Как начать работу с МЧД: ответы на вопросы с вебинара

23 мая прошел вебинар «Как начать работу с МЧД в сервисах ЭДО». В этой статье отвечаем на вопросы с мероприятия.

На прошлой неделе мы провели вебинар, на котором рассказали о самых важных аспектах перехода на машиночитаемые доверенности и показали, как работать с МЧД в сервисах Контура. Во встрече приняли участие около 1000 человек, которые задали очень много вопросов. Публикуем ответы на основные из них и те, которые не успели обсудить в ходе вебинара.

Законодательство

Будет ли действительна МЧД, если истек срок действия сертификата электронной подписи, которым ее подписали?

Даже если срок действия квалифицированной электронной подписи (КЭП) лица, выдавшего доверенность, закончится, такая МЧД не теряет юридическую силу. Важно помнить, что выпустить доверенность можно на любой срок, в законодательстве на это нет ограничений. При этом если срок окончания действия МЧД не указан, то она актуальна в течение года.

Возможно ли внести изменения в созданную доверенность?

В действующую подписанную МЧД невозможно внести изменения. Попытка это сделать считается нарушением целостности файла — такая МЧД автоматически потеряет силу.

Какие госорганы уже готовы к использованию единого формата электронной доверенности?

Формат МЧД носит рекомендательный характер. Законодательство допускает использование своих форматов МЧД. Все госорганы могут использовать как единый формат МЧД, так и собственные. Налоговая разослала предложение о переходе на единый формат всем госорганам, но пока никакой подробной информации об этом у нас нет.

Если в компании изменился руководитель, нужно заново выпускать МЧД?

Практика арбитражных судов показывает, что смена руководителя не прекращает действия доверенности. Кроме того, это не указано в случаях прекращения доверенности в статье 188 ГК РФ. При смене руководителя действие доверенности, выданной от имени юрлица, не прекращается до момента отзыва доверенности в установленном порядке.

Важно понимать, что в такой ситуации можно столкнуться с определенными рисками. Например, необходимо будет убедиться, что лицо, которое подписало МЧД, было руководителем организации на момент подписания. Контрагент может запросить новую доверенность, подписанную действующим руководителем, или документы, подтверждающие полномочия предыдущего.

Можно ли подписывать машиночитаемую доверенность за руководителя?

Подписывать доверенности от лица организации может только руководитель или уполномоченное лицо, действующие по доверенности от него. Так, руководитель может передоверить право подписывать МЧД, например главному бухгалтеру. Однако все машиночитаемые доверенности, которые будет выпускать и подписывать главбух, необходимо заверять у нотариуса. Подробно о механизме передоверия мы писали в этой статье. А еще подготовили инструкцию, в которой разобрали, как выпустить МЧД с передоверием.

Может ли организация выпустить несколько МЧД на одного сотрудника?

Выпускать несколько доверенностей на одного сотрудника не запрещено. Но можно выпустить одну МЧД, в которой будут указаны все необходимые полномочия и ограничения для одного физлица.

Как отозвать электронную доверенность?

Отзывать машиночитаемую доверенность необходимо в той системе, в которой она была выпущена. Для этого нужно запросить образец заявления на отмену доверенности и уточнить о том, в каком формате возможно его передать. Отправить заявление можно как напрямую в информационную систему, выпустившую доверенность, так и через оператора ЭДО.

Обязательно ли передавать МЧД отдельным файлом?

Передавать электронную доверенность контрагенту можно не только отдельным файлом. Также можно указывать информацию в контенте документа, если вы формируете его в XML-формате. В Диадоке сведения о МЧД передаются в метаинформации документа. Получателю документа доступны номер доверенности, ссылка на распределенный реестр ФНС, если МЧД хранится в нем, ИНН доверителя и ИНН доверенного лица.

Можно ли ограничить полномочия подписания документов по сумме сделки?

Да, это можно сделать. Например, прописать в полномочиях ограничение, что сотрудник может подписывать только те договоры, в которых сумма сделки не превышает определенную сумму.

Нужно ли использовать МЧД внутри организации?

Внутри компании доверенности можно не использовать. Они могут потребоваться, только если сотрудник действует от имени организации в трудовых отношениях, то есть заключает трудовые договоры. В таком случае, если выпущена МЧД, то бумажная доверенность не нужна.

Можно ли оформить доверенность задним числом?

Нет, задним числом оформлять доверенность нельзя, это незаконно.

Можно ли выпустить МЧД не на сотрудника компании?

Да, выпускать электронные доверенности можно на любое юрлицо или физлицо. Если компания работает с аутсорсерами, которые подписывают документы, то к ним применяются все те же правила, что и к сотрудникам.

Можно ли создать одну доверенность на несколько сотрудников?

Да, можно, но пока только самостоятельно — в собственной информационной системе компании по всем требованиям к формату МЧД. О том, появится ли эта возможность в распределенном реестре, нужно уточнить напрямую в ФНС. Мы со своей стороны планируем добавить такую функциональность в сервисе Контур.Доверенность, но пока это не приоритетная задача.

Электронная подпись

Подойдет ли электронная подпись с Госуслуг в качестве КЭП руководителя?

Нет, не подойдет. Руководитель должен получить сертификат электронной подписи в ФНС или у ее доверенных лиц.

Сможет ли руководитель получить КЭП в налоговой после 1 сентября?

Да, сможет. После 1 сентября норма не изменится. Перевыпускать истекшие КЭП руководителя также необходимо в ФНС или у ее доверенных лиц.

Нужен ли будет сертификат сотрудника после 1 сентября?

С 1 сентября для работы с электронными документами необходимо использовать сертификат физлица в паре с МЧД. Подписание документов сертификатом сотрудника в Диадоке будет невозможным.

Работа в Диадоке

Как будет работать обмен МЧД в роуминге?

Отправка машиночитаемых доверенностей в роуминге уже доступна в Диадоке. Это бесплатно. Мы писали отдельную новость об этом. С некоторыми операторами обмен уже работает, с другими мы проходим этап тестирования.

Как проверяется МЧД на актуальность в Диадоке?

Когда пользователь подписывает документы и прикладывает машиночитаемую доверенность, Диадок сверяет: соответствие данных в сертификате электронной подписи и в документе, а также срок действия МЧД и факт ее отзыва.

Также в метаинформации документа содержатся: 

• ссылка на систему, где хранится доверенность;
• номер доверенности;
• ИНН доверителя;
• ИНН доверенного лица. 

По ссылке можно проверить и другие данные о доверенности, которых нет в Диадоке.

Ограничит ли Диадок вход в сервис по сертификату сотрудника с 1 сентября?

Нет, ограничений не будет. Пользователи смогут входить в сервис по сертификату сотрудника в свободном режиме. При этом подписать документы таким сертификатом будет невозможно.

Какие персональные данные из доверенности видит контрагент?

Контрагент видит номер МЧД, ссылку на систему хранения доверенности, ИНН доверителя и ИНН доверенного лица. При этом оператор ЭДО не является оператором персональных данных.

Возможно ли приложить электронную доверенность к неформализованному документу?

Если документ неформализованный, пользователь может приложить к нему МЧД в виде файла. Также Диадок передает данные о доверенности в метаинформации к документу.

Нужно ли настраивать МЧД для работы с каждым контрагентом в отдельности?

Нет, не нужно. Достаточно добавить МЧД в настройках сотрудника. При подписании документа потребуется указать, какую доверенность пользователь будет использовать. Также сотрудник может настроить МЧД по умолчанию. Тогда выбранная доверенность будет автоматически использоваться для всех документов, которые пользователь подписывает сертификатом физлица.