Как выявить риски и обеспечить их покрытие: практический кейс

При построении системы внутреннего контроля (СВК) в компании чаще всего возникают сложности с выявлением рисков в бизнес-процессах. В этой статье на конкретном примере разберем, как находить риски в одном из таких процессов.

Мария Кутузова Эксперт по налоговому мониторингу

Налоговый мониторинг с Контуром

Раскроем показатели отчетности в витрине данных и обеспечим интеграцию с АИС «Налог-3

Получить консультацию

Как определить процессы для выявления рисков

Для начала определите, для каких процессов нужно выявить риски, то есть установите объем построения СВК. Для этого проанализируйте статьи вашей отчетности на превышение уровня существенности. Этот уровень должен быть зафиксирован в Положении по СВК или в другом внутреннем организационно-распорядительном документе.

Статьи, превышающие установленный порог, берутся в дальнейший анализ. Для каждой из них определите, какие счета формируют ее показатель. Если в статью попали счета с незначительными суммами, их нужно исключить из дальнейшего анализа. По существенным счетам нужно определить, какие процессы их формируют.

Например, в вашей компании существенным является счет 08 «Вложения во внеоборотные активы» и субсчет 08.3 «Строительство объектов основных средств». Основными процессами по этому субсчету будут:

• отражение расходов на покупку ОС;
• отражение расходов на СМР;
• отражение списания материалов и начисления заработной платы при производстве СМР хозспособом;
• ввод в эксплуатацию ОС и т. д.

Перечень процессов для одного и того же счета может отличаться в разных компаниях — это зависит от специфики деятельности и структуры внутренних бизнес-процессов.

После определения перечня процессов каждый из них нужно оформить в виде блок-схемы. На ней следует обозначить ключевые этапы, исполнителей на каждом этапе и взаимосвязи между подразделениями. Такая визуализация облегчает дальнейший анализ, поэтому рекомендуем не пропускать этот шаг.

Дальше рассмотрим один из типовых процессов бухгалтерского учета — ввод в эксплуатацию основного средства и начисление амортизации. Это процесс задействован в формировании счетов 01, 02 и 08, а также затратных счетов, которые являются существенными практически во всех крупных компаниях. На каждом этапе процесса возможны ошибки, которые нужно закрыть контрольными процедурами. Особое внимание стоит уделить передаче информации между подразделениями — именно на таких «стыках» чаще всего возникают риски. Разберем, как это реализовать на практике.

Этап 1. Оформление и передача акта ввода в эксплуатацию

Процесс начинается с того, что техническое подразделение оформляет акт ввода в эксплуатацию, после чего передает его в бухгалтерию. На этом этапе есть риск получить акт с ошибками: например, без подписей, с отсутствующими характеристиками объекта или без указания даты начала эксплуатации. Кроме того, акт может не поступить в бухгалтерию вовремя или его могут потерять. Все это приводит к задержке ввода основного средства в эксплуатацию и, как следствие — к проблемам с учетом расходов на его использование.

Этап 2. Создание карточки основного средства

После получения акта ввода в эксплуатацию ОС бухгалтер создает его карточку в учетной системе. На этом этапе важно точно перенести информацию из акта в карточку ОС, так как ошибки могут повлиять на дальнейший учет и расчет амортизации. Среди типичных ошибок на этом этапе можно выделить:

• некорректное указание даты начала амортизации;
• некорректное указания срока полезного использования и/или метода начисления амортизации;
• некорректное указание амортизационной группы и расчета амортизационной премии.

Значит, на втором этапе есть риск завышения/занижения расходов.

Этап 3. Отражение операции ввода в эксплуатацию ОС

На этом этапе бухгалтер отражает операцию по вводу объекта в эксплуатацию, то есть переносит его стоимость со счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» на счет 01 «Основные средства». Здесь возможны ошибки, связанные с неправильным распределением затрат между объектами: например, включение лишних расходов или, наоборот, потеря части фактических затрат. Это риск завышения/занижения первоначальной стоимости ОС.

Этап 4. Начисление амортизации

В конце отчетного периода, после завершения всех операций по вводу в эксплуатацию, по объектам основных средств начисляют амортизацию. Хотя этот процесс почти всегда автоматизирован, ошибки возможны. Чаще всего они возникают из-за некорректно введенных исходных данных или технических сбоев. Распространенная проблема — неполный ввод основных средств в эксплуатацию.

На этом этапе возможны следующие риски:

• занижение расходов на амортизацию из-за неполного ввода в эксплуатацию;
• искажение суммы амортизации из-за технических ошибок при расчете.

Покрытие рисков контрольными процедурами

После выявления и описания всех рисков нужно разработать контрольные процедуры, которые помогут минимизировать вероятность их наступления.

Рассмотрим, какие контроли можно применить в нашем примере.

Контроль на этапе ввода первичных данных в учетную систему. Этот контроль выполняется вручную. Бухгалтер визуально проверяет акт ввода в эксплуатацию: корректность его заполнения и наличие в нем всех обязательных реквизитов.

Важно также сверить параметры амортизации, перенесенные из акта в карточку ОС: убедиться, что сумма, указанная в карточке основного средства, совпадает с данными из акта ввода в эксплуатацию. Такой контроль помогает снизить риск ошибок на старте, но не обеспечивает полного покрытия. Поэтому дополнительно стоит внедрить выявляющие контроли второго уровня.

Контроль полноты вводов в эксплуатацию ОС. Он позволяет убедиться, что все объекты, фактически введенные в эксплуатацию, отражены в учетной системе.Для этого можно регулярно сверять объекты по счету 08*, которые числятся как незавершенное строительство. Например, можно настроить ежеквартальную рассылку списка таких объектов ответственным сотрудникам с просьбой подтвердить, действительно ли они еще не введены в эксплуатацию.

Автоматический контроль начисления амортизации. Обычно это встроенная функция учетной системы. Важно убедиться, что автоматический расчет выполняется корректно — без технических сбоев и нарушений логики расчета.

Контроли после начисления амортизации. Это выявляющие контроли второго уровня, которые помогают обнаружить ошибки, если первичный ручной контроль их не зафиксировал. Формат таких проверок может быть разным:

• выборочная проверка объектов с наибольшими суммами по вводу;
• случайный (рандомный) выбор объектов;
• сплошная проверка всех объектов, введенных в эксплуатацию за определенный период;
• проверка по заданным алгоритмам и т. д.

Это примерный перечень рисков и контролей на этапе ввода в эксплуатацию основных средств. Конкретный состав зависит от специфики вашего бизнес-процесса и возможностей учетной системы.