Цепочка сообщений EDI

Система EDI-сообщений дает возможность передавать информацию между контрагентами в электронном формате. По сути это контрольные точки процесса взаимодействия между торговой сетью и поставщиком. EDI позволяет отправлять и принимать любые финансовые и коммерческие данные. Расскажем подробнее о том, что такое EDI-сообщения и как они помогают бизнесу.

Цепочка EDI позволяет работать с электронными стандартизированными сообщениями. В них можно передавать уведомления и информацию: каталоги, прайс-листы, сопроводительные документы. Так как установленной законом формы у них нет, контрагенты сами договариваются, какие данные передают в этих документах и в каком формате. Это существенно ускоряет бизнес-процессы.

Обменивайтесь электронными сообщениями с торговыми сетями в Контур.EDI

Оставить заявку

Зачастую в электронном документообороте в ритейле используется стандартная цепочка из пяти EDI-сообщений и двух электронных юридически значимых документов. Как они называются и что означают, покажем в таблице.

В стандартную цепочку не входит сообщение PRICAT — оно включает в себя актуальный прайс. При желании торговая сеть или поставщик могут дополнить цепочку им.

Рассмотрим подробнее каждый тип сообщения.

ORDERS 

ORDERS — это EDI-сообщение, которое используют почти все торговые предприятия.  Оно содержит запрос на поставку запланированного количества товара. 

Заказ через ORDERS дает компании ряд преимуществ:

• Повышается эффективность сотрудников — операторов в торговой сети.
• Проблемы с доставкой заказа сводятся к минимуму.
• Можно отследить время оформления и получения заказа.
• Человеческий фактор почти не влияет на процессы, что снижает риск ошибок.

Повышение эффективности операторов

Автоматизация процессов повышает эффективность работы. Заказ формируется в системе и напрямую отправляется контрагенту, оператору не нужно вбивать данные вручную. Снижается риск ошибок, а количество принятых заказов увеличивается.

Сокращение проблем с доставкой 

Технология цепочки EDI-сообщений во многом эффективнее электронной почты, телефонного звонка или просто сообщения в мессенджере, если речь идет о передаче заказа. Оператор фиксирует статус доставки заказа и видит причину, если он не доставлен. Это максимально объективный подход, который позволяет быстро сориентироваться в том, где проблема и как ее решить без конфликтов с торговой сетью.

Отслеживание времени оформления и получения заказа

Оператор фиксирует не только статус заказа, но и время его оформления, транспортировки и получения. Еще один плюс в оптимизации процессов и снижении риска потери и путаницы с заказами. В спорных случаях оператор всегда может помочь сторонам выяснить, когда была подана заявка, оформлена поставка и какая была комплектация заказа.

Уменьшение влияния человеческого фактора на заказы

В ORDERS процессы максимально автоматизированы. EDI-заказы поставщик получает прямо в учетную систему. Человеческий фактор никак не влияет на оформление заказов, потому ошибки практически исключены. Нет ошибок — нет нарушения процессов, эффективность бизнеса выше.  

ORDRSP 

Этот тип сообщений логично связан с предыдущим. ORDRSP необходим для подтверждения поставки товара B2B-покупателю. EDI-оператор фиксирует подтверждение и помогает в случае решения спорных вопросов оперативно найти информацию о дате, времени поставки и комплектации заказа. 

Через эту форму поставщик может внести поправки, уведомить о полном или частичном отказе от товара, подтвердить поставку в полном объеме. 

Подходит как поставщикам непосредственно торговой сети, так и дистрибьюторам, делая логистическую цепь более надежной. Из весомых плюсов использования ORDRSP — экономия времени и ресурса, например транспорта, а также исключение отправки не той продукции или частичной поставки товара. 

Обрабатывайте заказы от торговых партнеров быстро и без ошибок

Подключиться

DESADV 

Сообщение DESADV подтверждает отгрузку товара со склада контрагента. В нем указывается, какая продукция и в каком объеме отгружена со склада в торговую сеть. Формируется на основе ORDERS и по логике следует после ORDRSP. 

При прибытии товара приемщик не тратит время на заполнение накладной — у него уже есть уведомление DESADV и все, что требуется, — сверить фактически прибывший товар со списком. Это существенно ускоряет процесс приемки, «вычерков» становится меньше, а торговая сеть получает возможность дозаказать продукцию, которая не была отгружена вовремя.

RECADV

RECADV — это EDI-сообщение с полной информацией о фактически принятом товаре. Получив RECADV, бухгалтер поставщика сверяет его со счетом и если все совпадает, то выставляет платежный документ контрагенту. Время обработки документов существенно сокращается.  

Машина еще не вернулась с отгрузки, а поставщик уже отправляет в базу торговой сети счет-фактуру и ТОРГ-12, в соответствии со списком принятого товара. Обмен документами происходит за один день, снижается риск путаницы.  

INVOIC

Сообщение INVOIC позволяет поставщику сформировать для клиента счет-фактуру и другие закрывающие документы с учетом всех расходов и рассчитанным НДС. Этот вид EDI-сообщения логично завершает цикл, учитывая, что все предыдущие этапы были зафиксированы в системе.

В сервисе Контур.EDI с помощью сообщения INVOIC можно легко и без ошибок сформировать закрывающие документы. А если настроена интеграция с системой ЭДО Контур.Диадок, то прямо в EDI можно подписать электронной подписью и отправить документы контрагенту. Все действия в одном окне — это удобно и быстро.

PRICAT

PRICAT не входит в стандартную цепочку, но зачастую поставщики или торговые сети дополняют ее этим сообщением. По сути это прайс-лист с перечнем товаров, их характеристиками и ценами. Поставщик сам загружает всю информацию, нет потребности набирать ее вручную.

В Контур.EDI сообщение PRICAT можно бесплатно встроить в стандартную цепочку.

Юридически значимые документы в ЭДО

Юридически значимые документы, которые также обычно входят в документооборот между торговой сетью и поставщиком, — электронный счет-фактура, ТОРГ-12 и иногда УПД. 

Электронный счет-фактура

Формализованный документ, который можно формировать и передавать только в системе документооборота в формате, определенном ФНС. 

Электронный счет-фактура в обязательном порядке регистрируется в книгах покупок и продаж, журналах учета. Срок хранения — до пяти лет. 

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Помогает оформлять передачу товарно-материальных ценностей между торговой сетью и поставщиком. Состоит из двух файлов, один из которых формируется покупателем, а другой — продавцом. Форматы также прописаны ФНС.

Универсальный передаточный документ

УПД объединяет информацию из счета-фактуры и документа первчиного учета. С его помощью можно оформить поставку товаров, услуг или работ. Бизнес использует УПД в качестве первичного документа либо как комбинацию счета-фактуры и первичного документа. Также можно использовать в случае, если компания не платит НДС, а товары подлежат прослеживаемости. 

Формат электронного УПД прописан в ФНС. Документом можно обмениваться только через аккредитованных операторов ЭДО. Через них же с 1 января 2022 года нужно передавать данные по маркированным товарам в систему Честный ЗНАК.

Цепочка EDI-сообщений завершается подписанием юридически значимых документов. Вся система документооборота помогает бизнесу ускорить процессы и свести ошибки, связанные с человеческим фактором, к минимуму. 

Автоматизируйте обработку заказов от торговых партнеров с Контур.EDI

Оставить заявку