Как оформить командировку не сотруднику организации — Контур.Тревел — СКБ Контур

Как оформить командировку не сотруднику организации

Как быть, если компании понадобилось отправить в командировку спикера, эксперта по обучению или переводчика, который не оформлен в штате организации? Такая необходимость может возникнуть как у крупных корпораций, взаимодействующих с партнерами в других городах и странах, так и у небольших компаний, которые работают с экспертами по договору оказания услуг.

Кто считается нештатным сотрудником организации

Когда компании нужен специалист, обладающий определенными компетенциями, которые не знакомы штатному персоналу, заключают договор гражданско-правового характера. Это может быть договор подряда или оказания определенных услуг. Такой сотрудник не подчиняется трудовому распорядку офиса, сам планирует рабочий процесс и предоставляет конечный результат в установленный срок. Как правило, на таких условиях работают дизайнеры, копирайтеры, организаторы мероприятий, спикеры, тренеры, психологи, переводчики, технические специалисты узкого профиля.

Исчезает потребность в оказании услуги — прекращает действие договор. Но как быть, если услуги необходимо выполнить в другом городе или для получения необходимой информации и практических навыков такому работнику требуется командировка? Специалисты Контур.Тревел рассказывают, как оформить ее правильно.

Может ли нештатный сотрудник отправиться в командировку

Статья 166 ТК РФ говорит, что оформление командировки допускается только для сотрудников, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем. Нет трудового договора — нет командировочных расходов. Приглашенный специалист, бизнес-тренер или консультант, не сможет отправиться в командировку за счет компании. Однако при необходимости можно компенсировать ему стоимость проезда и проживания.

Как компенсировать расходы по гражданско-правовому договору

Вариант 1

Если специалист, который оказывает компании услуги, работает по гражданско-правовому договору оказания услуг, то можно включить расходы на поездку в сумму оплаты. Статья 709 ГК РФ поясняет, что сумма, указанная в договоре подряда, включает компенсацию расходов исполнителя и причитающееся ему вознаграждение.

Например, технический писатель компании отправляется в командировку для ознакомления с новой продукцией, запуск производства которой планируют в ближайшее время. Задача специалиста — подготовить сопроводительную документацию. Компания оценивает расходы на поездку и компенсирует их работнику, прибавляя эту сумму к стоимости услуг.

Сориентироваться, во сколько обойдется поездка, можно благодаря сервису Контур.Тревел. Он подберет оптимальный вариант размещения и поможет приобрести билеты. В системе сервиса несколько тысяч альтернативных предложений, что позволит легко сэкономить бюджет организации.

Пример расчета:

  • Вознаграждение за работу в командировке составляет 100 тысяч рублей.
  • Предполагаемые расходы на поездку — 30 тысяч рублей.

В договоре оказания услуг пишут, что вознаграждение исполнителя составляет 130 тысяч рублей. Он за свой счет оплачивает дорогу и проживание в пункте выполнения услуг. Предоплата по договору — 30 тысяч рублей.

Минус этого варианта для исполнителя в том, что запланированная сумма расходов может оказаться меньше фактических трат. В результате специалист, выполняющий задание в рабочей поездке, получит не тот доход, на который рассчитывал. Пересчитать расходы после подписания договора нельзя.

Вариант 2

Но есть и другой способ командирования нештатного работника для выполнения поставленных задач. В законе это называется содействием исполнению договора. В этой ситуации важно перечислить в договоре услуг те пункты, по которым компания может оказывать работнику такое содействие. Например, содействие заказчика может выражаться в оплате проезда к месту назначения и организации проживания специалиста. При налоговой отчетности эти затраты можно отнести к прочим производственным расходам. 
 
Этот способ позволяет более тщательно контролировать командировочные расходы работников, которые не состоят в штате. А исполнителю гарантируется полное возмещение всех затрат. Дополнительную выгоду можно получить, если компания оформляет поездку через электронную систему управления командировками. Сервис Контур.Тревел помогает подключать корпоративные системы лояльности и заключать прямые договоры с авиакомпаниями и отелями, сокращая расходы на 30%.

Вариант 3

Еще один способ командировать нештатного работника — компенсировать его расходы по предоставленным квитанциям и чекам. В этом случае сотрудник оформляет все сам, а в договоре услуг указывают, какие именно затраты заказчик готов компенсировать.

Пример:

Фотограф отправляется на удаленный объект компании для проведения фото- и видеосъемки. Компания компенсирует расходы сотрудника, связанные с этой командировкой. Вознаграждение фотографа составляет 50 тысяч рублей. Дополнительно ему возмещают оплату авиабилетов туда и обратно, затраты на проживание в течение двух суток, затраты на питание в объеме не более двух тысяч рублей в день.

Вернувшись из поездки, работник должен отчитаться перед компанией. Для отчета нужны чеки и квитанции, которые подтвердят факт оплаты билетов, гостиницы и питания. Важно помнить, что все документы бухгалтерия принимает в читаемом виде, если чек порвали или залили жидкостью, затраты могут не возместить.

Компенсация командировки по срочному трудовому договору

Оформить командировку нештатному специалисту можно, если на период деловой поездки заключить с ним срочный трудовой договор. У срочного трудового договора должно быть корректное основание, например, участие во временных работах или замещение отсутствующего сотрудника.

В этом случае действуют по стандартной схеме:

  • готовят служебную записку,
  • подписывают ее руководителем,
  • издают приказ о командировке по утвержденной внутренней форме,
  • бронируют билеты и гостиницу,
  • выдают командировочные,
  • оформляют авансовый отчет.

Сотрудник может рассчитывать не только на оплату проезда и проживания, но и на суточные. Это деньги, которые дают на личные расходы, связанные с работой в другом городе или другой стране.

Внимание! При оформлении срочного трудового договора важно понимать, что компания становится налоговым агентом в отношении работника, обязана оплачивать за него 2-НДФЛ и все социальные и страховые взносы.

Срочный трудовой договор прекращается, когда завершен срок его действия. Но нужно помнить, что это не происходит автоматически. Если работодатель не уведомил работника о расторжении, трудовые отношения продолжаются, а договор пролонгируется на неопределенный срок и приобретает силу бессрочного.

Оформить командировки работников, которые не состоят в штате компании, можно несколькими способами. Когда компания планирует возмещение расходов приглашенного специалиста на деловую поездку, сделать это несложно. А если провести все операции через систему управления командировками Контур.Тревел, организация исключит риск необоснованных расходов и рисков при возможной налоговой проверке. Копии закрывающих документов сразу доступны для скачивания в сервисе, система интегрирована с бухучетом, поэтому все автоматически попадает и корректно учитывается в 1С.

Статьи по теме

Как выбрать отель для командировки

Когда сотрудник компании отправляется в командировку, важно тщательно спланировать все детали поездки, приобрести билеты, забронировать отель и заказать трансфер. Специалисты Контур.Тревел рассказали, на что нужно обратить внимание при выборе отеля, чтобы командировка принесла желаемый результат, а компания не столкнулась с неоправданными расходами.

Деловая поездка руководителя: как все правильно организовать

Когда в командировку отправляется руководитель организации, ответственность того, кто занимается оформлением поездки, возрастает в несколько раз. Расскажем, как сделать все быстро и не допустить неприятных ошибок.

Автоматизация командировок с помощью системы управления

Если доля расходов на командировки в компании существенна, важно оптимизировать эту статью затрат и найти способ сокращения человеческих ресурсов на оформление всех документов. Сделать это поможет система управления командировками. Узнайте, как внедрить автоматизацию командировочного процесса в компании, чтобы уменьшить объем ручных операций, сэкономить рабочее время сотрудников и денежные средства.  

Организация командировок сотрудников

Не все вопросы можно решить удаленно, иногда специфика деятельности компании предполагает выезд сотрудников в командировки. Для отправки работника в служебную командировку важно предусмотреть не только организационные моменты, но и соблюсти требования законодательства. В этой статье расскажем, как правильно оформить командировку, какие документы подготовить и на что обратить внимание.

Комментировать

Заявка
на консультацию

Оставьте заявку и наш консультант ответит на любые вопросы, расскажет про все возможности сервиса.