Тревел‑менеджмент и его возможности — Контур.Тревел — СКБ Контур

Тревел‑менеджмент и его возможности

Если сотрудники компании часто отправляются в командировки или у предприятия широкая сеть филиалов, бизнесу нужна хорошо продуманная тревел-политика. Оптимизация командировок поможет организовывать деловые поездки быстро и выгодно для командирующей организации.

Что такое тревел-менеджмент

Менеджмент по администрированию командировок, или тревел-менеджмент, — это управление бизнес-процессами, связанными с деловыми поездками в компании. Тревел-менеджмент также решает вопросы по оптимизации бюджета, контролирует управленческую, бухгалтерскую и аналитическую отчетность. Если на предприятии внедрили тревел-менеджмент, планировать поездки, распределять нагрузку между сотрудниками, оптимизировать временные и трудозатраты, решать организационные вопросы, составлять отчеты и распределять бюджет будет проще, быстрее и эффективнее. 

Чем занимается тревел-менеджер 

Чтобы деловая поездка приносила максимальный результат, она должна быть правильно организована. Среди этапов организации рабочей поездки сотрудника:

  • подготовка служебной записки и обоснования;
  • приказ о направлении в командировку;
  • бронирование отеля и покупка билетов на поезд или самолет;
  • решение вопроса логистики в месте пребывания;
  • аренда конференц-зала, если командировка предполагает проведение мероприятий и встреч;
  • изготовление рекламной и презентационной продукции;
  • расчет командировочных и сопутствующих расходов;
  • выдача аванса;
  • составление авансового отчета и компенсация затрат сотрудника;
  • подготовка налоговой отчетности.

Важно не упустить ни один момент, кроме того, в случае переноса сроков поездки в документы и брони придется внести изменения. Внедрение в компании культуры организации командировок позволит руководителю четко понимать, что расходная часть бюджета под контролем, уполномоченные сотрудники принимают правильные решения и эффективно выполняют поставленные задачи. Для создания культуры деловых поездок и служит тревел-менеджмент.

Организовывать командировки в компании может отдельный специалист — тревел-менеджер. Но можно поручить эту задачу и делопроизводителю или кадровому работнику, если использовать современные сервисы.

Обычно в организации командировок участвуют несколько сотрудников. Это руководитель подразделения, который направляет работника в командировку, директор, который утверждает служебную записку и приказ, бухгалтер, который планирует бюджет. Если использовать электронный сервис Контур.Тревел, он поможет сократить количество участников процесса и ускорит принятие решений. 

Преимущества тревел-менеджмента

Тревел-менеджмент позволит не нагружать сотрудников компании лишними задачами, которые не входят в их компетенции. Например, когда в организации нет отдельного специалиста, который занимается командировками, командированный работник вынужден решать все вопросы самостоятельно. Человек без опыта в тревел-менеджменте может неверно распределить расходы, подобрать неудачный вариант бронирования, допустить лишние логистические затраты, ошибиться в авансовом отчете, что приведет к нарушению налогового законодательства. 

Эффективный тревел-менеджмент помогает:

  • Управлять расходами организации и понимать, как можно их снизить. Этому способствует корпоративная стратегия организации деловых поездок и специалист, который контролирует соблюдение ее принципов.
  • Экономить на услугах по размещению и транспортных расходах. Грамотно работать с поставщиками, проводить переговоры и тендеры, получать выгодные предложения от авиакомпаний, перевозчиков и мест размещения, контролировать исполнение обязательств, анализировать статистику, разрабатывать предложения по улучшению условий контрактов. Выбирать оптимального исполнителя, перевозчика, места размещения.
  • Сокращать время на оформление и поиск вариантов. Собирать и хранить все данные по поездкам, как данные командированных сотрудников для дальнейшего использования в поездках, так и данные по контрагентам, отелям, гостиницам, логистическим компаниям для проведения финансового и управленческого анализа.
  • Возмещать возможные убытки. Вести учет претензий к исполнителям, авиакомпаниям, перевозчикам, пунктам размещения и проводить работу по их рассмотрению и урегулированию.
  • Находить варианты оптимизации бюджета. Анализировать затраты компании на командировки, выявлять факты экономии или перерасхода корпоративного бюджета, определять слабые места и возможности оптимизации расходов при дальнейшем планировании деловых поездок.  
  • Минимизировать трудозатраты специалиста. Этому способствует мобильность и независимость сервисов от конкретной точки расположения компании, командирующей сотрудника, и места командировки.

Как внедряют тревел-менеджмент

Внедрить на предприятии тревел-менеджмент не так сложно. Достаточно оптимизировать привычные бизнес-процессы. А сам функционал тревел-менеджера  могут полноценно выполнять современные программы. Достаточно прописать требования тревел-политики компании и ввести их в специальную программу. Она организует поездки, закажет билеты, составит авансовые отчеты, а также интегрирует все документы с бухгалтерскими и кадровыми инструментами. 

Управлять командировками сможет даже совмещающий несколько обязанностей специалист, не покидая основного рабочего места и не отвлекаясь от других задач. А главное — это принесет реальный экономический эффект по сравнению с обучением отдельного специалиста.

Кроме программного обеспечения, существуют современные электронные сервисы, которые помогут любой организации внедрить и освоить тревел-менеджмент. Например, Контур.Тревел помогает организовать деловые поездки по всему миру. Сервис работает с электронным документооборотом, который экономит время и деньги на бумажные носители. Все документы, полученные через ЭДО, имеют юридическую силу оригиналов. С сервисом Контур.Тревел вы сможете:

  • Оформить командировку из любой точки мира с любого устройства, в том числе и через мобильное приложение.
  • Управлять командировками сотрудников и составлять нужные документы без специальных навыков и подготовки.
  • Приобретать билеты, бронировать отели, заказывать нестандартные услуги, например, организацию круглых столов, в любом городе в кратчайшие сроки.
  • Вести бухгалтерию, выгружать стандартную для бухучета форму документов и интеграцию с бухгалтерскими и кадровыми программами.

Алгоритмы работы сервиса задаете вы сами, специалисты Контур.Тревел только подсказывают и помогают вам экономить. Кроме того, сервис позволяет получить:

  • Большое количество статистической и аналитической информации для повышения эффективности планирования бюджета.
  • Высокий уровень защиты и безопасности за счет соответствия тревел-политике компании.
  • Автоматизированную работу в одном окне и оплату всех расходов одним счетом.

Внедрить тревел-менеджмент в компании, где командировочные расходы составляют значительную долю затрат, позволят современные программы и сервисы. Это не отнимет много времени и сил, но поможет контролировать и планировать расходы на командировки сотрудников максимально эффективно. 

Статьи по теме

Бизнес‑тревел сервис

Развитие бизнес-туризма в стране выходит на новый уровень, интенсивное освоение новых ниш и направлений стимулирует рост деловых и партнерских связей. Если сотрудники компании регулярно отправляются в деловые поездки с целью работы, обучения или участия в отраслевых мероприятиях, важно оптимизировать организацию командировок. Это поможет снизить затраты и время на оформление всех документов.

Кто такой тревел‑менеджер

В современных компаниях не редкость, когда организацией деловых поездок занимаются секретари либо делопроизводители. Иногда оформлять командировку вынужден сам работник, которому предстоит поездка. Однако организация командировок требует определенных знаний и опыта в подборе оптимальных вариантов размещения и бронирования билетов.

Как правильно рассчитывают суточные в командировке

Когда сотрудник компании находится в рабочей поездке, ему выплачивают среднюю заработную плату и суточные за каждый день командировки. Как правильно рассчитать суточные и должен ли работник отчитываться за полученные суммы, в нашем материале. 

Отличия командировки и вахты

Вахта или длительная командировка — как правильно назвать деловую поездку сотрудника по служебному заданию. Важно понимать, в чем различие этих двух понятий, чтобы не допустить юридических и бухгалтерских ошибок в документах. Специалисты Контур.Тревел помогут разобраться, какие отличия есть у командировки и почему ее нельзя путать с вахтой.

Две командировки подряд

Когда компания активно развивает бизнес по всей стране или за ее пределами, сотрудники часто бывают в командировках. Иногда одна командировка следует за другой. Можно ли отправить работника в новую деловую поездку непосредственно в день возвращения из предыдущей и как это правильно сделать, рассказывают специалисты Контур.Тревел.

Комментировать

Заявка
на консультацию

Оставьте заявку и наш консультант ответит на любые вопросы, расскажет про все возможности сервиса.