Как оформить командировку для руководителя — Контур.Тревел — СКБ Контур

Деловая поездка руководителя: как все правильно организовать

Когда в командировку отправляется руководитель организации, ответственность того, кто занимается оформлением поездки, возрастает в несколько раз. Расскажем, как сделать все быстро и не допустить неприятных ошибок.

Особенности командировки руководителя

Глава компании — не обычный сотрудник, поэтому деловая поездка руководителя оформляется несколько иначе.

  • На первом этапе составляют служебную записку о направлении директора в командировку и выплате ему аванса. В эту сумму входят стоимость билетов, жилья, трансфера, командировочные и представительские расходы. Служебную записку составляют от имени директора, и подписывает ее он сам.  

Важно! Представительские расходы — особая статья при оформлении деловых поездок вип-персон. Это расходы на деловые ужины и встречи, услуги переводчика и гида. Компенсируют представительские расходы до поездки, для этого составляют отдельный приказ с обоснованием затрат и выплачивают аванс.

  • На втором этапе оформляют приказ на командировку. Его можно сделать по форме Т-9, а можно по внутренней форме, которая утверждена в организации. Служебная записка тоже будет на имя директора и с его подписью.
  • На третьем этапе готовят приказ и доверенность на передачу полномочий руководителя на время его отъезда. Для того чтобы работа компании продолжалась в обычном режиме, кто-то из сотрудников должен замещать директора, подписывать документы и контролировать все процессы. Командировки руководителей отличаются тем, что перед отправлением в деловую поездку нужно выбрать доверенное лицо и передать ему свои полномочия.  

Доверенность на передачу обязанностей гендиректора составляют в свободной форме, в ней важно указать имя сотрудника, который будет исполнять обязанности руководителя, список полномочий, дату подписания и день, когда доверенность перестанет действовать.

Вместе с доверенностью готовят приказ о передаче полномочий.

Внимание! Если в должностной инструкции доверенного лица нет обязанности замещения руководителя, нужно составить допсоглашение к трудовому договору. Кроме того, сотрудник должен дать письменное согласие исполнять обязанности директора.

План организации командировки

Для того, чтобы командировка директора прошла гладко, важно на первом этапе выяснить:

  • даты приезда и отъезда;
  • удобное время и место отправления;
  • состав делегации и сопровождающих лиц;
  • предпочитаемый способ передвижения;
  • уровень и расположение гостиницы;
  • тип номера.

Если в деловой командировке понадобится трансфер, его нужно заказать заранее. Для этого подключают принимающую сторону или находят транспортную службу в городе, где будет работать командированный. Необходимо согласовать класс автомобиля и количество поездок.

Если бизнес предполагает деловые встречи или приемы, нужно определиться с местом и датой их проведения, составить список гостей. Прежде чем выбирать место для мероприятий, рекомендуют познакомиться с отзывами постоянных посетителей и изучить советы по составлению меню.

Бронирование гостиницы

При бронировании гостиничного номера важно продумать логистику командированного. Отель должен удобно располагаться по отношению к местам, где руководитель будет работать и проводить деловые встречи. Это поможет сэкономить время на передвижение.   

Заказывать гостиницу можно через официальные сайты отелей, которые находят по поиску в интернете, через сервисы-агрегаторы, которых достаточно, чтобы сравнить предложения, отзывы и цены. А можно доверить этот процесс специальной системе управления командировками. Например, Контур.Тревел анализирует до десятка тысяч предложений по бронированию отеля, подбирает самые выгодные варианты и позволяет экономить за счет прямых договоров.      

Покупка билетов

Билеты приобретают на запланированную дату, заранее уточняют нужное время прибытия. Если на месте у директора предстоит важная встреча, он должен приехать заблаговременно и успеть к ней подготовиться.

Важно! При бронировании билетов для поездки руководителя выбирают возвратные варианты. Планы директора и внешние обстоятельства могут измениться в любой момент. Если поездку придется перенести, билеты можно будет обменять или вернуть без потери средств.

Перед покупкой билетов узнайте предпочтения командированного, его пожелания и вкусы. Если руководитель отправится в некомфортном вагоне или салоне эконом-класса, его работоспособность может снизиться, это отразится на результатах поездки.  

Билеты находят на сайтах перевозчиков и авиакомпаний, можно заказать билеты через тревел-агентство, а можно выбрать самый быстрый вариант и использовать электронные сервисы управления командировками. Здесь Контур.Тревел поможет получить скидку за счет корпоративных программ лояльности, а также исключить необоснованные траты. В случае возврата или обмена билетов Контур.Тревел проведет все операции за 5 минут без потери времени и средств компании.  

Получение информации у принимающей стороны

Если деловые мероприятия и встречи организует принимающая сторона, важно получить от нее всю информацию о поездке. Это важно для того, чтобы определиться с местом проживания и трансфером.

  • Для выездного совещания надо подготовить всю документацию и наглядные материалы. Возможно, понадобится дополнительное оборудование для презентации проектов, это тоже нужно обговорить с принимающей стороной.  
  • Для приема в ресторане или делового ужина надо обсудить дресс-код и позаботиться о том, чтобы у командированного было все необходимое из одежды. Если везти гардероб проблематично, можно заказать костюм на месте. Для этого уточняют размеры и находят магазин с доставкой в городе пребывания.   
  • Для удобного перемещения командированного с принимающей стороной обговаривают возможность трансфера.
  • Для решения срочных вопросов узнают, как связаться с ответственным лицом принимающей стороны, которое координирует все мероприятия.
  • Для заключения договоров и контрактов готовят проекты документов, сертификаты, образцы продукции, бизнес-планы, заключения экспертов.

Какие документы необходимы для командировки руководителя

Накануне отъезда проверяют личные документы и готовят документы для организации и оплаты поездки.

Важно убедиться в том, что в порядке:

  • личный паспорт руководителя;
  • загранпаспорт и виза, если предстоит поездка в другую страну;
  • проездные документы и документы на бронирование отеля;
  • страховой полис;
  • банковские карточки;
  • документы, которые требуются для деловых мероприятий.

Важно! Командировочные удостоверения отменены постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 №1595. Время пребывания в поездке определяют по билетам и бронированию отеля.

Для правильного оформления командировки на предприятии готовят приказ по форме Т-9 или по внутренней форме организации, а после возвращения директора составляют авансовый отчет. К отчету прикладывают чеки, квитанции, билеты на поезд или самолет. Оплата расходов происходит на основании этого отчета. Если каких-то квитанций не будет, то бухгалтерия откажет в компенсации.  

Что необходимо сделать после поездки

Когда директор возвращается из командировки проверяют отчетные документы и табель рабочего времени. Рабочими днями считают все дни поездки, включая дорогу туда и обратно. Отчитаться о тратах любой работник обязан в течение трех рабочих дней после прибытия. Подверженные расходы вносят в авансовый отчет. Если денежные средства на расходы командированному выдали до поездки, а он потратил больше, то организация производит доплату разницы. Директор может тратить во время командировки и собственные средства, бухгалтерия возместит их после прибытия по чекам и квитанциям.

Для того чтобы с отчетностью по командировкам в компании не возникало проблем, используют современные электронные сервисы, которые интегрируются в учетную систему предприятия. Сервис Контур.Тревел автоматизируют работу бухгалтерии. Копии закрывающих документов сразу доступны для скачивания в сервисе, а командированный сотрудник может заполнить авансовый отчет в режиме онлайн. Все документы автоматически попадают и корректно учитываются в 1С компании и кадровом документообороте.

Организация командировок руководителя отличается от рабочих поездок других сотрудников не только уровнем ответственности, но и списком задач и документов. Учесть все нюансы, сократить время на поиск оптимальных вариантов бронирования, сэкономить на расходах и подготовить отчетные документы для бухгалтера поможет электронный сервис. Если командировки для компании — важная часть бизнес-процессов, Контур.Тревел сделает их оформление легким и быстрым, не отвлекая сотрудников компании от профессиональных задач.

Статьи по теме

Отличия командировки и вахты

Вахта или длительная командировка — как правильно назвать деловую поездку сотрудника по служебному заданию. Важно понимать, в чем различие этих двух понятий, чтобы не допустить юридических и бухгалтерских ошибок в документах. Специалисты Контур.Тревел помогут разобраться, какие отличия есть у командировки и почему ее нельзя путать с вахтой.

Две командировки подряд

Когда компания активно развивает бизнес по всей стране или за ее пределами, сотрудники часто бывают в командировках. Иногда одна командировка следует за другой. Можно ли отправить работника в новую деловую поездку непосредственно в день возвращения из предыдущей и как это правильно сделать, рассказывают специалисты Контур.Тревел.

Деловой и бизнес‑туризм

Деловой туризм объединяет поездки, которые совершают с профессиональными или служебными целями по поручению работодателя или по собственной инициативе. Деловые поездки — это один из путей интенсивного развития бизнеса, освоения новых технологий, развития партнерских связей в других городах и странах. Сегодня развитие бизнес-туризма в стране набирает обороты, поэтому специалистам важно понимать, как правильно организовать командировку сотрудника, чтобы она принесла ожидаемый результат.

Как оформить командировку не сотруднику организации

Как быть, если компании понадобилось отправить в командировку спикера, эксперта по обучению или переводчика, который не оформлен в штате организации? Такая необходимость может возникнуть как у крупных корпораций, взаимодействующих с партнерами в других городах и странах, так и у небольших компаний, которые работают с экспертами по договору оказания услуг.

Как выбрать отель для командировки

Когда сотрудник компании отправляется в командировку, важно тщательно спланировать все детали поездки, приобрести билеты, забронировать отель и заказать трансфер. Специалисты Контур.Тревел рассказали, на что нужно обратить внимание при выборе отеля, чтобы командировка принесла желаемый результат, а компания не столкнулась с неоправданными расходами.

Комментировать

Заявка
на консультацию

Оставьте заявку и наш консультант ответит на любые вопросы, расскажет про все возможности сервиса.