Мероприятия по совершенствованию СВК

Для перехода на налоговый мониторинг компании нужно выстроить систему внутреннего контроля (СВК) и постоянно ее развивать. ФНС закрепила это требование в приказе от 25 мая 2021 года № ЕД-7-23/518@: СВК должна действовать непрерывно и регулярно совершенствоваться. По итогам мероприятий по развитию и улучшению СВК участники мониторинга ежегодно подают отчет по форме КНД 1125314. На практике у компаний часто возникают вопросы — какие действия относятся к совершенствованию СВК, как составить план и правильно заполнить отчетность. В статье подробно разбираем эти моменты.

Мария Кутузова Эксперт по налоговому мониторингу

В этой статье:

Что закрепить в организационно-распорядительных документах
Как определить направления совершенствования СВК
Как составить план мероприятий по совершенствованию СВК
Какую отчетность сдавать в ФНС

Что закрепить в организационно-распорядительных документах

Ключевые аспекты работы СВК компании должны быть зафиксированы во внутренних организационно-распорядительных документах (Положение по СВК или др.). Они включают цели и задачи СВК, её структуру, принципы и методы работы с рисками и контрольными процедурами, а также методы самооценки, используемые в организации. Кроме того, внутренние документы должны содержать порядок совершенствования СВК, список подразделений, ответственных за этот процесс (включая определение роли руководителя компании), а также регламент составления плана мероприятий по совершенствованию СВК и мониторинга его исполнения.

Как определить направления совершенствования СВК

Чтобы двигаться вперед, нужно от чего-то оттолкнуться. То же касается и совершенствования СВК. Чтобы понять, в каком направлении двигаться для улучшения, нужно определить, на каком уровне находится ваша СВК. Одним из таких ориентиров может служить оценка зрелости СВК по модели COSO или адаптированная для налогового мониторинга оценка уровня СВК (разделы 13–15 и приложения 12 и 14 Приказа ФНС от 25.05.2021 № ЕД-7-23/518@).

Как проводить оценку уровня СВК, читайте в статье.

При определении уровня СВК вы будете оценивать пять ключевых компонентов: контрольную среду, работу с рисками, контрольные процедуры, информационные системы и мониторинг средств контроля. Каждый компонент оценивается по нескольким критериям. Для удобства выставления оценок используйте матрицу из приложения 12 к Приказу ФНС от 25.05.2021 № ЕД-7-23/518@. Эта матрица также помогает определять векторы развития СВК.

При оценке каждого критерия важно определить, чего не хватает СВК для перехода на следующий уровень. Из всех выявленных зон роста следует выбрать те, которые требуют доработки в первую очередь. Особое внимание стоит уделить тем критериям, где оценка значительно ниже итогового уровня СВК. Например, если ваша СВК на 4 уровне, но по некоторым пунктам выставлены 2 или 3, этим направлениям нужно уделить внимание в первую очередь.

Если по всем критериям оценки примерно одинаковы, для совершенствования можно выбрать те направления, где есть ресурсы и потенциал для развития.

Налоговый мониторинг с Контуром

Раскроем показатели отчетности в витрине данных и обеспечим интеграцию с АИС «Налог-3»

Получить консультацию

Как составить план мероприятий по совершенствованию СВК

После того как вы определите направления развития, можно приступать к разработке плана мероприятий по совершенствованию СВК. Обычно такой план составляется в конце года на следующий год. Для каждого мероприятия нужно назначить ответственных, а также установить сроки и контролировать их соблюдение. Поскольку многие мероприятия требуют длительного времени, можно изменить точную дату их завершения, если это необходимо.

Разберем примеры мероприятий для каждого компонента СВК, которые могут помочь повысить его уровень.

Контрольная среда организации

Контрольная среда включает общее отношение и осведомленность сотрудников о СВК, а также практические действия, мероприятия и процедуры, которые руководители и/или собственники компании предпринимают для создания и поддержания системы внутреннего контроля.

При совершенствовании контрольной среды основное внимание следует уделить формализации внутренних стандартов. Все стандарты и кодексы нужно подробно описать и утвердить руководством компании. Также важно довести эти стандарты до сотрудников и внедрить систему мониторинга за их соблюдением — без этого они не будут эффективными.

Ключевое направление совершенствования контрольной среды — это обучение сотрудников. Оно может включать профессиональное обучение, обучение внутренним стандартам, а также основы работы внутреннего контроля и другие темы.

Обычно ответственность за совершенствование контрольной среды возлагается на кадровую службу компании.

Примеры мероприятий для повышения уровня контрольной среды:

Разработка и внедрение корпоративных стандартов:
- разработка этических, поведенческих и профессиональных стандартов, а также стандартов найма, увольнения сотрудников и политики по оплате труда;
- внедрение процедуры ознакомления сотрудников с корпоративными стандартами при трудоустройстве или в случае их изменения;
- разработка и внедрение тестирования сотрудников на знание корпоративных стандартов;
- внедрение системы мониторинга за соблюдением корпоративных стандартов;
- установление дисциплинарной ответственности за нарушение корпоративных стандартов сотрудниками.
Обучение и повышение квалификации сотрудников:
- обучение сотрудников корпоративным стандартам;
- обучение основам СВК;
- повышение квалификации сотрудников, которые отвечают за функционирование СВК.
Формализация и распределение ответственности в рамках СВК:
- разработка и внедрение процедуры ознакомления всех участников СВК с Положением по СВК и другими соответствующими документами;
- описание функций и обязательств структурных подразделений компании в части внутреннего контроля.
- закрепление обязанностей по внутреннему контролю в должностных инструкциях;
- наделение руководителя обязанностями и ответственностью за функционирование СВК и закрепление этих обязанностей в организационно-распорядительных документах.
Создание структурных подразделений для обеспечения СВК:
- внедрение в компании отдельного подразделения, отвечающего за функционирование СВК;
- создание отдела внутреннего аудита.
Развитие сотрудников, отвечающих за СВК:
- внедрение индивидуальных планов развития для сотрудников, отвечающих за СВК;
- контроль за выполнением планов.

Управление рисками организации

Управление рисками организации — это процесс, направленный на выявление потенциальных рисков и их минимизацию.

Чтобы начать совершенствование системы работы с рисками, важно сначала закрепить в Положении по СВК или других организационно-распорядительных документах основные принципы работы с рисками. Они включают порядок выявления рисков, какие методы при этом применяются, на кого возложены эти функции, а также как часто проводится работа по выявлению рисков. Кроме этого, в основные принципы работы с рисками входят порядок оценки рисков, методы оценки, периодичность проведения, ответственные подразделения или должности, а также порядок документирования рисков, формат документирования и периодичность.

Ключевое направление в совершенствовании работы с рисками — внедрение автоматизации на всех этапах: выявлении, оценке и документировании рисков.

В качестве мероприятий по совершенствованию этого блока можно использовать разработку и закрепление в Положении по СВК порядка выявления рисков, создание методологии оценки рисков, автоматизацию процесса выявления, оценки и документирования рисков, разработку и внедрение процедуры регулярной оценки рисков, а также порядка и форм документирования рисков.

Контрольные процедуры организации

Контрольные процедуры (КП) — это мероприятия, направленные на минимизацию рисков компании.

Как и в случае с рисками, в начале совершенствования работы с КП следует закрепить в организационно-распорядительных документах основные правила их выполнения. Важно описать порядок разработки КП, определить ответственных за их создание, а также установить правила и формат их описания. Кроме того, нужно закрепить порядок выполнения и документирования КП, установить их частоту и определить подразделения, ответственные за их выполнение.

Чтобы КП не оставались лишь «на бумаге», но приносили реальный эффект, их должны регулярно выполнять назначенные исполнители. Одно из направлений совершенствования СВК — внедрение регулярного мониторинга за своевременностью выполнения и полнотой документирования этих процедур.

Чтобы поддерживать КП в актуальном состоянии, нужно регулярно оценивать их эффективность, а при необходимости пересматривать и актуализировать их дизайн.

Еще одним важным направлением является формализация автоматических контролей, а также автоматизация ручных и IT-зависимых контролей. Автоматические КП гораздо эффективнее, так как исключают «человеческий фактор» и значительно снижают трудоемкость.

Исходя из этого, мероприятия для совершенствования работы с КП включают разработку и закрепление в Положении о СВК порядка разработки КП, внедрение правил выполнения и документирования КП исполнителями, создание формата матрицы рисков и КП с характеристиками контролей (вид КП, частота выполнения, ответственные лица, информационная система и т. д.). Также к ним можно отнести формализацию автоматических КП, которые реализованы в учетной системе, автоматизацию ручных КП, разработку подходов для мониторинга своевременности и полноты выполнения КП, а также их документирования.

Информационные системы организации

Этот компонент СВК охватывает информационные системы (ИС), которые использует компания, их безопасность и уровень автоматизации процессов. Как правило, ответственность за развитие этого направления возлагается на отдел информационной безопасности.

К ключевым направлениям совершенствования работы с ИС относятся:

разработка кодекса или стандартов информационной безопасности компании;
создание и внедрение порядка предоставления и изменения доступа к ИС;
определение и утверждение периодичности проведения внутреннего и внешнего аудита информационных систем;
внедрение защиты от несанкционированного доступа;
разработка и реализация механизмов разграничения полномочий пользователей в ИС;
организация электронного хранилища для первичных учетных документов;
автоматизация налогового учета и формирования налоговых деклараций;
внедрение превентивных контролей в ИС для минимизации рисков.

Реклама 16+

Попробуйте Контур.Толк — платформу для общения в команде

Видеосвязь, чаты, вебинары, онлайн-доски, ИИ-инструменты

Зарегистрироваться

Мониторинг средств контроля

Этот компонент напрямую связан с темой нашей статьи, так как охватывает оценку эффективности СВК и ее постоянное совершенствование. Без регулярной оценки и доработки СВК может потерять свою эффективность и стать формальной.

К ключевым мероприятиям по совершенствованию мониторинга средств контроля относятся:

разработка и внедрение порядка оценки СВК;
создание и реализация процедуры регулярной самооценки СВК;
разработка и внедрение порядка проведения внутреннего аудита СВК;
введение практики регулярных внешних аудиторских проверок СВК;
определение порядка устранения замечаний по итогам проведенных аудитов;
разработка и внедрение подходов к совершенствованию СВК;
определение формата плана мероприятий по улучшению СВК, а также внедрение системы контроля за его выполнением;
закрепление за руководителем компании функций по утверждению стратегии развития и плана мероприятий по совершенствованию СВК.

Мы рассмотрели основные направления и примеры мероприятий по совершенствованию СВК. Однако важно помнить, что одного составления плана недостаточно — необходимо организовать эффективный мониторинг его выполнения.

Для этого каждому мероприятию нужно установить плановый срок выполнения и назначить ответственного за его реализацию. Также следует определить сотрудника, который будет контролировать общий статус выполнения плана и соблюдение сроков по всем мероприятиям. Без должного контроля мероприятия по улучшению СВК с высокой вероятностью так и останутся только на бумаге.

Какую отчетность сдавать в ФНС

По итогам мероприятий по совершенствованию СВК участники налогового мониторинга обязаны сдавать в ФНС отчет по форме КНД 1125314 «Мероприятия по совершенствованию системы внутреннего контроля организации». Его нужно подать до 1 ноября года, следующего за периодом налогового мониторинга. Например, за 2024 год отчет должен быть представлен до 1 ноября 2025 года. Хотя форма отчета относительно проста, у участников налогового мониторинга часто возникают вопросы по ее заполнению. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

Как сформулировать задачу для мероприятия по совершенствованию СВК

Один из частых вопросов касается указания задачи, на выполнение которой направлено мероприятие по совершенствованию СВК. В этой графе следует описать, какой результат вы планируете достичь с помощью данного мероприятия.

Пример:

Для мероприятия «Разработка подходов и внедрение мониторинга своевременности выполнения контрольных процедур» можно указать задачу «Повышение исполнительской дисциплины сотрудников в части выполнения контрольных процедур».

Для мероприятия «Автоматизация оценки рисков организации» — «Повышение точности оценки рисков и снижение трудозатрат на их проведение».

Что учитывать при указании срока выполнения мероприятия по СВК

Еще один популярный вопрос связан с указанием срока выполнения мероприятия. Согласно приказу ФНС от 25.05.2021 № ЕД-7-23/518@, в отчет нужно вносить «срок, в который мероприятие должно быть выполнено», то есть плановый срок.

При этом от момента планирования до фактической реализации мероприятия может пройти значительное время, и некоторые мероприятия могут растянуться на несколько отчетных периодов. Возникает вопрос: в какой отчетный период включать такие мероприятия? Важно понимать, что отчет может содержать как завершенные, так и запланированные мероприятия. Например, если мероприятие было запланировано в 2024 году, но его плановый срок выполнения — 2025 год, его можно включить как в отчет за 2024, так и за 2025 годы.

Поддержание СВК в актуальном состоянии и ее постоянное совершенствование играют ключевую роль в обеспечении сохранности активов компании, эффективном достижении целей, поставленных собственниками, а также в соблюдении законодательства, включая налоговое. Надеюсь, эта статья поможет вам в построении эффективной системы внутреннего контроля в вашей компании!