Фотографии рабочего дня: как их делать и зачем они нужны

Руководитель физически не может видеть, куда уходит время каждого сотрудника. Но если поставленные задачи затягиваются, регламенты не выполняются, а подчиненные просят еще ресурсов, то на помощь придет фотография рабочего времени. Это эффективный инструмент, который поможет понять реальное положение дел и сделать объективные выводы о загрузке персонала. Даниил Бориславский, эксперт Staffcop, рассказывает подробности.

Что такое «фотография рабочего дня»

Фотография рабочего дня — методика наблюдения и фиксации всех действий сотрудника или команды в течение рабочего времени. Это подробный хронологический снимок происходящего: когда человек начал работу, сколько времени потратил на задачи, какие перерывы делал, с какими помехами сталкивался.

В отличие от хронометража, который измеряет продолжительность отдельных операций, например, обработку звонка или сборку детали, фотография рабочего времени охватывает весь день целиком. Например, хронометраж может показать, что согласование документа занимает 20 минут. А фотография рабочего времени выявит, что сотрудник тратит на согласования суммарно 2 часа в день, потому что документы возвращаются на доработку от нескольких согласующих. 

Цель — не только поиск бездельников

Руководители часто думают, что главная цель наблюдений — найти того, кто работает спустя рукава. Но грамотно проведенный анализ рабочего времени помогает решить более сложные задачи:

Выявить скрытые потери времени. Сотрудник может быть занят весь день, но при этом тратить часы на лишние согласования, ожидание ответов или поиск информации. Фотография рабочего времени показывает, где именно процессы тормозят, кто из коллег стал узким горлышком для других и т.д.

Обнаружить дублирующие функции. Бывает, что несколько человек в компании выполняют одну и ту же работу, не подозревая об этом. Например, три отдела собирают похожие отчеты, которые можно было бы объединить.

Получить объективные данные для пересмотра нормативов. Вместо «на эту задачу должно уходить 2 часа» появляется понимание: «на эту задачу в реальности уходит 5 часов, потому что система часто зависает, а регламент шагов неполный».

Создать основу для оптимизации. Нельзя улучшить то, что не измерено. Точное понимание, как распределяется время, помогает перестроить процессы с минимальными рисками и сопротивлением.

Обосновать автоматизацию. Прежде чем внедрять дорогостоящие IT-решения, нужно разобраться в текущих процессах. Фотография рабочего времени показывает, что действительно стоит автоматизировать, а где достаточно исправить организационные недостатки.

Например, анализ работы бухгалтерии в компании с разветвленной филиальной сетью показал, что 25% времени сотрудников отдела уходит на сверку данных между разными системами. Вместо того, чтобы нанимать  дополнительных сотрудников, компания настроила автоматическую синхронизацию.

Реклама 16+

Расследуйте инциденты со Staffcop

Выявляйте и расследуйте утечки, мошенничество и другие инциденты, происходящие по вине сотрудников.

Оставить заявку

Кому полезны фотографии рабочего времени

Этот метод не универсален — его эффективность зависит от специфики работы. Например, фотография рабочего дня поможет оценить:

Производство и линейный персонал. Здесь метод работает наиболее эффективно. Процессы имеют четкую последовательность, легко наблюдаемы и измеряемы. 

Офисные процессы. Наблюдение сложнее, поскольку много времени сотрудники проводят за компьютером. Внешне это выглядит одинаково, но содержание работы может кардинально различаться. Здесь на помощь приходят современные программы для анализа активности на рабочих станциях.

Сервисные компании. При работе с клиентами критически важно учитывать не только время, но и качество взаимодействия. Фотография рабочего времени помогает выявить причины низкого качества обслуживания — например, когда на содержательное общение с клиентом не остается времени из-за заполнения избыточных анкет или отчетов.

А вот где метод будет малоэффективен:

• в творческих профессиях с непредсказуемым процессом (дизайнеры, копирайтеры);
• в работе, которая требует глубокого погружения и при этом сложно делится на измеримые операции (исследования, разработка стратегий);
• в проектных задачах с высокой степенью неопределенности, например разработка новой AI-функции в мобильном банке.

Как проводить наблюдения

Фотография рабочего времени часто вызывает сопротивление: сотрудники воспринимают это как недоверие и контроль. Правильный подход позволяет избежать негативных реакций.

Какие цели поставить  

Перед началом наблюдений четко определите цели — что именно вы хотите улучшить. Повысить производительность? Выявить узкие места в процессах? Равномерно распределить нагрузку? 

Цели должны быть измеримыми — например, «сократить время на выполнение операции Х» или «выявить причины простоя оборудования». Чем конкретнее цель, тем точнее наблюдения и ценнее результаты.

Затем изучите действующие должностные инструкции и регламенты, которые, описывают  задачи исследуемой должности. Отметьте ключевые обязанности, нормативы выполнения задач и зоны ответственности. Это поможет понять разрыв между документированными требованиями и фактической работой.

Проведите предварительную беседу с руководителем подразделения и опытными сотрудниками. Выясните типичный порядок выполнения операций, проблемные места и неформальные правила. Определите, какие показатели считаются нормой для данной позиции: время выполнения типовых задач, объем производства, уровень качества. Это даст вам ориентир для сравнения с другими сотрудниками.

Узнайте, как сотрудники относятся к информационной безопасности и защищают ресурсы компании

Пришлем ссылку на результаты исследований о человеческом факторе в ИБ на почту, которую вы указали.

Получить

Как наблюдать: открыто или тайно 

Этически правильный подход — информировать сотрудников о проводимом исследовании. Объясните цель: не наказать, а улучшить процессы и условия работы. Скрытое наблюдение допустимо только при расследовании инцидентов безопасности или обоснованных подозрениях в нарушениях.

Какую методику наблюдения выбрать

Классический подход — наблюдатель с планшетом или блокнотом фиксирует действия сотрудника с указанием времени. Но это трудоемко и создает дискомфорт. Современный подход — использование специализированного программного обеспечения.

Как избежать сопротивления 

Естественно, сотрудники опасаются, что их начнут критиковать за каждую минуту перерыва или использовать данные для сокращений. Снизить это напряжение поможет правильная коммуникация.

Во-первых, начните с открытого разговора о целях исследования. Объясните, что задача — не выявить нарушителей, а обнаружить системные проблемы, которые мешают работать эффективно. Вовлеките команду в аналитику, попросите их предложить решения выявленных проблем. Когда сотрудники сами участвуют в обсуждении результатов, они чувствуют себя не объектами контроля, а участниками улучшений.  

Во-вторых, дайте четкие гарантии, что собранные данные не станут основой для наказаний. Зафиксируйте это письменно в регламенте проведения исследования. 

Ну и наконец, самый действенный способ — быстро показать пользу от первых изменений. Когда люди видят, что после исследования исчезла бессмысленная отчетность или упростилось согласование, скептицизм сменяется поддержкой. Поэтому начинайте с тех улучшений, которые дадут заметный эффект при минимальных затратах.

Типичные ошибки при проведении наблюдений

Даже опытные руководители допускают просчеты, которые искажают результаты:

Эффект наблюдателя. Люди меняют поведение, когда знают, что за ними наблюдают. Они начинают работать более интенсивно или, наоборот, демонстративно замедляются. Это искажает данные. 

Решение: проводите наблюдения в течение длительного периода, пока сотрудники не привыкнут, или используйте программное обеспечение.

Нерепрезентативные выборки. Ошибочно наблюдать только за лучшими или худшими сотрудниками, только в начале недели или только в конце дня. 

Решение: для объективной картины охватите разные  промежутки времени и разные категории персонала.

Неправильная классификация. Наблюдатель может неверно интерпретировать действия сотрудника. Например, длительная работа с одним документом может быть как углубленным анализом, так и признаком того, что человек отвлекся на личные дела. 

Решение: заранее согласуйте с руководителями классификатор действий и уточняйте у наблюдаемых непонятные моменты.

Поспешные выводы. Одно наблюдение не дает полной картины. Например, высокая доля непроизводительного времени в пятницу после обеда может быть компенсацией за переработку в другие дни. 

Решение: анализируйте тренды и соотносите их с контекстом.

Как представить результаты руководству

Превратите сухую статистику в историю о проблемах и возможностях. Руководителю нужны не столько данные, сколько их интерпретация и готовые решения.

Показывайте, а не рассказывайте

Используйте разные типы диаграмм для разных целей:

• круговые диаграммы для структуры рабочего дня, например, 15% времени на переговоры с клиентами, 40% на отчетность;
• столбчатые диаграммы для сравнения фактических показателей с нормативными;
• тепловые карты для выявления пиков активности и простоев по дням недели и часам.

Например, тепловая карта в страховой компании показала, что 30% времени операторы ждут ответа от смежных отделов. Визуализация сразу указала на проблему, которую не выявили месяцы совещаний.

Сравнивайте факты с ожиданиями

Цифры обретают смысл только в контексте. Сопоставляйте полученные данные с внутренними нормативами и KPI, отраслевыми стандартами, показателями лучших сотрудников. 

Например, анализ работы колл-центра показал, что сотрудники тратят 2 минуты из положенных 5 на заполнение избыточных полей в CRM, которые никто не использует. Простое изменение формы сократило время обработки звонка на 40%.

Показывайте не только проблемы, но и решения

Руководителям нужны не просто данные, а готовые решения. Используйте схему: «проблема → причина → решение → ожидаемый результат».

Вместо «40% времени уходит на согласования» лучше написать:  «Согласования занимают 40% времени из-за отсутствия четких критериев. Предлагаем внедрить чек-лист для самопроверки, что сократит время согласований до 15% и высвободит 8 часов в неделю на сотрудника».

Выделяйте не больше 3-5 ключевых проблем, которые требуют немедленного решения. Длинный список скорей всего приведет к тому, что изменения отложат на потом.

Говорите на языке цифр и денег

Переводите улучшения в финансовые показатели, например: 

1. Высвобожденное время × стоимость часа работы = прямая экономия.
2. Ускорение процессов → увеличение объема продаж.
3. Сокращение ошибок → снижение издержек.

Например, отдел из 10 человек тратит 20% времени на ручной ввод данных. При средней зарплате 60 000 рублей это 120 000 рублей ежемесячных потерь. Автоматизация потребует 150 000 рублей инвестиций и окупится чуть больше чем за месяц.

Информационная безопасность бизнеса

Контур.Эгида — сервисы информационной безопасности: уменьшение рисков внутренних угроз и утечек конфиденциальных данных, предотвращение атак злоумышленников.

Оставить заявку