Как выбрать отель для командировки — Контур.Тревел — СКБ Контур

Как выбрать отель для командировки

Когда сотрудник компании отправляется в командировку, важно тщательно спланировать все детали поездки, приобрести билеты, забронировать отель и заказать трансфер. Специалисты Контур.Тревел рассказали, на что нужно обратить внимание при выборе отеля, чтобы командировка принесла желаемый результат, а компания не столкнулась с неоправданными расходами.

Когда бронируют отель для командировки

Выбрать и забронировать отель сотрудник компании может, когда поездка согласована и руководитель подписал приказ о направлении в командировку. Если задача выбора гостиницы легла на плечи самого командированного, в первую очередь важно продумать и составить подробный план командировки. Отразите в плане все деловые активности, передвижения, локации выездных встреч и презентаций, места работы или учебы, если командировка предполагает обучение. После этого определить наиболее удобное расположение отеля будет проще, и география поиска объекта проживания сузится.

Не каждый сотрудник сможет найти самый выгодный вариант размещения. Можно обратиться в агентство делового туризма, а можно использовать современные онлайн-решения. Это обойдется компании дешевле, чем комиссия классического агентства. Например, сервис Контур.Тревел помогает экономить до 30 % на каждой поездке.  

Критерии выбора отеля для командировки

Есть несколько существенных факторов, которые необходимо учитывать при выборе места размещения.

Месторасположение отеля

Важно подобрать вариант, который удобно расположен относительно места работы командированного сотрудника. Шаговая доступность от офиса делового партнера или места проведения встреч и семинаров поможет сэкономить время и сократить количество дней командировки. Сотруднику не придется тратить лишние часы на ежедневную дорогу. Если среди отелей со свободными номерами нет такого варианта или в рабочем плане командированного несколько локаций, выберите гостиницу около станции метро или остановки другого общественного транспорта, чтобы добираться до любой точки было легко и удобно. Даже когда принимающая сторона предлагает трансфер, рассчитывайте время, которое придется провести в пробках, и не рассматривайте удаленный вариант размещения.

Питание в отеле

Готовить в командировке затруднительно, поэтому выбирайте отели, которые предлагают завтрак, а лучше полный пансион, если командированный сотрудник не планирует обедать там, где работает или проходит обучение. Полноценное питание в отеле поможет сэкономить время на поиск кафе. Другая полезная услуга в гостинице — доставка еды в номер. Когда время расписано по минутам либо приходится поздно возвращаться, будет удобно заказать ужин, не отвлекаясь от важных дел.

Важно! Перед бронированием обязательно узнайте, входит ли питание в стоимость номера. Изучите отзывы на популярных сайтах, чтобы понять, насколько хорошо кормят в ресторане отеля. Запросите меню при бронировании и узнайте предпочтения командированного сотрудника, чтобы ему не пришлось искать альтернативу.

Интернет и рабочее место

Работа в другом городе чаще всего требует постоянного присутствия сотрудника в онлайн. Он должен находиться на связи не только с коллегами принимающей стороны, но и с теми, кто остался его замещать в компании. Онлайн-конференции, трансляции мероприятий, документы для совместной работы — все это требует качественной связи. Убедитесь в том, что в отеле есть неограниченный доступ к стабильному интернету. Узнать о том, какая скорость интернет-соединения в выбранной гостинице, можно по отзывам посетителей или у администрации отеля. В идеале WI-FI должен быть стабильным и в номере, и в зонах общего доступа.

Для работы сотруднику понадобится выделенная рабочая зона, удобный стол и стул. В стандартных номерах рабочий стол есть не всегда. Важно обратить на это внимание и заказать номер с двумя комнатами при необходимости. А если в отеле есть зона коворкинга, сотрудник может работать в ней.    

Удобства и бытовые приборы в номере

Командированного специалиста ничто не должно отвлекать от продуктивной работы. Лучше, чтобы в номере было все необходимое, и ему не пришлось искать администрацию для получения дополнительных услуг. Кроме стандартных удобств и интерьера, обратите внимание на наличие в номере фена, утюга, чайника, шкафа для одежды и обуви, других необходимых бытовых приборов. Если сотрудник не подготовит к важной встрече деловой костюм, результат поездки может разочаровать руководителя.

Какие документы понадобятся для отчета

После командировки сотрудник обязан отчитаться о всех расходах. Командировочного удостоверения для отчета больше не требуется. Однако расходы на проживание и проезд нужно подтвердить квитанциями и чеками. Отчетные документы предоставляют в течение трех рабочих дней после поездки.

При выборе отеля убедитесь, что он принимает безналичную оплату и предоставляет отчетные документы. Это кассовый чек и счет-фактура с печатью и подписью. Если документы не выданы отелем, то бухгалтерия компании может не признать затраты сотрудника. Важно заранее поинтересоваться, знают ли работники гостиницы, как их правильно оформить. Это поможет избежать серьезных проблем при отчете.  

Важно! Иногда сотрудники выбирают для проживания не номер в гостинице, а частную квартиру. В этом случае подкупает низкая стоимость и большая площадь, где можно выделить не только спальную, но и рабочую зону. Однако при аренде квартиры командированный не получит подтверждающих документов нужного образца.    

На что обратить особое внимание

Прежде чем выбрать и забронировать номер в отеле, проверьте его на соответствие следующим требованиям:

  • Есть ли на территории отеля парковка, если сотрудник приезжает на собственном автомобиле или пользуется услугами каршеринга.
  • Организует ли отель трансфер с вокзала или аэропорта и обратно. Это поможет сэкономить время и избавит сотрудника от лишних забот.
  • Как работает ресепшен и возможен ли поздний и ранний заезд.
  • Какой тип электрической розетки используется в номере.
  • Есть ли в отеле прачечная и гладильная комнаты.
  • Есть ли бизнес-сервис, например, возможность распечатать или откопировать документы.   
  • Где в отеле находится банкомат или обмен валюты.
  • Насколько хорошо выполнена шумоизоляция номеров.

Как не ошибиться при выборе отеля

Учесть все и сразу при бронировании отеля и не выйти за рамки отведенного на командировку бюджета непросто. Не допустить ошибки и получить дополнительную выгоду поможет сервис Контур.Тревел. Он одновременно анализирует несколько тысяч возможных вариантов и выбирает тот, который полностью соответствует заданным параметрам. Все процессы здесь автоматизированы, полностью исключен человеческий фактор. А корпоративные бонусы при размещении накапливаются на счете компании.

Не будет проблем и с отчетностью. Копии закрывающих документов сразу доступны для скачивания в сервисе, а командированный специалист заполняет авансовый отчет в режиме онлайн. Все документы корректно учитываются в 1С компании и кадровом документообороте.

Бронируйте номера в гостиницах и отелях по всему миру для командированных сотрудников правильно, тогда вы не только сэкономите время и деньги, но и поможете сделать деловую поездку комфортной и максимально результативной.

Статьи по теме

Как оформить командировку не сотруднику организации

Как быть, если компании понадобилось отправить в командировку спикера, эксперта по обучению или переводчика, который не оформлен в штате организации? Такая необходимость может возникнуть как у крупных корпораций, взаимодействующих с партнерами в других городах и странах, так и у небольших компаний, которые работают с экспертами по договору оказания услуг.

Деловая поездка руководителя: как все правильно организовать

Когда в командировку отправляется руководитель организации, ответственность того, кто занимается оформлением поездки, возрастает в несколько раз. Расскажем, как сделать все быстро и не допустить неприятных ошибок.

Автоматизация командировок с помощью системы управления

Если доля расходов на командировки в компании существенна, важно оптимизировать эту статью затрат и найти способ сокращения человеческих ресурсов на оформление всех документов. Сделать это поможет система управления командировками. Узнайте, как внедрить автоматизацию командировочного процесса в компании, чтобы уменьшить объем ручных операций, сэкономить рабочее время сотрудников и денежные средства.  

Организация командировок сотрудников

Не все вопросы можно решить удаленно, иногда специфика деятельности компании предполагает выезд сотрудников в командировки. Для отправки работника в служебную командировку важно предусмотреть не только организационные моменты, но и соблюсти требования законодательства. В этой статье расскажем, как правильно оформить командировку, какие документы подготовить и на что обратить внимание.

Комментировать

Заявка
на консультацию

Оставьте заявку и наш консультант ответит на любые вопросы, расскажет про все возможности сервиса.