Как Южноморская база «Рыбфлота» перешла на налоговый мониторинг

АО «Южморрыбфлот» — один из крупнейших в России производителей консервированной рыбной продукции. Среди его брендов — «Доброфлот», «Азбука море» и «Примрыбснаб». В 2022 году компания перешла на налоговый мониторинг. О процессе, сложностях и результатах перехода рассказали Павел Черепанов, руководитель отдела управленческого учета, и Александра Кузнецова, главный инженер-программист.

Предпосылки для перехода на налоговый мониторинг

«В 2019 году у нас прошла выездная налоговая проверка. Итог — крупные доначисления, пени и перегруженная бухгалтерия. Бо́льшую часть дня бухгалтеры тратили на сопровождение проверки. Поэтому на текущий учет просто не хватало времени — это отразилось на его качестве. Тогда я впервые задумался о переходе на налоговый мониторинг (НМ), но по критериям мы еще не проходили, — рассказывает Павел. — В 2021 году ситуация изменилась: обновились критерии для участников налогового мониторинга,“Южморрыбфлот” перешел под контроль Межрегиональной инспекции ФНС № 6 города Санкт-Петербурга, у компании стартовали крупные проекты по строительству производственных мощностей с большим объемом НДС к возмещению. Кроме того, ожидалась новая выездная проверка за три года. Исходя из этого, “Южморрыбфлот” принял решение перейти на налоговый мониторинг». 

Команда проекта

Для организации перехода на налоговый мониторинг была создана проектная команда из пяти человек: три из бухгалтерии и два из IT-департамента. В течение десяти месяцев специалисты бухгалтерии ежедневно посвящали около 50% рабочего времени подготовке к переходу на налоговый мониторинг. Без привлечения внешних консультантов команда разработала методическую и обязательную документацию. Поддержку оказывали только специалисты Межрегиональной инспекции ФНС России № 6 по крупнейшим налогоплательщикам. Сотрудники IT-департамента сами реализовали первую интеграцию с налоговой витриной, созданной по принципу изолированной базы данных. 

Разработка витрины данных 

«Первую витрину для налогового мониторинга мы собрали сами на базе конфигурации «1С:Управление холдингом» (1С:УХ). На это решение повлияли два фактора. Первый — в программе уже был специализированный модуль для НМ, что сокращало сроки внедрения. И второй — это финансовая выгода: вместо покупки дорогостоящих услуг мы ограничились покупкой лицензий 1С и использовали свои ресурсы для внедрения, настройки и адаптации», — делится Александра. Команда внедрения проекта работала десять месяцев. На тот момент бухгалтерский и налоговый учет велся в «1С:Бухгалтерия КОРП».

В рамках проекта эту версию обновили до 1С:УХ. IT-специалисты организовали распределенную информационную базу — изолированную копию основной базы данных, чтобы обеспечить безопасное взаимодействие с ФНС. Обмен данными между базами осуществлялся по встроенному плановому обмену в 1С:УХ. Также настроили удаленный доступ: сотрудники ФНС получили возможность работать с системой через «Удаленный рабочий стол» без риска для основной инфраструктуры компании. Кроме того, запустили электронный архив документов в 1С:УХ. В нем бухгалтеры прикрепляли подтверждающие скан-образы документов «под скрепку».

Однако за два года эксплуатации витрины возникли две проблемы:

1. Трудности с обновлением базы 1С:УХ. Поскольку использовались основная база и ее копия, каждое обновление занимало много времени. Систему приходилось обновлять по ночам или в выходные.
2. Трудоемкое ведение электронного архива в 1С:УХ. Бухгалтерам нужно было искать оригиналы документов, сканировать и прикреплять их к определенным операциям. В период сдачи отчетности это фактически останавливало работу бухгалтерии на несколько недель.

Как решили проблему с витриной данных

В мае 2023 года налоговая инспекция пригласила «Южморрыбфлот» в рабочую группу по тестированию интеграции с АИС «Налог-3». Компания понимала, что текущая витрина не соответствует требованиям, а ресурсов для ее доработки не хватало. Поэтому было принято решение перейти на витрину, которую поддерживает интегратор. Проанализировав рынок и оценив три продукта по ряду критериев, организация выбрала решение от Контура, которое в итоге набрало самые высокие баллы по всем показателям. Решающим фактором при выборе стал успешный опыт по внедрению и использованию других продуктов Контура — Диадока, Меркурия и EDI.

Как решили проблему с архивом

В процессе заведения документов в учетные системы все операции «Южморрыбфлота» отражаются в управленческом учете — в 1С:УПП на базе «1С:Документооборот». После закрытия месяца данные из 1С:УПП мигрируют в базу 1С:УХ, которая используется для бухгалтерского и налогового учета. Изучив процесс ведения электронного архива в 1С:УХ, специалисты компании обнаружили дублирование функций по прикреплению скан-образов документов в ЭХД. Основная проблема заключалась в том, как бухгалтерам приходилось искать подтверждающие документы: сначала они обращались к базе 1С:УПП, находили нужный файл, сохраняли его на компьютер, затем вручную заходили в 1С:УХ и прикрепляли тот же файл к нужному документу. Чтобы упростить работу, в компании создали единое хранилище документов путем интеграции 1С:УХ с «1С:Документооборот». Теперь при выгрузке данных из 1С:УПП в 1С:УХ бухгалтер автоматически получает доступ к прикрепленным файлам, которые ранее были загружены в 1С:УПП. 

«Внедрение интеграции позволило покрыть около 30% документов в 1С:УХ скан-образами, однако системной работы с первичными входящими документами все еще не было», — рассказывает Александра. — Для решения этой задачи в компании запустили отдельный проект: централизовали обработку входящих и исходящих документов, назначили координаторов в подразделениях и описали процессы работы с бумажными и электронными документами». 

«Наличие электронных скан-образов документов является важным фактором для участников налогового мониторинга. Поэтому после перехода на новый вид налогового контроля нужно стремиться к увеличению доли первичных учетных документов в электронном виде. Организовать процесс сканирования бумажной первички лучше заранее, а не во время внедрения витрины или позже», — комментирует Тимур Ямпольский, менеджер проектов по внедрению сервиса Контур.Налоговый мониторинг. 

Сейчас бухгалтеры больше не ведут электронный архив в 1С:УХ вручную. Они только размечают часть документов по справочнику видов документов (СПВДОК) и проверяют, есть ли отметка «оригинал» у прикрепленных файлов. Разметка по СПВДОК организована в полуавтоматическом режиме. Документы из ЭДО и документы, которые можно однозначно идентифицировать (например, по флагу УПД), 1С:УХ обрабатывает автоматически. Остальные документы бухгалтеры размечают вручную. Весь процесс находится под контролем BI-отчетов. «Мы отслеживаем долю документов, размеченных по СПВДОК, и долю документов с прикрепленными файлами, у которых есть отметка “оригинал”. Если показатели не соответствуют установленному уровню, направляем бухгалтерам список документов, которые нужно разметить или дополнить файлами», — рассказывает Александра.

«Наличие разметки СПВДОК для первичных документов и договоров имеет даже большее значение для участника налогового мониторинга, чем электронные образы первичных документов, так как вся запросная система АИС “Налог-3”, обязательна для участников НМ с 2025 года, и большинство автоматизированных сценариев обмена связаны с этой кодировкой», — добавляет Тимур Ямпольский.

Как настраивали защищенный канал обмена данными

Для того, чтобы организовать защищенный обмен данными с ФНС, «Южморрыбфлот» приобрел оборудование VipNet и разместил его на площадке Контура. Обслуживание СКЗИ полностью передали Контуру как разработчику витрины: компания отвечает за все вопросы по размещению и поддержке.

Этапы реализации проекта

Апрель 2020 — начали изучать вопрос: общались с компаниями, которые уже работали в режиме налогового мониторинга. 

Сентябрь 2020 — подготовили документы для подачи заявки в мониторинг.

Январь 2021 — получили приглашение от ФНС для вступления в налоговый мониторинг. Согласовали с инспектором дорожную карту и запустили проект.

Сентябрь 2021 — подали документы для вступления.

Октябрь 2021 — получили решение ФНС о проведении налогового мониторинга. 

Январь 2022 — сдали первую отчетность по СВК.

Май 2022 — провели первый рабочий сеанс с инспектором.

Сентябрь 2023 — подписали договор с Контуром, разработали поэтапный план перехода. План включал актуализацию РИВ (в этом помогли эксперты Контура) и выбор варианта использования СКЗИ.

Январь 2024 — полностью перешли на витрину Контура.

С сервисом Контур.Налоговый мониторинг «Южморрыбфлот» успешно прошел тестирование интеграции с АИС «Налог-3». «Платформа Контура активно развивается, в ней регулярно появляются новые полезные возможности», — отмечает Александра.

Какие преимущества получили после перехода на налоговый мониторинг

1. Отсутствие выездных налоговых проверок. Взаимодействие с ФНС стало оперативным, а бухгалтеры больше не тратят время на сопровождение проверок.
2. Сокращение количества требований от ФНС. В 2021 году их было более 200, в 2023 — 64, а в 2024 году — всего 30.
3. Возмещение НДС и акцизов в заявительном порядке без банковских гарантий. Экономия компании на банковских гарантиях за три года нахождения в налоговом мониторинге составила порядка 50 млн рублей.
4. Минимальные пени и штрафы.

«Вступление в налоговый мониторинг оказалось очень удачным решением. Средства, вложенные в проект, уже несколько раз окупились. Мы планируем продолжать углублять взаимодействие с ФНС», — отметила Александра Кузнецова.

Рекомендации «Южморрыбфлота» для будущих участников

1. Выбирайте стороннюю витрину, оснащенную модулем интеграции с АИС «Налог-3». Это избавит от необходимости самостоятельно поддерживать систему при изменениях в законодательстве, снизит трудозатраты на ее обслуживание и обеспечит доступ к экспертной поддержке.
2. Наводите порядок в первичных документах параллельно с внедрением интеграции с АИС «Налог-3». Это поможет избежать лишней работы по сбору, оцифровке и подписанию документов, а главное — ускорит подготовку первички для подтверждения корректности формирования налоговой базы.
3. Если в команде есть специалисты с аудиторским опытом, лучше самостоятельно разработать документы для вступления в мониторинг. Это позволит сэкономить на внешних консультантах. Если таких специалистов нет, лучше привлечь помощь со стороны.