Кто такой тревел‑менеджер — Контур.Тревел — СКБ Контур

Кто такой тревел‑менеджер

В современных компаниях не редкость, когда организацией деловых поездок занимаются секретари либо делопроизводители. Иногда оформлять командировку вынужден сам работник, которому предстоит поездка. Однако организация командировок требует определенных знаний и опыта в подборе оптимальных вариантов размещения и бронирования билетов.

Какой компании нужен тревел-менеджер

Для небольшой компании, где деловые поездки сотрудников — явление периодическое, достаточно специалиста по организации командировок, который будет совмещать вопросы делового туризма и другие административные задачи. Но для компании с плотным графиком командировок сотрудников требуется собственный тревел-менеджер.Совмещающему специалисту будет сложно сориентироваться в большом объеме предложений и предусмотреть все требования. 

Если сотрудники компании часто отправляются в командировки, нужно подумать о специалисте, который будет их оформлять.

Тревел-менеджер нужен предприятию:

  • где регулярно планируются масштабные выездные события;
  • необходимо размещение и логистика большого числа сотрудников. 

Нужно предусмотреть предпочтения и график работы каждого, распределить рейсы, классы в салоне самолета или купе в поезде, номера в отеле для менеджеров разного уровня. Это вопросы, которые решает тревел-менеджер, ориентируясь на тревел-политику компании.

Важно! Тревел-политика разрабатывается совместно с руководителем компании и в соответствии с его желанием позиционирования бизнеса. В ее основе — бюджет, который компания готова тратить на деловые поездки. Некоторые руководители стремятся поддерживать высокий имидж, поэтому охотно увеличивают бюджет деловых поездок. Другие — придерживаются режима экономии, ограничиваясь определенным уровнем комфорта в командировках. Все это учитывают при бронировании отелей, заказе авиабилетов и расчете командировочных расходов.

Обязанности тревел-менеджера

Чем компания больше, тем серьезнее и объемнее задачи тревел-менеджера.

Тревел-менеджер — специалист, который  поможет:

  • разработать и проконтролировать выполнение тревел-политики компании;
  • организовать любую деловую поездку;
  • подготовить служебную записку, приказ о командировке, авансовый отчет и все закрывающие документы.

Тревел-менеджер отвечает за организацию деловых поездок и выездных бизнес-мероприятий компании, за формирование бюджета, ведет работу, связанную с финансами, занимается переговорами с контрагентами и решает организационные вопросы. Он должен хорошо разбираться в географии и климатических особенностях региона, куда отправляется делегация, изучать менталитет зарубежных партнеров, чтобы никакие случайности не повлияли на эффективность поездки. 

Соблюдение тревел-политики организации

Штатный тревел-менеджер компании действует четко с политикой организации в отношении деловых поездок коллектива. Если такая политика не разработана и не утверждена, то начать работу рекомендуют именно с этого.

В обязанности тревел-менеджера входят: 

  • управление расходами на командировки; 
  • анализ действующей или разработка новой корпоративной стратегии организации деловых поездок; 
  • четкий контроль соблюдения ее принципов.

Организация поездки

Этот сотрудник планирует бюджет деловой поездки, стремится к его оптимизации и следит за необоснованными расходами.

В области его задач:

  • Формирование запроса компании на реализацию деловой поездки, составление брифа командировки.
  • Подготовка деловых поездок, сбор всей необходимой информации о сотрудниках, датах отъезда и приезда каждого из них.
  • Заказ билетов на поезд или самолет, оформление загранпаспортов и виз, если предстоит зарубежная поездка.
  • Регистрация сотрудников на выставки, конференции и другие деловые мероприятия, поиск и бронирование конференц-залов, заказ услуг переводчиков, фотографов, операторов или приглашение прессы.

Взаимодействие с контрагентами

Среди обязанностей тревел-менеджера также работа с контрагентами. Это:

  • Взаимодействие с поставщиками, проведение переговоров и тендеров, подбор наиболее выгодных предложения от авиакомпаний, перевозчиков, гостиниц и отелей.
  • Контроль исполнения обязательств контрагентов, анализ статистики, подготовка предложений по улучшению условий контрактов.
  • Сбор данных по контрагентам, отелям, гостиницам, логистическим компаниям для проведения финансового и управленческого анализа.

Подготовка отчетных и закрывающих документов

Финальный этап любой командировки — бухгалтерская и юридическая отчетность. В числе задач тревел-менеджера: 

  • Подготовка и проверка отчетных и закрывающих документов по командировкам сотрудников.
  • Хранение данных по всем поездкам, информации о командированных сотрудниках для дальнейшего использования в поездках и систематизации процессов оформления.

Какими навыками обладает тревел-менеджер

Тревел-менеджер — это универсальный специалист, который по функционалу близок к специалисту по связям с общественностью, только работа его строится не в одном регионе присутствия компании, а в разных городах и странах, куда отправляются командированные специалисты.  

Профессиональный тревел-менеджер отличается:

  • Развитыми коммуникативными навыками для ведения переговоров.
  • Аналитическими способностями, которые позволяют делать выводы и подбирать наилучшие предложения.
  • Умением находить и обрабатывать нужную информацию, точно определять уровень ее достоверности. Это помогает отсеивать недобросовестных перевозчиков и отельеров.
  • Навыками в работе с системами бронирования.
  • Хорошими знаниями иностранных языков для переговоров с зарубежными компаниями.  
  • Финансовой и бухгалтерской грамотностью, навыками бюджетирования, проведения тендеров.

Специалист по организации командировок работает в режиме многозадачности, поэтому должен быть гибким, стрессоустойчивым, способным легко подстраиваться под обстоятельства и работать в нестандартных условиях.

Как оптимизировать работу тревел-менеджера

При значительном количестве деловых поездок в компании необходимо оптимизировать работу тревел-менеджера. Большой объем ручной работы может быть причиной случайных ошибок и необоснованных трат. Без автоматизации процессов проанализировать все существующие варианты специалисту невозможно. Специальная программа управления командировками поможет соблюдать тревел-политику компании, задавать лимиты на деловую поездку, оптимизировать затраты и быстро создавать отчетные документы.

Например, сервис Контур.Тревел позволяет автоматизировать организацию деловых поездок сотрудников. Оформление билетов и бронирование отелей в любом городе происходит за несколько минут, а прямые договоры с авиакомпаниями позволяют экономить до 30 % бюджета.

С помощью сервиса, интегрированного с бухгалтерским и кадровым документооборотом, тревел-менеджер легко подберет оптимальные маршруты, формирует бюджеты и контролирует затраты, повышая эффективность тревел-политики компании. 

Статьи по теме

Бизнес‑тревел сервис

Развитие бизнес-туризма в стране выходит на новый уровень, интенсивное освоение новых ниш и направлений стимулирует рост деловых и партнерских связей. Если сотрудники компании регулярно отправляются в деловые поездки с целью работы, обучения или участия в отраслевых мероприятиях, важно оптимизировать организацию командировок. Это поможет снизить затраты и время на оформление всех документов.

Как правильно рассчитывают суточные в командировке

Когда сотрудник компании находится в рабочей поездке, ему выплачивают среднюю заработную плату и суточные за каждый день командировки. Как правильно рассчитать суточные и должен ли работник отчитываться за полученные суммы, в нашем материале. 

Тревел‑менеджмент и его возможности

Если сотрудники компании часто отправляются в командировки или у предприятия широкая сеть филиалов, бизнесу нужна хорошо продуманная тревел-политика. Оптимизация командировок поможет организовывать деловые поездки быстро и выгодно для командирующей организации.

Отличия командировки и вахты

Вахта или длительная командировка — как правильно назвать деловую поездку сотрудника по служебному заданию. Важно понимать, в чем различие этих двух понятий, чтобы не допустить юридических и бухгалтерских ошибок в документах. Специалисты Контур.Тревел помогут разобраться, какие отличия есть у командировки и почему ее нельзя путать с вахтой.

Две командировки подряд

Когда компания активно развивает бизнес по всей стране или за ее пределами, сотрудники часто бывают в командировках. Иногда одна командировка следует за другой. Можно ли отправить работника в новую деловую поездку непосредственно в день возвращения из предыдущей и как это правильно сделать, рассказывают специалисты Контур.Тревел.

Комментировать

Заявка
на консультацию

Оставьте заявку и наш консультант ответит на любые вопросы, расскажет про все возможности сервиса.