом режиме освобождает сотрудников от рутинных операций. Кроме того, сервис позволяет отслеживать все затраты в режиме онлайн и предпринимать шаги по их оптимизации.
  • Аналитика. База данных по командировкам в компании всегда доступна для анализа. Программа может сгенерировать любой отчет как для бухгалтерии, так и для руководства. Диаграммы расходов помогут определить политику компании на будущее, найти возможность для экономии ресурсов и безошибочно спланировать бюджет по рабочим поездкам сотрудников на основе фактических данных.  

Пять причин выбрать систему управления

Мобильность работы

Система управления объединяет все устройства компании, работать можно с компьютера, планшета или смартфона. Заявку создают в режиме онлайн, весь процесс занимает не больше 15 минут.   

Соблюдение внутренних регламентов и законодательства

Все внутренние правила компании автоматически закладывают в систему. Ответственные лица легко и быстро утверждают входящие заявки по командировкам, не отвлекаясь от основных обязанностей.

Понятный функционал и легкость управления

Доступ ко всем функциям системы можно получить за секунды. Для обслуживания программы не нужно принимать в штат отдельного специалиста. Интерфейс сервиса интуитивно понятен и удобен в использовании.

Экономия на билетах и бронировании гостиниц

Заказывать билеты и бронировать места проживания для командированных сотрудников можно самостоятельно, а можно доверить эту задачу тревел-менеджеру. В любой ситуации сервис подберет наиболее выгодный вариант из сотни возможных. Это гарантирует экономию средств компании до 20%. А накопленные при бронировании бонусы сделают командировочную политику еще выгоднее.   

Исключение возможных ошибок в отчетах

Система интегрируется с другими сервисами компании, поэтому не придется отдельно формировать и архивировать отчетные документы, в том числе для налоговой. Сервис не позволяет упустить из виду ни одну деталь, вероятность ошибок в финансовых документах полностью исключается.

Многие внутренние процессы в компании упрощаются благодаря автоматизации командировок с помощью электронного сервиса, скорость принятия решений возрастает, временные затраты сокращаются до минимума. Все это позволяет сосредоточиться на более важных производственных вопросах и повысить эффективность сотрудников.

Каким функционалом обладает сервис

У системы управления командировками широкий и гибкий функционал, который может подстроиться под запросы любой компании. Сервис поможет:

  • Найти и купить билеты для поездки в любую точку мира у авиакомпаний и РЖД по самому выгодному тарифу.
  • Забронировать номер в отеле при выборе из сотен тысяч вариантов.
  • Согласовать поездку у всех лиц, принимающих решение.
  • Согласовать бюджет поездки с финансовой службой.
  • Оформить страховку и визу.
  • Заказать обслуживание в VIP-залах на месте пребывания.
  • Сформировать авансовый отчет.
  • Загрузить оригиналы отчетных документов, счета-фактуры, акты.
  • Хранить историю командировок для отслеживания и оптимизации затрат.

С таким сервисом согласование деловых поездок станет удобнее, планирование командировочных расходов прозрачнее, а получение и хранение отчетных документов безопаснее. Система управления командировками успешно работает на развитие бизнеса, исключая необоснованные финансовые потери и оптимизируя ресурсы компании. 

Статьи по теме

Отличия командировки и вахты

Вахта или длительная командировка — как правильно назвать деловую поездку сотрудника по служебному заданию. Важно понимать, в чем различие этих двух понятий, чтобы не допустить юридических и бухгалтерских ошибок в документах. Специалисты Контур.Тревел помогут разобраться, какие отличия есть у командировки и почему ее нельзя путать с вахтой.

Две командировки подряд

Когда компания активно развивает бизнес по всей стране или за ее пределами, сотрудники часто бывают в командировках. Иногда одна командировка следует за другой. Можно ли отправить работника в новую деловую поездку непосредственно в день возвращения из предыдущей и как это правильно сделать, рассказывают специалисты Контур.Тревел.

Деловой и бизнес‑туризм

Деловой туризм объединяет поездки, которые совершают с профессиональными или служебными целями по поручению работодателя или по собственной инициативе. Деловые поездки — это один из путей интенсивного развития бизнеса, освоения новых технологий, развития партнерских связей в других городах и странах. Сегодня развитие бизнес-туризма в стране набирает обороты, поэтому специалистам важно понимать, как правильно организовать командировку сотрудника, чтобы она принесла ожидаемый результат.

Как оформить командировку не сотруднику организации

Как быть, если компании понадобилось отправить в командировку спикера, эксперта по обучению или переводчика, который не оформлен в штате организации? Такая необходимость может возникнуть как у крупных корпораций, взаимодействующих с партнерами в других городах и странах, так и у небольших компаний, которые работают с экспертами по договору оказания услуг.

Как выбрать отель для командировки

Когда сотрудник компании отправляется в командировку, важно тщательно спланировать все детали поездки, приобрести билеты, забронировать отель и заказать трансфер. Специалисты Контур.Тревел рассказали, на что нужно обратить внимание при выборе отеля, чтобы командировка принесла желаемый результат, а компания не столкнулась с неоправданными расходами.

Комментировать

Заявка
на консультацию

Оставьте заявку и наш консультант ответит на любые вопросы, расскажет про все возможности сервиса.