Сотрудничество с самозанятыми снижает нагрузку на бизнес. Но если исполнитель работает в формате, близком к трудовым отношениям, у инспекций может возникнуть интерес к таким договоренностям. В статье разберем, на какие аспекты обращают внимание ФНС и ГИТ и какие штрафы для организации возможны в таких ситуациях.
Фриланс поможет оформить договоры, собрать чеки и проверить статус исполнителей. Все самое главное в одном окне — ничего не забудете.
Кто такой самозанятый
Самозанятый — человек (физическое лицо или индивидуальный предприниматель), который работает сам на себя и самостоятельно платит налог на профессиональный доход — НПД. Этот налоговый режим стал популярен благодаря простоте регистрации и минимальной налоговой нагрузке: ставка 4% при работе с физлицами и 6% при работе с компаниями.
Чтобы быть самозанятым, нужно соблюдать несколько условий:
- доход не превышает 2,4 млн рублей в год;
- у ИП нет сотрудников, нанятых по трудовому договору;
- вид деятельности не требует лицензирования и подходит под условия применения НПД;
- нет трудовых договоров с заказчиком.
Риски для организаций при нарушениях
Самозанятые могут сотрудничать с юридическими лицами и ИП (заказчики), но только по гражданско-правовым договорам — на оказание услуг или выполнение работ. Такие договоры нужно заключать в рамках условий НПД; в них не должно быть признаков трудовых отношений.
Если договор с самозанятым составлен формально, а условия работы похожи на трудовые — с подчинением, графиком и типовыми задачами — это уже повод для вопросов со стороны проверяющих. В случае признания отношений трудовыми заказчику придется уплачивать дополнительные налоги, страховые взносы и штрафы. В таблице — несколько ситуаций, когда такое может произойти.
| Что произошло | Что не так | Риски |
|---|---|---|
|
Признание отношений трудовыми |
Самозанятый работает как штатный |
Придется заплатить взносы и НДФЛ, могут быть штрафы |
|
Нет чека |
Расход не подтвержден |
Нельзя учесть в налогах, возможен штраф |
|
Потеря статуса |
Превышен лимит, есть сотрудники |
Придется пересчитать налоги |
|
Договор подписан позже |
Работа началась раньше |
Могут признать отношения трудовыми |
Что будет, если договор признают трудовым
Если налоговая или трудовая инспекция увидит признаки, что фактически самозанятый выполняет работу по найму, договор с ним могут переквалифицировать в трудовой. В этом случае организация становится работодателем задним числом — а значит, обязана заплатить все налоги, взносы, как если бы это был штатный сотрудник, а также штрафы за подмену трудовых отношений и уклонение от уплаты налогов.
1. Финансовые последствия
- Страховые взносы: доначисление до 30% от суммы выплат;
- НДФЛ: доначисление от 13% налога на доходы физлиц;
- Пени: начисляются за каждый день просрочки с момента выплаты;
- Штрафы: до 20% от неуплаченной суммы налогов и взносов — за занижение налоговой базы (ст. 122 НК РФ).
2. Ответственность по КоАП РФ за подмену трудового договора гражданско-правовым (ст. 5.27 и ст. 4.1.2)
| Категория нарушителя | Штраф при первом нарушении | Штраф при повторном нарушении |
|---|---|---|
|
Индивидуальные предприниматели, малые и микропредприятия |
5 000 — 10 000 руб. |
до 40 000 руб. |
|
Юридические лица |
50 000 — 100 000 руб. |
до 200 000 руб. |
|
Должностные лица |
10 000 — 20 000 руб. |
до 40 000 руб. или дисквалификация до 3 лет |
3. Уголовная ответственность
Если сумма неуплаченных налогов, сборов и страховых взносов за три последовательных финансовых года превысит 18 750 000 рублей, действия руководителя могут квалифицироваться как уклонение от уплаты налогов в крупном размере. В этом случае к нему могут быть применены следующие меры наказания:
- штраф от 100 000 до 300 000 рублей или в размере дохода за 1–2 года;
- принудительные работы до 2 лет;
- арест до 6 месяцев;
- лишение свободы до 2 лет и/или запрет занимать определенные должности до 3 лет.
4. Попадание в черные списки
С начала 2025 года Роструд ведет список работодателей по факторам недобросовестности. Организации и ИП, которые начисляют зарплату ниже МРОТ или подменяют трудовые отношения договорами ГПХ рискуют оказаться в общедоступном реестре.
Факт попадания в такой список влияет не только на отношения с налоговой. Он может стать причиной:
- дополнительных проверок,
- ограничений в закупках и кредитовании,
- недоверия со стороны партнеров и работников.
Реестр есть в открытом доступе и обновляется регулярно.
Когда у проверяющих появляются вопросы
Налоговая и трудовая инспекции в первую очередь обращают внимание на ситуации, когда:
- Выплаты происходят регулярно — в одном и том же размере, по графику и за повторяющиеся однотипные задачи;
- Самозанятый работает как часть команды: участвует во встречах, получает доступ к корпоративной технике;
- Самозанятый начинает работать с бывшим работодателем до истечения двух лет с момента увольнения;
- Нет подтверждающих документов — чеков, актов, переписки;
- Поступают жалобы или запросы от работников, например, о незаконной замене трудовых договоров на гражданско-правовые. Мы даже разбирали интересные судебные кейсы — в отдельной статье.
Инспекторы смотрят не только на формулировки в договоре, а на то, как все устроено на самом деле. Если человек выполняет задачи по расписанию, согласовывает периоды отдыха, получает указания и отчеты напрямую от руководителя, это может быть воспринято как обычная работа по найму.
У ФНС есть дополнительные критерии, чтобы отличить работу самозанятого от труда по найму. Они официально не закреплены в одном документе, но используются в рамках камеральных и выездных проверок. Среди них:
- работа по внутреннему распорядку компании (фиксированный график, учет рабочего времени);
- включенность в процессы — участие во встречах, чатах, отчетность перед руководителем;
- постоянное выполнение задач, характерных для штатных сотрудников;
- отсутствие у исполнителя самостоятельности — он не выбирает, как и когда работать;
- использование ресурсов заказчика — почты, оборудования, программ.
Если таких признаков обнаружат сразу несколько — высока вероятность, что договор признают трудовым.
Ошибиться легко, если каждый раз готовить все документы вручную. Фриланс помогает не запутаться в договоре, актах и чеках — все оформляется автоматически и хранится в одном месте.
Если самозанятый нарушил правила
Иногда со стороны организации-заказчика нет никаких нарушений, но проблемы возникают уже со стороны исполнителя:
- Превышен лимит дохода (2,4 млн рублей в год) или появились наемные сотрудники — в этом случае человек уже не имеет права применять НПД;
- Нет чека — например, если исполнитель по какой-то причине аннулировал чек либо просто его не передал — не подтвердить выплату;
- Неверные данные при регистрации — например, самозанятый указал несуществующий ИНН или вид деятельности;
Компаниям важно сохранять все документы по работе с самозанятыми: договоры, акты, чеки и переписку. Если возникают сомнения — лучше еще раз свериться с исполнителем, запросить чек или уточнить его статус в специальных сервисах ФНС.
А если не хочется вручную каждый раз собирать акты и чеки — Фриланс сделает это за вас. Сервис сам запросит документы у исполнителя и сохранит их в архиве.
Частые вопросы
Можно, но только спустя 2 года (п. 8 ст. 6 № 422-ФЗ). Если уволить сотрудника и через неделю заключить с ним договор как с самозанятым — велик риск переквалификации.
Да, при условии, что это предусмотрено договором и оформлено чеком.
Нет, с 2020 года организация не обязана подавать отдельные уведомления. Но если будет проверка, то нужно будет показать договоры ГПХ, чеки или выписки об оплате и доказательства разового характера работ.
Запросить повторно. Без чека вы не сможете подтвердить расходы. Это создает риски при проверке. Также стоит обратиться в налоговую, в этом случае дополнительной подстраховкой будет подписанный акт выполненных работ/оказанных услуг.
- Договор ГПХ с четким описанием разового задания
- Акт выполненных работ/оказанных услуг
- Чек от самозанятого
Технически — да, но это риск: без актов и чеков налоговая может принять такие выплаты за серую зарплату.
Да, но не постоянно и без включения в штатные процессы (совещания, корпоративная почта и прочие) и без использования ресурсов заказчика (оборудование, ПО).
Документально разграничивайте работу по отдельным проектам. Убедитесь, что осуществляете оплаты за конкретные разовые работы или услуги. Лучше, если у этого исполнителя будут еще другие заказчики.
Чем больше исполнителей, тем легче что-то упустить и запутаться. С Фрилансом все выплаты под контролем — и можно спокойно расширять команду.