Если доля расходов на командировки в компании существенна, важно оптимизировать эту статью затрат и найти способ сокращения человеческих ресурсов на оформление всех документов. Сделать это поможет система управления командировками. Узнайте, как внедрить автоматизацию командировочного процесса в компании, чтобы уменьшить объем ручных операций, сэкономить рабочее время сотрудников и денежные средства.
Содержание
Что такое система управления командировками
В подготовке командировки участвуют несколько отделов компании. Схема, по которой отправляют сотрудника в командировку, выглядит так:
- оформление заявки;
- предварительное одобрение;
- издание приказа о командировке;
- бронирование билетов и места проживания;
- выдача аванса и командировочных;
- составление отчета о расходах;
- утверждение отчета;
- возмещение расходов.
Если командировки часть рабочего процесса компании, то важно освоить и внедрить современные технологии, которые помогут упростить оформление всех документов и отчетностей. Система управления командировками — эффективный инструмент оптимизации бизнес-процессов. Она легко интегрируется в любую учетную систему предприятия.
Важно!
Проанализируйте, сколько средств ваша компания ежегодно тратит на оформление командировок и сколько можно сэкономить при внедрении системы управления командировками.
| число сотрудников | 100 |
| количество командировок | 200 |
| средние расходы на одну командировку | 50 000 рублей |
| потеря средств из-за отсутствия оптимизации процесса | 15 000 рублей |
| общие потери на организации командировок | 3 000 000 рублей |
Как выглядит система
Это удобный электронный сервис с понятным функционалом. Все исходные данные по командированным сотрудникам и расходам вводят за несколько минут, объем ручных операций значительно уменьшается, а количество ошибок сводится к нулю.
Система мгновенно собирает и анализирует всю информацию и предлагает самые выгодные варианты бронирования и размещения. Этот инструмент взаимодействует с кадровым и бухгалтерским учетом компании, поэтому все финансовые и налоговые документы будут в порядке.
Плюсы авторасчета в системе управления командировками
Электронный сервис управления командировками решает одновременно три важные задачи бизнеса:
- Планирование. Программа позволяет соблюдать внутреннюю политику компании и действующее законодательство, проводит анализ всех возможных вариантов организации поездки и выбирает максимально выгодные условия. С ней легко рассчитывать и планировать все предстоящие расходы.
- Оптимизация ресурсов. Решение всех организационных вопросов в автоматическом режиме освобождает сотрудников от рутинных операций. Кроме того, сервис позволяет отслеживать все затраты в режиме онлайн и предпринимать шаги по их оптимизации.
- Аналитика. База данных по командировкам в компании всегда доступна для анализа. Программа может сгенерировать любой отчет как для бухгалтерии, так и для руководства. Диаграммы расходов помогут определить политику компании на будущее, найти возможность для экономии ресурсов и безошибочно спланировать бюджет по рабочим поездкам сотрудников на основе фактических данных.
Пять причин выбрать систему управления
Мобильность работы
Система управления объединяет все устройства компании, работать можно с компьютера, планшета или смартфона. Заявку создают в режиме онлайн, весь процесс занимает не больше 15 минут.
Соблюдение внутренних регламентов и законодательства
Все внутренние правила компании автоматически закладывают в систему. Ответственные лица легко и быстро утверждают входящие заявки по командировкам, не отвлекаясь от основных обязанностей.
Понятный функционал и легкость управления
Доступ ко всем функциям системы можно получить за секунды. Для обслуживания программы не нужно принимать в штат отдельного специалиста. Интерфейс сервиса интуитивно понятен и удобен в использовании.
Экономия на билетах и бронировании гостиниц
Заказывать билеты и бронировать места проживания для командированных сотрудников можно самостоятельно, а можно доверить эту задачу тревел-менеджеру. В любой ситуации сервис подберет наиболее выгодный вариант из сотни возможных. Это гарантирует экономию средств компании до 20%. А накопленные при бронировании бонусы сделают командировочную политику еще выгоднее.
Исключение возможных ошибок в отчетах
Система интегрируется с другими сервисами компании, поэтому не придется отдельно формировать и архивировать отчетные документы, в том числе для налоговой. Сервис не позволяет упустить из виду ни одну деталь, вероятность ошибок в финансовых документах полностью исключается.
Многие внутренние процессы в компании упрощаются благодаря автоматизации командировок с помощью электронного сервиса, скорость принятия решений возрастает, временные затраты сокращаются до минимума. Все это позволяет сосредоточиться на более важных производственных вопросах и повысить эффективность сотрудников.
Каким функционалом обладает сервис
У системы управления командировками широкий и гибкий функционал, который может подстроиться под запросы любой компании. Сервис поможет:
- Найти и купить билеты для поездки в любую точку мира у авиакомпаний и РЖД по самому выгодному тарифу.
- Забронировать номер в отеле при выборе из сотен тысяч вариантов.
- Согласовать поездку у всех лиц, принимающих решение.
- Согласовать бюджет поездки с финансовой службой.
- Оформить страховку и визу.
- Заказать обслуживание в VIP-залах на месте пребывания.
- Сформировать авансовый отчет.
- Загрузить оригиналы отчетных документов, счета-фактуры, акты.
- Хранить историю командировок для отслеживания и оптимизации затрат.
С таким сервисом согласование деловых поездок станет удобнее, планирование командировочных расходов прозрачнее, а получение и хранение отчетных документов безопаснее. Система управления командировками успешно работает на развитие бизнеса, исключая необоснованные финансовые потери и оптимизируя ресурсы компании.