EDI-сообщения — это инструмент, которым оперируют EDI-системы при документообороте между поставщиком и заказчиком. Каждое сообщение фиксирует факт и содержание определенного этапа поставки: заказа, подтверждения заказа, уведомлений об отгрузке и получении, закрывающие бухгалтерские документы.
Поставщики и заказчики формируют свои цепочки из тех EDI-сообщений, которые необходимы конкретно им. Но одно сообщение — ORDERS (заказ) – использует каждая торговая точка. Помимо содержимого заказа, ORDERS содержит его номер, ссылку на номер договора, дату и время поставки, идентификаторы участников. Бывает, что торговая точка внедряют только его, — и все равно получает результат, так как с ORDERS поставщик может автоматически обработать заказ. Это на 95 % снизит количество расхождений между заказом и поставкой. Оставшиеся пять процентов приходятся на случаи объективны причин: брака, боя товара и т.д.
Другие EDI-сообщения, которые чаще всего внедряют компании:
- DESADV (уведомление об отгрузке) – аналог товарно-транспортной накладной.
- RECADV (уведомление о получении) – в нем перечень принятой продукции. Если часть не принята, то причины этого.
- INVOIC (счет) – содержит окончательные сведения о поставке, ценах и суммы к оплате.
EDI-сообщения не являются юридически значимыми документами. Это инструмент, который может сделать поставки быстрыми, точными и прозрачными. Но на основе EDI-сообщений формируются закрывающие документы, которые подписываются электронной подписью, являются оригиналами и используются для бухгалтерского и налогового учета.
Автоматизируйте обработку заказа с помощью EDI.Контур — обменивайтесь EDI-сообщениями с торговыми сетями.