Что такое OLAP‑отчеты и как они помогают анализировать продуктивность сотрудников

Без отчетов и дашбордов руководителю сложно понимать, насколько эффективно работает команда: кто перегружен, кто мог бы взять на себя больше задач, где процессы хорошо отлажены, а где тормозят работу. OLAP-отчеты (Online Analytical Processing, многомерный анализ данных) как раз дают такую картину — от загрузки конкретного специалиста до динамики KPI по отделам. Подробнее об OLAP-отчетах и их пользе — в этой статье.

Что такое мониторинг продуктивности сотрудников

Мониторинг продуктивности — это сбор данных о том, как именно сотрудники выполняют рабочие задачи. От простого учета рабочего времени он отличается тем, что отвечает не на вопрос «сколько просидел?», а на вопрос «что именно делал сотрудник в течение дня»: с какими программами работал, какие документы открывал.

Системы фиксируют активность в программах — CRM, 1С, корпоративной почте, редакторах — отслеживая не только сам факт работы, но и детали: в каких окнах находился сотрудник, какие данные вводил, что именно отображалось на экране. Анализ этих данных помогает понять, сколько времени уходит на реальную работу.

Для бизнеса это способ получить объективные данные:

• Руководитель видит не просто присутствие человека на рабочем месте, а его  активность в задачах.

• HR-служба может заметить, что сотрудник систематически перерабатывает — это сигнал к выгоранию.

• Служба безопасности отслеживает аномалии, которые могут указывать на утечку данных.

Продуктивность измеряют не часами работы, а ее результатами. Для разных должностей показатели будут своими. Для производственного персонала это количество обработанных заявок или выпущенных документов. Для отдела продаж — объем сделок и конверсия. Для разработчиков — количество выполненных задач или частота релизов.

Метрики можно разделить на три группы:

Объем работы: выработка, число звонков, строк кода.

Качество: конверсия, отсутствие ошибок, соблюдение регламентов, удовлетворенность клиентов.

Дисциплина: опоздания, длительные перерывы, отвлечения на посторонние сайты.

Важно, чтобы набор KPI был сбалансирован. Если оценивать менеджеров по продажам только по количеству звонков или отправленных писем, они будут гнаться за объемом в ущерб качеству: пропускать важные возражения, не отрабатывать скрипты, работать грубо или формально. Современные OLAP-системы позволяют собирать разные показатели вместе и смотреть на них в динамике — например, сопоставлять количество контактов с конверсией в сделку или соблюдением стандартов коммуникации. Так видно не только кто много работает, но и кто работает результативно.

Что касается анализа времени, что его суть не в контроле опозданий, а в понимании реальной загрузки. Системы мониторинга учитывают рабочий график и производственный календарь, автоматически отделяя работу в урочное время от сверхурочной. Такой анализ показывает, где задачи распределены неравномерно: например, один специалист работает с утра до ночи, а у другого есть свободное время, которое можно использовать для более эффективного решения других задач.

Чтобы увидеть эту картину по всему отделу или компании в динамике, нужны мощные инструменты. Здесь и приходят на помощь OLAP-отчеты.

Реклама 16+

OLAP‑кубы для всестороннего анализа данных

Вы сможете оценить загрузку сотрудников, влияние на KPI, риски информационной безопасности.

Протестировать

OLAP-отчеты: принципы работы

OLAP (Online Analytical Processing) — это способ организации данных, при котором отчеты строятся быстро и в любых нужных разрезах. Технология использует многомерные кубы: каждое измерение — это атрибут (время, отдел, сотрудник), а ячейки содержат числовые значения (отработанные часы, количество сделок, сумма бонусов). Данные в кубе заранее предрассчитаны и агрегированы, поэтому нужный срез получается за пару кликов — не нужно каждый раз перестраивать запрос или ждать, пока отчет сформируется  заново.

Если все сведения о работе сотрудников упакованы в такой куб, вы можете:

• Детализировать: спуститься от показателей компании в целом до показателей конкретного человека.

• Делать срезы: оставить в отчете только данные по одному отделу или временному промежутку.

• Вращать куб: поменять местами строки и столбцы, чтобы увидеть картину с другой стороны.

Например, взять общую сумму продаж за квартал, а потом детализировать ее до каждого менеджера по неделям. Или посмотреть загрузку сотрудников в разрезе проектов, а затем переключиться на разрез по должностям. В обычных системах отчетности каждый новый угол зрения требует времени на перестроение. В OLAP это делается быстрее — данные уже ждут, когда их повернут нужной гранью.

Измерения и агрегация данных HR

Чтобы аналитика персонала приносила реальную пользу, сначала стоит сформулировать, на какие вопросы вы хотите получить ответы. Например, в какие часы сотрудники наиболее продуктивны? Есть ли отделы, где люди систематически перерабатывают? Какие программы и сайты отнимают больше всего рабочего времени? И т.д.

Исходя из этих вопросов и выбираются нужные измерения. Для HR-задач они обычно включают:

• Время: год, квартал, месяц, день, час пиковой активности.

• Структура: компания, филиал, отдел, проектная группа.

• Действия: категории приложений (рабочие/непродуктивные), конкретные программы, посещенные сайты.

• Результаты: выполненные задачи, закрытые проекты, инциденты.

Выбрав нужные измерения, можно построить отчет, который покажет, сколько времени разные отделы тратят на работу в Excel, а сколько — в профильных системах. Допустим, обнаружилось, что бухгалтерия половину дня проводит в почте, а не в 1С. Вместо того чтобы сразу менять регламенты, с помощью OLAP можно спуститься на уровень детализации и выяснить причины: с кем именно ведётся переписка, какие темы обсуждаются, не связана ли активность с отсутствием нужных данных в учетной системе.

Это позволит понять, где на самом деле проблема — в незнании сотрудников, в недостатке функционала 1С или в неэффективных процессах взаимодействия между отделами.

Где и как применять OLAP-отчеты

Отчеты по эффективности команды

Команда работает хорошо, когда задачи распределены равномерно и люди дополняют друг друга. OLAP-анализ помогает увидеть, так ли это на самом деле. Отчеты могут показать, что небольшая часть сотрудников делает основную работу — это риск: если они уйдут, процессы встанут.

Еще один пример. Компания заметила, что сроки выхода релизов увеличились, хотя команда разработки не менялась и задач стало не больше. Руководитель подозревал, что люди просто меньше работают. Построили OLAP-отчет по активности в рабочее время и сопоставили его с данными из таск-трекера. Выяснилось, что два ключевых разработчика тратят по 4-5 часов в день на помощь новым сотрудникам вместо написания кода. Их личная продуктивность упала почти на 40%. 

Проблема была не в лени, а в отсутствии наставника. После того как нашли отдельного человека для онбординга новичков, скорость релизов вернулась к нормальным значениям.

Особенно полезно, когда отчеты доступны самой команде. Для сотрудника это возможность посмотреть на свою работу со стороны: сколько времени реально уходит на задачи, а сколько — на совещания и переписку; не сбивают ли рабочий ритм слишком частые перерывы; на какие задачи уходит непропорционально много времени. 

Аналитика Staffcop в сочетании с данными из таск-менеджера позволяет менеджеру и сотруднику вместе увидеть полную картину и обсудить не просто «сколько сделал», а «как делал» и «что можно улучшить». Вместо субъективной оценки появляются факты, а разговор строится вокруг поиска решений.

Быстрый анализ больших данных

Представьте, что нужно посчитать текучесть кадров за три года по всем отделам и сравнить с показателями премирования. В Excel такой отчет может готовиться часами и весить сотни мегабайт. OLAP-куб выдаст ответ быстрее, чем длится разговор, в котором эта цифра потребовалась руководителю.

Связь KPI с реальными действиями

Технология позволяет связывать показатели эффективности с конкретными действиями сотрудников. Допустим, KPI отдела закупок упал. Накладываем данные по активности: возможно, люди по несколько часов в день ждут, пока обновится база данных, или тратят время на согласования в мессенджерах вместо работы в профильной системе. Такая связка помогает находить узкие места не на глаз, а точно.

Как начать строить OLAP-отчеты по сотрудникам

Создание отчетности начинается не с техники, а с вопросов. Нужно понять, какие именно проблемы бизнес будет решать с помощью этих данных, и от этого отталкиваться при настройке.

Настройка кубов для HR

На первом этапе определяют факты — что будем измерять, и измерения — в каких разрезах. Для HR-задач это обычно:

Факты: отработанные часы, число обработанных документов, сумма зарплаты и премий, количество больничных дней.

Измерения: сотрудник, должность, отдел, проект, месяц, квартал, год.

Например, можно построить куб, в котором фактами будут не только закрытые вакансии, но и активность рекрутеров: количество просмотренных кандидатов, число проведенных собеседований, затраченное на подбор время. А измерениями — источник найма, воронка отбора, конкретный рекрутер, период. Сопоставив эти данные, легко увидеть, какие каналы приносят больше откликов, на каком этапе чаще отсеиваются кандидаты и как активность рекрутера связана с результатом.

Фильтры и группировки данных

Ценность OLAP в том, что пользователь сам решает, какие срезы ему нужны. Можно оставить в отчете только недавно принятых сотрудников и посмотреть их продуктивность по сравнению с ветеранами. Можно сгруппировать данные по проектам и сравнить загрузку команд.

Технически построение отчета выглядит так: выбирается подключение к базе данных, набор данных, затем меры переносятся в область значений, а измерения — в строки или столбцы. Для ограничения периода данных можно установить фильтры по датам.

Как выбрать OLAP-систему

На рынке представлены разные классы решений — от встроенных модулей в учетных системах до специализированных платформ для аналитики. Выбор зависит от размера компании, бюджета и того, какие данные уже оцифрованы.

Staffcop изначально построен на OLAP-технологиях и может представлять собранные данные по активности и эффективности в виде многомерных отчетов. Это избавляет от необходимости разворачивать отдельную аналитическую систему и позволяет легко интегрироваться с другими решениями, которые компания уже использует.

При выборе системы стоит учитывать несколько факторов:

Источники данных. Откуда вы планируете получать информацию? Только из систем мониторинга или еще из ERP, CRM, таск-трекеров? Убедитесь, что выбранное решение умеет подключаться ко всем нужным источникам.

Глубина и скорость отчетов. Если у вас тысячи сотрудников и многолетние архивы, важна производительность. Скорость работы OLAP-кубов зависит от объема данных, сложности агрегаций и аппаратных ресурсов. Но даже при значительных объемах информации ключевое преимущество OLAP перед традиционными отчетами в том, что изменение параметров (срезов, группировок) не требует полного пересчета с нуля. Данные уже рассчитаны, поэтому анализ выполняется значительно быстрее, чем при обычном подходе.

Готовые отчеты vs гибкость настройки. Некоторым компаниям достаточно типовых дашбордов, другие хотят строить произвольные срезы. Оцените, насколько легко в системе создавать новые отчеты без помощи программистов.

Разграничение доступа. Для OLAP-систем важна не просто ролевая модель «администратор — пользователь», а возможность настраивать видимость на уровне отдельных измерений и показателей. Например, руководитель отдела видит детальные данные по своим сотрудникам, но не видит зарплату соседнего отдела. А служба безопасности видит инциденты, но не вмешивается в KPI.

Интеграция с существующей инфраструктурой. Подходит ли решение к вашей операционной системе, совместимо ли с Active Directory, есть ли API для выгрузки данных.

Информационная безопасность бизнеса

Контур.Эгида — сервисы информационной безопасности: уменьшение рисков внутренних угроз и утечек конфиденциальных данных, предотвращение атак злоумышленников.

Оставить заявку