Две командировки подряд — Контур.Тревел — СКБ Контур

Две командировки подряд

Когда компания активно развивает бизнес по всей стране или за ее пределами, сотрудники часто бывают в командировках. Иногда одна командировка следует за другой. Можно ли отправить работника в новую деловую поездку непосредственно в день возвращения из предыдущей и как это правильно сделать, рассказывают специалисты Контур.Тревел.

travel

Командировки сотрудников за несколько кликов 

Можно ли оформить две командировки подряд

Порядок оформления командировок описан в Трудовом кодексе (Гл.24) и в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Информации о том, что между командировками сотрудника должен быть обязательный отдых, там нет. Также нет прямого указания на то, что командировки не могут пересекаться или следовать друг за другом. Срок и периодичность командировок определяет работодатель. Если задачи компании требуют, чтобы сотрудник прибыл из одной поездки и незамедлительно отправился в другую, это возможно. Командированный специалист может вернуться на основное рабочее место и снова его покинуть, а может выехать в очередную командировку, даже не посещая офис компании.

Пример. Сотрудник возвращается из командировки в Санкт-Петербург поездом в 11-00 10 декабря. А 11 декабря в 00-30 он улетает в Тюмень. Аэропорт расположен за чертой города, на дорогу до него уходит около часа, и прибыть на регистрацию нужно заблаговременно. Выехать из дома сотруднику придется не позже 22-30 10 декабря. Таким образом, дата прибытия из Санкт-Петербурга и дата отъезда в Тюмень командированного работника совпадут. Если нет потребности, сотрудник может не заезжать после первой командировки на основное место службы. Работу за него продолжит замещающий специалист.  

Как оформить две командировки подряд

Есть два способа оформления следующих друг за другом командировок одного сотрудника:

  • Оформить каждую поездку как отдельную с полным пакетом документов.
  • Объединить две поездки и оформить их как одну.

Как оформить две отдельные командировки

Как правило, командировки планируют заранее, поэтому на момент отъезда работника в первую поездку готовят пакет документов для каждой из них:

  • приказ о командировке;
  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение.

Если необходимость во второй поездке возникла неожиданно, пакет документов можно подготовить в период отсутствия сотрудника. День прибытия из первой командировки можно отметить в табеле как рабочий, а можно освободить работника от выхода на основное рабочее место и передать недостающие документы с курьером. В любом случае за все дни командировки специалисту начисляют средний заработок.

Как объединить поездки

Когда обе поездки запланированы заблаговременно, можно объединить командировки. Это максимально безопасный способ оформления с точки зрения налогового законодательства. Вопрос о том, как оформлять день прибытия и одновременного отправления сотрудника в новую командировку, исчезнет. Не будет проблем и с начислением суточных и компенсацией командировочных расходов.

При объединении двух командировок готовят:

  • один приказ с перечислением всех пунктов пребывания специалиста и общей продолжительностью поездки;
  • одно служебное задание, где прописывают все места назначения и задачи;
  • одно командировочное удостоверение.

Современные электронные сервисы помогут не ошибиться при оформлении командировки и подготовке отчетных документов. Например, в сервисе Контур.Тревел можно работать в режиме одного окна, экономить на покупке билетов и бронировании отелей, скачивать копии закрывающих документов и составлять отчеты без риска ошибок. Благодаря круглосуточной поддержке специалистов Контур.Тревел можно экстренно отправить сотрудника в командировку, используя любой способ оформления, не опасаясь претензий от налоговой инспекции.     

Как оплатить суточные за две командировки подряд

Суточные расходы относятся к дополнительным тратам, с которыми сотрудник сталкивается вдали от дома. Суточные начисляют за каждый календарный день, пока работник находится в командировке или в пути, включая праздники и выходные дни. Порядок расчета суточных утвержден Правительством РФ. За каждый день командировки работник получает одинаковую сумму.

При оформлении двух командировок подряд может возникнуть вопрос: как начислить суточные за день возвращения из первой командировки, который одновременно будет днем отправки во вторую. Законодательно этот вопрос не регулируется. Минфин РФ рекомендует использовать один из двух вариантов:

Вариант 1

Если начислять суточные за каждый день каждой командировки, то день, который входит как в одну, так и в другую деловую поездку, должен оплачиваться в двойном размере. Страховые взносы и НДФЛ не удерживают, когда сумма не превышает 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей в заграничных поездках. Если внутренние нормативные акты компании устанавливают суточные за последний день первой командировки и первый день второй при их совпадении в двойном размере, страховые взносы и НДФЛ не начисляют на всю выплаченную сумму.

Расходы на деловые поездки сотрудников, в том числе и выплата суточных, относятся к прочим расходам компании, связанным с производством и реализацией. Если предприятие выплачивает суточные в двойном размере и затем учитывает их при исчислении налога на прибыль, есть вероятность налоговых проверок.

Вариант 2

Если для расчета суточных брать количество календарных дней, которые сотрудник проводит в деловых поездках, независимо от их пересечения друг с другом, то за каждый из дней он получит одинаковую сумму. Это относится и к дню, который был последним днем первой командировки и первым днем второй при оформлении двух командировок подряд.

Такой вариант расчетов проще и удобнее, однако если компания утвердила в локальных актах другие правила, начислить сотруднику суточные без риска вызвать вопросы со стороны контролирующих органов можно при помощи онлайн-сервиса Контур.Тревел.

Как выдать аванс по двум командировкам

travel

Упростите отчетность по командировкам

Отчеты и «закрывашки» сразу в 1С. Авансовые отчеты — в кадровом ЭДО

Деньги на командировку выдают работнику до поездки. После возвращения он должен заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет не позднее трех рабочих дней. Но когда две командировки следуют друг за другом, сотрудник компании может не успеть отчитаться по авансу. А если между поездками недостаточно времени, командированный специалист даже не выходит на основное рабочее место.

В законе не указано, за сколько дней до отправления работник должен получить командировочные средства. Аванс за вторую поездку можно выдать вместе с авансом за первую. Авансовые отчеты в этом случае тоже можно заполнить после возвращения из второй командировки. Главное — правильно оформить все закрывающие документы.

В зависимости от способа оформления двух командировок аванс выдают:

  • По двум приказам за две командировки сразу. Авансовых отчета тоже должно быть два.
  • По одному приказу в случае объединения поездок. После возвращения работник заполняет один общий авансовый отчет.

Отправить работника в новую командировку сразу после предыдущей поездки можно. Но важно заранее продумать маршрут и служебные задачи, правильно оформить всю документацию, проанализировать возможность экономии на командировочных расходах. Сделать это поможет онлайн-сервис Контур.Тревел. С ним можно сэкономить до 30 % тревел-бюджета за счет прямых договоров и корпоративных программ лояльности. Беспокоиться о корректности закрывающих документов тоже не придется. Авансовый отчет работник может заполнить в режиме онлайн из любой точки.

Статьи по теме

Отличия командировки и вахты

Вахта или длительная командировка — как правильно назвать деловую поездку сотрудника по служебному заданию. Важно понимать, в чем различие этих двух понятий, чтобы не допустить юридических и бухгалтерских ошибок в документах. Специалисты Контур.Тревел помогут разобраться, какие отличия есть у командировки и почему ее нельзя путать с вахтой.

Деловой и бизнес‑туризм

Деловой туризм объединяет поездки, которые совершают с профессиональными или служебными целями по поручению работодателя или по собственной инициативе. Деловые поездки — это один из путей интенсивного развития бизнеса, освоения новых технологий, развития партнерских связей в других городах и странах. Сегодня развитие бизнес-туризма в стране набирает обороты, поэтому специалистам важно понимать, как правильно организовать командировку сотрудника, чтобы она принесла ожидаемый результат.

Как оформить командировку не сотруднику организации

Как быть, если компании понадобилось отправить в командировку спикера, эксперта по обучению или переводчика, который не оформлен в штате организации? Такая необходимость может возникнуть как у крупных корпораций, взаимодействующих с партнерами в других городах и странах, так и у небольших компаний, которые работают с экспертами по договору оказания услуг.

Как выбрать отель для командировки

Когда сотрудник компании отправляется в командировку, важно тщательно спланировать все детали поездки, приобрести билеты, забронировать отель и заказать трансфер. Специалисты Контур.Тревел рассказали, на что нужно обратить внимание при выборе отеля, чтобы командировка принесла желаемый результат, а компания не столкнулась с неоправданными расходами.

Деловая поездка руководителя: как все правильно организовать

Когда в командировку отправляется руководитель организации, ответственность того, кто занимается оформлением поездки, возрастает в несколько раз. Расскажем, как сделать все быстро и не допустить неприятных ошибок.

Комментировать

Заявка
на консультацию

Оставьте заявку и наш консультант ответит на любые вопросы, расскажет про все возможности сервиса.