Как правильно рассчитывают суточные в командировке — Контур.Тревел — СКБ Контур

Как правильно рассчитывают суточные в командировке

Когда сотрудник компании находится в рабочей поездке, ему выплачивают среднюю заработную плату и суточные за каждый день командировки. Как правильно рассчитать суточные и должен ли работник отчитываться за полученные суммы, в нашем материале. 

Что такое суточные нормы в командировке

Командированному сотруднику компенсируют командировочные расходы, например, проживание в отеле, проезд к месту работы, аренду автомобиля. Эти расходы работник подтверждает документами, чеками и квитанциями. Если бронирование происходит через систему управления командировками или сервис, все расходы автоматически фиксируются в авансовом отчете. В Контур.Тревел сотрудник заполняет его за несколько минут, а затем отчет сразу отображается в системе бухучета компании.

Суточные выплачивают, чтобы компенсировать дополнительные траты (ст. 168 ТК РФ). Например, переговоры по мобильному телефону или оплату общественного транспорта. Сотрудник распоряжается ими по собственному усмотрению, отчитываться и подтверждать подобные расходы документально не нужно.  

Суточные начисляют за каждый календарный день, пока работник находится в командировке или в пути, включая праздники и выходные дни.         

Как правильно рассчитать суточные

Порядок расчета суточных в командировке утвержден Правительством РФ. В расчет берут весь период с первого по последний день поездки. Первый день — это дата отправления автобуса, поезда или самолета, последний — дата прибытия обратно.  

Пример: Сотрудник организации отправился в командировку в 22:00 в воскресенье, а вернулся через неделю в 11:00 в субботу. Ему выплачивают суточные за семь дней, включая воскресенье и субботу, независимо от того, что это выходные.   

Важно! Суточные за однодневные командировки по стране не выплачивают. Если работник выехал в другой город в 7-00 и вернулся обратно в 23-00, ему не начисляют суточные. Однако компания может предусмотреть компенсацию сотрудникам, которые ездят в такие рабочие поездки, и закрепить это локальными актами.

Местом отправления считают пункт, в котором расположен офис компании или непосредственное рабочее место командированного сотрудника. Если предстоит добираться до аэропорта или до любого другого пункта отправления за городом, это время также включают в командировку. Когда самолет вылетает в 00:30, а добираться до аэропорта необходимо не менее часа, предыдущий день учитывают при расчете суточных.

Размеры суточных

За каждые сутки работнику выплачивают одинаковую денежную сумму. Компания самостоятельно определяет ее размер. Если сумма не превышает 700 рублей при командировках по России, то с выплаты не удерживают НДФЛ. В заграничных поездках этот предел достигает 2500 рублей. Когда суточные больше, НДФЛ удерживают с разницы.

Пример: В компании установлены суточные в размере 1500 рублей в поездках по России. НДФЛ удерживают с 800 (1500 — 700) рублей. С этой же суммы начисляют страховые взносы.

При командировках в разные города и страны суточные в одной компании могут быть разными. Все это указывают в локальных нормативных актах.    

Где можно рассчитать суточные

Денежную сумму, которую необходимо выплатить работнику, рассчитывают в справке-расчете. Иногда компенсация рассчитывается работником самостоятельно. Но чаще всего это делает бухгалтер организации. 

Сервис Контур.Тревел рассчитывает суточные автоматически Достаточно ввести даты отправления и прибытия сотрудника, сервис рассчитает сумму выплат и сформирует бухгалтерские отчеты по всем командировочным расходам.   

Когда выплачивают суточные

Суточные необходимо выплатить работнику до отправления в командировку. Это авансовые платежи (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Начисленную сумму переводят на банковскую карту или выдают работнику в кассе. Если командированный сотрудник получил перед отъездом не все, что полагается, он имеет право получить оставшиеся деньги после приезда.

Если работнику не хватает начисленных авансом суточных, он может потратить свои деньги, заранее предупредив работодателя. После его возвращения компания компенсирует эти затраты. Но если суточные работник истратил не полностью, возвращать часть аванса в кассу не нужно. Эти средства он может использовать по своему усмотрению.

Как оплачивают суточные за выходные и праздничные дни

Если командировка приходится на выходные или официальные праздники, сотрудник получает суточные, даже если фактически не работал в этот период. Считается, что вдали от дома командированный находится по заданию компании. Размер суточных рассчитывают как обычно, никаких специальных коэффициентов не применяют.

Этим они отличаются от заработной платы, которую за выходные начисляют в двойном размере. Зарплату за выходные дни сотрудник получает только если он действительно работает в этот период. Это должно быть отражено в производственном табеле. Если в выходные командированный отдыхает, заработная плата ему не начисляется. 

Как рассчитывают суточные в командировках за границу  

В загранкомандировках суточные выплачивают в валюте той страны, куда направляют работника. По согласованию с командированным, можно выдать денежные средства и в рублях, если конвертировать их по действующему курсу. День, когда сотрудник выехал из страны, считают первым днем пребывания за рубежом, а день въезда обратно — днем пребывания в России. Время, когда он находился в России, оплачивается в рублях.

Как правильно отчитываться о расходах

Аргументировать второстепенные траты в командировке и предоставлять отчетные документы по ним командированный не обязан. Суточные тратят по собственному желанию в рамках производственной необходимости. Но независимо от этого, их включают в авансовый отчет — это требуется, чтобы обосновать затраты компании в программе бухучета.     

Авансовый отчет сотрудник должен заполнить в течение трех рабочих дней после поездки. Важно не допустить ошибку в расчетах, чтобы предоставить корректный отчет для налоговой. 

Контур.Тревел поможет сформировать авансовый отчет быстро и без ошибок. Сотрудник может сделать это онлайн из любой точки мира, например, по дороге домой. Загрузите закрывающие документы в сервис, и они автоматически интегрируются с системами кадрового и бухгалтерского документооборота компании.    

Суточные положены сотруднику для компенсации незапланированных расходов в деловой поездке. Отчитываться по ним и возвращать неиспользованный остаток работнику не нужно, а вот отчитаться перед налоговой по затратам компании придется. Используйте современные сервисы, чтобы сэкономить время на составление отчетов и не беспокоиться об их корректности. 

Статьи по теме

Бизнес‑тревел сервис

Развитие бизнес-туризма в стране выходит на новый уровень, интенсивное освоение новых ниш и направлений стимулирует рост деловых и партнерских связей. Если сотрудники компании регулярно отправляются в деловые поездки с целью работы, обучения или участия в отраслевых мероприятиях, важно оптимизировать организацию командировок. Это поможет снизить затраты и время на оформление всех документов.

Кто такой тревел‑менеджер

В современных компаниях не редкость, когда организацией деловых поездок занимаются секретари либо делопроизводители. Иногда оформлять командировку вынужден сам работник, которому предстоит поездка. Однако организация командировок требует определенных знаний и опыта в подборе оптимальных вариантов размещения и бронирования билетов.

Тревел‑менеджмент и его возможности

Если сотрудники компании часто отправляются в командировки или у предприятия широкая сеть филиалов, бизнесу нужна хорошо продуманная тревел-политика. Оптимизация командировок поможет организовывать деловые поездки быстро и выгодно для командирующей организации.

Отличия командировки и вахты

Вахта или длительная командировка — как правильно назвать деловую поездку сотрудника по служебному заданию. Важно понимать, в чем различие этих двух понятий, чтобы не допустить юридических и бухгалтерских ошибок в документах. Специалисты Контур.Тревел помогут разобраться, какие отличия есть у командировки и почему ее нельзя путать с вахтой.

Две командировки подряд

Когда компания активно развивает бизнес по всей стране или за ее пределами, сотрудники часто бывают в командировках. Иногда одна командировка следует за другой. Можно ли отправить работника в новую деловую поездку непосредственно в день возвращения из предыдущей и как это правильно сделать, рассказывают специалисты Контур.Тревел.

Комментировать

Заявка
на консультацию

Оставьте заявку и наш консультант ответит на любые вопросы, расскажет про все возможности сервиса.