Первичные учетные документы в режиме налогового мониторинга

Налоговый мониторинг — это форма налогового контроля, построенная на автоматизированном обмене данными между компанией и налоговым органом. Вместо ручных проверок работают информационные системы, которые передают сведения друг другу в машиночитаемом виде через сервисы и структурированные данные.

Инна Буланык Ведущий эксперт по налоговому мониторингу

В этой статье:

Классификация документов в рамках налогового мониторинга
Какие виды документов могут храниться в ЭХД и витрине данных
Особенности работы с ПУД в других случаях

В рамках налогового мониторинга организации нужно раскрыть показатели налоговой отчетности до уровня первичного учетного документа (далее — ПУД). Этот документ подтверждает операции, которые сформировали обороты в декларациях.

Для реализации автоматизированного общения двух информационных систем по обмену первичными документами нужен электронный архив документов (далее — ЭХД).

Классификация документов в рамках налогового мониторинга

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так: «Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный образ документа, который не является юридически значимым. Во втором — документ изначально создаётся в форме электронного документа, который подписан подписью уполномоченного лица и юридически равен бумажному экземпляру.

Какие виды документов могут храниться в ЭХД и витрине данных

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — ФЗ № 402) ПУД составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Таким образом, в ЭХД должны хранится два типа документов:

скан-образ бумажного ПУД в любом формате;
электронный документ в формализованном и (или) неформализованном виде, подписанный электронными подписями сторон сделки.

В витрине данных налогового мониторинга могут хранится первичные документы в различных вариациях:

скан-образы оригиналов документов в любом формате;
ссылки на документы в ЭХД, которые возвращают налоговому инспектору образы отсканированных или электронных документов.

А также:

электронные документы в формализованном XML-формате с файлами ЭЦП сторон сделки;
электронные документы в неформализованном формате с файлами ЭЦП сторон сделки.

Особенности работы с ПУД в других случаях

Во всех остальных случаях инспектору доступны только образы документов, которые сами по себе не являются подлинниками. Это происходит из-за того, что налоговый орган не видит подтвержденный факт подписи документа сторонами сделки, что является обязательным реквизитом первичного документа в соответствии с ФЗ № 402.

Как предоставить инспектору подлинник электронного документа

Если инспектор желает ознакомиться с подлинником электронного документа, он может запросить его в рамках интеграции через сервис №12 «Истребование документов».

Проверяющий получит ссылки к файлу в информационной системе организации, по которой он сможет скачать документ и файлам электронной подписи к представленному документу.

В составе файлов электронной подписи может быть несколько элементов:

обязательный — файл электронной подписи документа для передачи в налоговый орган (файл с расширением BIN);
необязательный — файлы электронной подписи к представленным документам (файлы с расширением SGN). Они используются при обмене между контрагентами и отвечают за юридическую подлинность документа.

Как хранить бумажные подлинники

У сканированного документа нет статуса оригинала, и он не заменяет бумажный документ. Поэтому оригиналы документов нужно хранить в организации в соответствии с нормами закона (ст.29 ФЗ № 402), чтобы в любой момент предоставить их в инспекцию по требованию налогового органа.

В Регламенте информационного взаимодействия (п.1.8. Глава 1) участник мониторинга должен самостоятельно прописать порядок ознакомления налогового инспектора с подлинниками ПУД. Например, проверяющий может ознакомиться с подлинниками документов по адресу места нахождения организации. Если такой доступ организовать невозможно, то инспектор может посмотреть документы по месту нахождения налогового органа. Организация может по-другому представить подлинники документов налоговой службе, но она обязательно должна согласовать выбранный способ с ФНС.