Деловой и бизнес‑туризм

Чем отличается деловой туризм

Деловой туризм отличается от обычной турпоездки тем, что включает в программу мероприятия, рассчитанные на получение новых знаний и опыта, развитие деловых связей. А от рабочей командировки — возможностью отдохнуть, изучить новый язык и культуру. Бизнес-туризм включает большой объем возможностей, поэтому специфика организации классической командировки и бизнес-тура принципиально разная.

Цели делового туризма

У бизнес-туров может быть несколько целей:

• Участие в научных конференциях и симпозиумах для получения определенного статуса и обмена опытом.
• Участие в производственных семинарах и совещаниях для освоения новой продукции и сегментов рынка.
• Участие в выставочных мероприятиях для расширения потребительской аудитории, презентации продукта, поиска новых деловых партнеров и заключения новых контрактов.
• Обучение по определенным программам и курсам для расширения профессиональных компетенций и знаний.
• Организация агентской сети, наставничество, развитие бизнеса на территориях других городов и стран.
• Проведение корпоративных мероприятий, конкурсов профмастерства для объединения коллектива, обмена опытом между разными структурными подразделениями, поднятия статуса сотрудников компании и корпоративного духа.

Благодаря организованным бизнес-турам компании отслеживают тенденции мировых рынков, увеличивают целевую аудиторию, развивают новые направления и производственные сектора, получают возможность экспортировать продукцию и открывать филиалы.

Особенности делового туризма

Направление делового туризма включает организацию и управление командировками для руководящего звена, менеджеров и сотрудников компаний из разных сфер деятельности. Максимально точно специфику бизнес-туризма передает аббревиатура MICE, которая образована от названий основных туристических бизнес-мероприятий:

• M — мeetings (встречи),
• I — incentives (стимулирующие или поощрительные поездки),
• C — сonventions (конференции)
• E — еxibitions (выставки).

По статистике, ежегодный прирост российского рынка MICE-поездок составляет около 4%. Мероприятия MICE-туризма полностью обслуживают корпоративные задачи компаний. Это поощрительные поездки, презентации, круглые столы, конференции, мастер-классы, выставки. В отличие от стандартной командировки, MICE предоставляет огромный набор туристических услуг для бизнеса. Выездные мероприятия легко сочетаются друг с другом, за время одной поездки группа командированных сотрудников может посетить выставку, поучаствовать в конференции, пройти семинар или обучающие курсы. Это повышает эффективность бизнес-тура, минимизирует затраты, увеличивает охват целевой аудитории.
    
Активное развитие MICE-индустрии в России только начинается. Для успешной организации таких мероприятий в области делового туризма важно обращать внимание на следующие факторы:

• Уровень конгрессно-выставочных комплексов, их вместимость и соответствие запросам компании.
• Вариативность и качество питания для гостей.
• Уровень обслуживания на месте, компетентность и знание иностранных языков персонала.
• Предоставление курирующего специалиста, который будет заниматься организацией и контролировать реализацию задач на каждом этапе.

Предусмотреть все может только опытный менеджер в сфере туризма. На помощь ему приходят современные онлайн-сервисы по управлению деловыми поездками в компании. Например, сервис Контур.Тревел предоставит выбор из десятков тысяч предложений по размещению и бронированию конференц-залов в любой точке мира с выгодным дисконтом.

Виды делового туризма

Различают корпоративный и межкорпоративный бизнес-туризм. К первому виду относятся поездки с целью организации и участия в небольших мероприятиях с числом участников до 200 человек. Ко второму — посещение масштабных событий, в которых задействованы более 1000 участников. Это могут быть ежегодные выставки, международные конференции и симпозиумы. Такие туры планируются за 2-3 года до отправления, в момент, когда анонсируется предстоящее мероприятие.

Тип путешествия и его конечная цель определяют не только локацию, состав участников, но и бизнес-процессы в предстоящей поездке.

Корпоративные встречи и конвенции

Это любые мероприятия, в которых участвуют представители разных подразделений: межфилиальные собрание менеджеров и директоров, стратегические совещания, совместный запуск нового направления или знакомство с продуктом. Конвенция предполагает собрание представителей компании, руководящего звена или всего персонала на российском или международном уровне. Нередко рабочие мероприятия конвенции совмещают с отдыхом коллектива, так как это внутрикорпоративное событие, нерабочие активности не так сложно вписать в график.

Поощрительные поездки

Это бизнес-туры для сотрудников или партнеров компании. Основная цель — поощрить за качественную работу и достижение определенных показателей. В этом виде поездок большое значение играют выбор направления, уровень сервиса, программа развлекательных либо обучающих мероприятий. Участники тура должны по достоинству оценить подарок компании, чтобы в дальнейшем стремиться к увеличению уровня продаж и еще более высоким показателям. Такие вложения оправдываются многократно: коллектив получает дополнительный стимул для эффективной работы, а бизнес интенсивное развитие.

Сюжетные туры с элементами тимбилдинга

Сюжетный корпоративный туризм набирает обороты в России. Это не просто деловая поездка, а настоящий приключенческий тур с заданным сценарием. Как правило, это корпоративный бизнес-тур, рассчитанный на поощрение и сплочение коллектива. Сюда относится и тимбилдинг, мероприятие для построения команды с элементами соревнования. Подобные поездки организуют как в традиционные бизнес-локации, так и в зоны экстремального туризма. Программу тура разрабатывают индивидуально под запросы заказчика и предоставляют постоянное сопровождение на маршруте.

Внимание! В сюжетном туре многое зависит от подготовки и настроя коллектива. Важно предварительно выяснить, насколько сотрудники морально и физически готовы к подобным состязаниям, чтобы полностью реализовать их положительный эффект.

Семинары

Рабочие поездки для специалистов определенной компетенции или сферы деятельности. Их проводят и организуют либо представители компании с участием приглашенных специалистов, либо сторонние профессиональные организации. Семинары повышают уровень квалификации и обучают новым направлениям деятельности. Нередко этот формат используют для презентации определенного продукта или инструмента с одновременным обучением работе с ним. Некоторые семинары включают и развлекательную программу, совмещая работу и досуг.

Конгрессы

Бизнес-тур на собрание представителей конкретной отрасли для обмена идеями, результатами научной или практической деятельности. Конгрессы отлично подходят для демонстрации новинок производства и разработок, для серийного выпуска которых требуются инвестиции. Как правило, конгресс проходит в строго ограниченной локации, зале, бизнес-парке. В зависимости от масштаба и статуса приглашенных участников конгрессы бывают региональными, национальными или международными.

Конгрессный туризм считают одним из самых динамичных видов делового туризма. Предприниматели, ученые и менеджеры высшего звена активно участвуют в них, чтобы получить последнюю информацию из области, в которой работают, наладить профессиональные контакты, провести деловые переговоры и встречи, презентовать собственные идеи и разработки.

Ярмарки и выставки

Организованные встречи и выездные мероприятия, где представляют компанию и ее продукцию. Главная цель участия в выставке — мотивировать целевую аудиторию на приобретение продукта или услуги, подписание договора о сотрудничестве. На таких мероприятиях заключается значительная часть деловых соглашений о сотрудничестве.

Отдельная категория бизнес-туризма — специализированные выставки. Они посвящены определенному сектору экономики: строительству, машиностроению или энергетике. Как правило, участники мероприятия известны заранее, что помогает планировать деловые контакты и встречи. Выставки проводят через определенные промежутки времени, поэтому к ним готовятся за полгода или год. Это позволяет тщательно продумать все деловые мероприятия и логистику поездки.

Культурные и творческие события

Музыкальные и театральные фестивали, показы модельеров — события, которые притягивают бизнес-туристов не меньше специализированных выставок. Это яркие-шоу, где в непринужденной обстановке можно легко заключить деловое соглашение и успешно презентовать собственный продукт. Такие мероприятия интересны представителям бизнеса по производству одежды и обуви, парфюмерии и аксессуаров.         
Если привлекать к организации бизнес-поездок компании опытных специалистов и использовать современные интегрированные сервисы с возможностью аналитики затрат можно сэкономить до 50% бюджета. Например, сервис Контур.Тревел позволяет экономить до 30% за счет прямых договоров с перевозчиками, отелями и конференц-залами.

Размещение и логистика в деловом туризме

Для проведения деловых мероприятий и встреч используют отели, конгресс-центры, концертные залы, театры, тематические и бизнес-парки, университеты и музеи. В последнее время особой популярностью стали пользоваться здания с историческим значением, замки и резиденции.

Для размещения участников бизнес-тура важно подобрать отель, который соответствует следующим требованиям:
    

• высокий стандарт обслуживания,
• оснащение средствами для бизнес-связи, компьютером, факсом, стабильным интернетом,
• организация полного рациона питания,
• круглосуточное обслуживание в номерах,
• современные оздоровительные средства и спа, бассейн, сауна, массажный кабинет, спортзал.

Полторы тысячи отелей в России предлагают услуги в секторе MICE-туризма, куда входят специально оборудованные конференц-залы большой вместимости. Проведение конференций и конгрессов в одной локации с местом проживания участников облегчает организацию бизнес-тура, помогает оптимизировать временные и финансовые затраты.

Оптимально подходят для делового туризма современные бизнес-центры, адаптированные для деловых встреч, с конференц-залами и выделенными бизнес-зонами. Особого внимания требуют помещения для выставочных мероприятий, которые должны учитывать габариты и технические особенности экспонатов и стендов участников.       

Важную роль в деловом туризме играет транспортное обслуживание и продуманная логистика. Если мероприятия тура проходят не в одной локации с местом проживания, то участникам приходится постоянно передвигаться. Все события в бизнес-туре, как правило, четко расписаны по времени, поэтому просадки в транспортном сопровождении недопустимы. Транспорт для передвижения бизнес-групп должен быть:

• комфортным и безопасным, оснащенным системой кондиционирования и средствами для отдыха в пути,
• вместительным и соответствующим числу участников делового события,
• надежным и пунктуальным.

В деловых турах не принято экономить на транспорте, чтобы непредвиденные сбои в расписании не стали причиной срыва важных бизнес-событий.

Как организовать деловую поездку

Мероприятия в сфере бизнес-туризма организуют специализированные агентства или устроители конференций и выставок. Если вы хотите отправить команду сотрудников в деловую поездку с целью участия в крупном форуме или конгрессе, советуют обратиться:

• В туристическое агентство, специализирующееся на MICE-турах, где сочетаются стандартные услуги туроператора и услуги по организации мероприятий делового туризма.
• К организаторам конгресса или конференции. Когда планируют масштабное мероприятие, в команде организаторов всегда есть специалисты, отвечающие за размещение и логистику приглашенных лиц.
• В компанию, которая проводит выставки или ярмарки. Сотрудники компании предоставят обустроенную площадку, помогут с техническим оснащением стенда. Однако размещением группы представителей в гостинице и логистикой такие компании, как правило, не занимаются.

Для самостоятельной организации бизнес-тура важно сочетать несколько практических навыков и обладать определенным опытом взаимодействия с контрагентами. В первую очередь важно правильно составить план поездки, учесть необходимое материально-техническое обеспечение, состав участников, рассчитать бюджет.

Значительно облегчить процесс организации деловых туров поможет онлайн-сервис по управлению командировками Контур.Тревел. Специалисты всегда помогут решить любые вопросы по бронированию и покупке билетов. Благодаря обширной партнерской базе сервиса, с Контур.Тревел вы всегда найдете лучший вариант.